Важной составной частью товарного обеспечения хозяйственной деятельности в торговле, позволяющей достигать стабильного функционирования предприятий, устойчивости их ассортимента, являются товарные запасы.

Товарные запасы — это часть товарного обеспечения, представляющая собой совокупность товарной массы в процессе движения ее из сферы производства к потребителю. Товарные запасы образуются на всех стадиях движения товаров: на складах производственных предприятий, в пути, на складах оптовых и розничных торговых организаций и предприятий.

Необходимость образования товарных запасов вызвана многими факторами. К ним относятся: сезонные колебания в производстве и потреблении товаров; несоответствие между производственным и торговым ассортиментом товаров; особенности в территориальном размещении производства; условия транспортировки товаров; звенность товародвижения; возможности для хранения товара и т. п. Однако основная экономическая причина образования товарных запасов состоит в обеспечении непрерывности циклов производства, обращения и потребления товаров. Другими словами, существование товарных запасов как категории товарного обращения обусловлено необходимостью обеспечения нормального процесса обращения товаров.

Процесс реализации товаров требует постоянного наличия на предприятиях торговли товарных запасов. Формирование необходимых размеров товарных запасов позволяет торговому предприятию обеспечивать устойчивость ассортимента товаров, осуществлять определённую ценовую политику, повышать уровень удовлетворения спроса покупателей. Всё это требует поддержания на каждом предприятии оптимального уровня и достаточной широты ассортиментных позиций товарных запасов.

Товарные запасы, создаваемые на предприятиях торговли, могут оцениваться суммой запасов в стоимостном выражении, количеством запасов в натуральном выражении или размером запасов в днях товарооборота. Они находятся в постоянном движении и обновлении. Конечной стадией их движения является продажа или реализация.

Основным назначением товарных запасов в оптовом звене является обслуживание потребностей в товарах оптовых покупателей, в розничном – обеспечение устойчивого предложения товаров их потребителям. Таким образом, ассортимент товаров в каждом из звеньев товарного обращения является исходным, отправным моментом для создания товарных запасов.

Для поддержания товарных запасов на оптимальном уровне необходимо четко налаженная система управления ими. Управление товарными запасами. Означает установление и поддержание такой величины и структуры, которая отвечала бы поставленным перед торговым предприятием задачам. Для этого необходим систематический контроль и проверка товарных запасов, т. е. возможность в любой момент времени знать и анализировать их величину.

Управление товарными запасами предполагает их нормирование, оперативный учёт и контроль, а также регулирование.

Нормирование товарных запасов позволяет разработать и установить их необходимые размеры.

Разработанные для оптовых предприятий необходимые размеры товарных запасов должны обеспечивать поддержание их на экономически обоснованном уровне, с тем, чтобы обеспечить бесперебойное и ритмичное товароснабжение розничных торговых предприятий. Они устанавливаются раздельно для товарных запасов текущего хранения, сезонного накопления и досрочного завоза по товарным группам в сумме и днях складского товарооборота.

Оперативный учёт и контроль за состоянием товарных запасов ведётся на основании действующих форм учёта и отчётности. Для этой цели торговый отдел базы ведет учёт количества товарных запасов, использует статистические отчёты о товарообороте и товарных запасах. В них отражаются остатки товаров на начало месяца, а также данные об их поступлении на склад и продаже оптовым покупателям. Фактические остатки товаров сопоставляют с необходимыми размерами и при выявлении отклонений устанавливают причины, вызвавшие эти отклонения.

Регулирование товарных запасов заключается в поддержании их на определённом уровне, в маневрировании ими. Оно предполагает принятие торговыми работниками различных коммерческих решений с целью нормализации товарных запасов.

В управлении товарными запасами на предприятиях оптовой торговли удобнее всего использовать электронную вычислительную технику, на базе которой создают автоматизированные системы управления товарными запасами.

Внедрение таких систем позволяет сократить трудовые затраты, выявить новую более качественную управленческую информацию и ускорить её обработку, а также значительно повысить уровень управления товарными ресурсами.

Решаемые задачи управления запасами:

расчет размера необходимого для предприятия запаса (нормы запаса);

организация системы контроля за реальным размером запаса, а также его пополнением согласно установленной норме.

Управление запасами охватывает ряд последовательно выполняемых этапов работ, основными из которых являются (рис. 1):

Рисунок 1 – Основные этапы управления товарными запасами на предприятии

Рассмотрим по порядку каждый из этапов.

1. Анализ запасов товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде. Основной задачей данного анализа является выявление обеспеченности производства и реализации продукции необходимыми запасами товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде и оценка эффективности их использования. Для этого изучаются:

· показатели общей суммы запасов товарно-материальных ценностей, темпы ее динамики, удельный вес в объеме оборотных активов и т.п.;

· структура запасов в разрезе их видов и основных групп, выявляются сезонные колебания их размеров;

· эффективность использования различных видов и групп запасов, а также их объема в целом, которая характеризуется показателями их оборачиваемости и рентабельности;

· объем и структура текущих затрат по обслуживанию запасов в разрезе отдельных видов этих затрат.

2. Определение целей формирования запасов. Запасы товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов, могут создаваться на предприятии с разными целями:

· обеспечение текущей производственной деятельности (текущие запасы сырья и материалов);

· обеспечение текущей сбытовой деятельности (текущие запасы готовой продукции);

· накопление сезонных запасов, обеспечивающих хозяйственный процесс в предстоящем периоде (сезонные запасы сырья, материалов и готовой продукции) и т.п.

В процессе управления запасами они соответствующим образом классифицируются для обеспечения последующей дифференциации методов управления ими. С этой целью выделяют:

- сырье, основные и вспомогательные материалы, комплектующие изделия и другие материальные ценности, предназначенные для производства продукции, выполнения работ, предоставления услуг, обслуживания производства и административных нужд;

- незавершенное производство в виде незаконченных обработкой и сборкой деталей, узлов, изделий и незавершенных технологических процессов;

- готовая продукция, изготовленная на предприятии и предназначенная для продажи;

- товары в виде материальных ценностей, приобретенные с цепью дальнейшей продажи;

- малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, используемые в течение не более одного года (или нормального операционного цикла, если его продолжительность превышает один год);

- прочие запасы материальных ценностей, входящие в состав оборотных активов.

3. Оптимизация размера основных групп текущих запасов. Такая оптимизация связана с предварительным разделением всей совокупности запасов товарно-материальных ценностей на два основных вида – производственные (запасы сырья, материалов и полуфабрикатов) и запасы готовой продукции. В разрезе каждого из этих видов выделяются запасы текущего хранения – постоянно обновляемая часть запасов, формируемых на регулярной основе и равномерно потребляемых в процессе производства продукции или ее реализации покупателям.

Для оптимизации размера текущих запасов товарно-материальных ценностей существуют формализованные алгоритмы, получившие название моделей управления запасами. Данный вопрос подробно рассматривается в отдельном пункте.

4. Оптимизация общей суммы запасов товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов. Расчет оптимальной суммы запасов каждого вида осуществляется по формуле:

, (1.1.1)

где Зо.к – оптимальная сумма запасов на конец рассматриваемого периода;

Нт.х – норматив запасов текущего хранения в днях оборота;

Р1 – однодневный объем расхода (для запасов сырья и материалов) или реализации (для запасов готовой продукции) в предстоящем периоде;

3с.х – планируемая сумма запасов сезонного хранения;

3ц.н – планируемая сумма запасов целевого назначения других видов.

5. Обеспечение высокой оборачиваемости и эффективных форм движения запасов. Управление этими процессами осуществляется путем оптимизации материальных потоков всех видов запасов, которая представляет собой процесс выбора наилучших форм их организации на предприятии с учетом условий и особенностей осуществления технологического цикла его операционной деятельности.

Основной целью оптимизации материальных потоков предприятия является обеспечение своевременной доставки различных материальных активов в необходимом количестве в нужные пункты с минимумом затрат на осуществление этого процесса. Методологическую основу оптимизации материальных потоков составляют концепции, методы и приемы логистики.

Интегральная оценка экономической эффективности оптимизации материальных потоков может быть получена путем использования «метода совокупных затрат», в основе которого лежит сравнение суммы полных затрат на организацию материальных потоков оборотных активов до и после проведения их оптимизации. Алгоритм расчетов интегральной экономической эффективности этого процесса имеет следующий вид:

, (1.1.2)

где ИЭо(%) – интегральная экономическая эффективность оптимизации материальных потоков оборотных активов предприятия в %;

П30 – фактическая сумма полных затрат на организацию материальных потоков до проведения их оптимизации в определенном периоде;

ПЗ1 – ожидаемая сумма полных затрат на организацию материального потока аналогичного объема после проведения его оптимизации в том же периоде;

МПпл – планируемый объем материального потока оборотных активов в том же периоде.

Результаты оптимизации материальных потоков оборотных активов получают отражение в системе текущих и оперативных планов предприятия по операционной деятельности.

6. Обоснование учетной политики оценки запасов. При отпуске запасов в производстве, продаже и другом выбытии предприятие может осуществлять их оценку одним из следующих методов:

· идентифицированной себестоимости каждой отдельной единицы запасов – метод применим только для производства, которое выполняет спецзаказы, осуществляет единичное или мелкосерийное производство;

· средней себестоимости – себестоимость рассчитывается как средневзвешенная величина по всем партиям поставок ресурса, способ является достаточно простым и удобным, оценка получается делением суммарной стоимости остатка запасов на начало отчетного месяца и стоимости полученных в отчетном месяце запасов на их суммарное количество (в натуральном выражении) на начало отчетного месяца и полученных в данном месяце;

· себестоимости первых по времени закупок – базируется на предположении, что запасы используются в той последовательности, в которой они поступали на предприятие (т.е. запасы, первыми отпускаемые в производство или продажу, оцениваются по себестоимости первых по времени поступления входящих запасов);

· себестоимости последних по времени закупок – базируется на предположении, что запасы используются в последовательности, противоположной их поступлению на предприятие (т.е. запасы, первыми отпускаемые в производство или продажу, оцениваются по себестоимости последних по времени поступления запасов);

· нормативных затрат – состоит в применении норм расходов на единицу продукции, установленных предприятием с учетом нормальных уровней использования запасов, труда, производственных мощностей и действующих цен. Для обеспечения максимального приближения нормативных затрат к фактическим нормы и цены в нормативной базе должны регулярно проверяться и при необходимости пересматриваться;

Выбор метода оценки запасов осуществляется предприятием самостоятельно исходя из особенностей производства и управления запасами. Для всех видов и разновидностей запасов, имеющих одинаковое назначение и одинаковые условия использования, может применяться только один из приведенных методов их оценки.

7. Построение эффективных систем контроля за движением запасов на предприятии. Основной задачей таких контролирующих систем является своевременное размещение заказов на пополнение запасов и вовлечение в операционный оборот излишне сформированных их видов.

Среди систем контроля за движением запасов в странах с развитой экономикой наиболее широкое применение получил «Метод ABC анализа». Суть этой контролирующей системы состоит в разделении всей совокупности запасов товарно-материальных ценностей на три категории исходя из их стоимости, объема и частоты расходования, отрицательных последствий их нехватки для хода операционной деятельности и финансовых результатов и т.п.

В группу «А» включают наиболее дорогостоящие виды запасов с продолжительным циклом заказа, которые требуют постоянного мониторинга в связи с серьезностью финансовых последствий, вызываемых их недостатком. Круг конкретных товарно-материальных ценностей, входящих в данную категорию, обычно ограничен и требует еженедельного контроля.

В группу «В» включают товарно-материальные ценности, имеющие меньшую значимость в обеспечении бесперебойного операционного процесса и формировании конечных результатов финансовой деятельности. Запасы этой группы контролируются обычно один раз в месяц.

В группу «С» включают все остальные товарно-материальные ценности с низкой стоимостью, не играющие значимой роли в формировании конечных финансовых результатов. Объем закупок таких материальных ценностей может быть довольно большим, поэтому контроль за их движением осуществляется с периодичностью один раз в квартал.

Таким образом, основной контроль запасов по «Методу ABC анализа» концентрируется на наиболее важной их категории с позиций обеспечения бесперебойности операционной деятельности предприятия и формирования конечных финансовых результатов.

Определенное распространение а зарубежной практике контроля запасов получила и «Система уровня повторного заказа». Она применяется обычно специализированными предприятиями торговли с относительно узким ассортиментом товаров, но с достаточно обширным контингентом покупателей.

В основе этой системы лежит предварительное установление трех нормативных элементов уровня запаса по определенной товарной позиции:

· средний период исполнения заказа в днях;

· страховой запас на возможное нарушение срока поставки товара;

· страховой запас на возможное превышение среднего уровня спроса покупателей на товар.

На основе суммирования этих трех нормативных элементов определяется «уровень повторного заказа». При снижении фактического размера запасов до этого уровня, осуществляется повторный заказ товара у поставщиков. Данная система контроля позволяет минимизировать издержки по хранению запасов на предприятии.

В процессе управления запасами должны быть заранее предусмотрены меры по ускорению вовлечения их в непосредственный операционный процесс (производство или реализацию). Это обеспечивает высвобождение части финансовых ресурсов, а также снижение размера потерь товарно-материальных ценностей в процессе их хранения.

Результатами управления запасами являются:

снижение производственных потерь по причине недостатка в запасах;

ускорение оборота;

максимальное уменьшение излишков товарно-материальных запасов;

снижение затрат предприятия на хранение товарно-материальных запасов;

уменьшение потерь от порчи, старения запасов;

оптимизация налогообложения.

Методы управления запасами.

Выделяют следующие методы управления товарными запасами:

Рисунок 3. Методы управления запасами на предприятии

Основной метод управления товарными запасами— их нормирование. Нормирование подразумевает установление оптимального размера (норматива) товарных запасов.

Норма товарных запасов — такое количество товаров, которое обеспечит их бесперебойное предложение покупателям при минимуме расходов.

На каждую позицию номенклатуры или товарной группы устанавливается определенное значение неснижаемого остатка, который позволит осуществлять торговлю при возникновении непредвиденных факторов, например при увеличении спроса на данный вид товара, несвоевременной новой поставке и т. д.

Для определения нормы в расчет берутся: величина разовой поставки товарных запасов, частота привоза, объем дневной реализации и другие факторы в зависимости от выбранного метода нормирования. Рассмотрим возможные методы нормирования более подробно:

Опытно-статистический метод основан на анализе динамики оборачиваемости товарных запасов. В данном случае проводится исследование состава товарных запасов, степень обеспеченности оборота, состояние товарных запасов и т. п.

Метод экспертных оценок заключается в субъективном понимании перспектив развития предприятия экспертом-специалистом. Используется при разделении нормативов между оптом и розницей, для определения нормы соответствия товарных запасов спросу и т. п.

Метод пропорционального отклонения основывается на принципе, что отклонение фактического товарного запаса от среднего за период (месяц) должно быть в 2 раза меньше, чем отклонение объема фактической реализации за месяц от среднемесячного товарооборота.

Метод технико-экономических расчетов заключается в подсчете нормы по отдельным товарным группам и элементам товарных запасов, которые рассматриваются как отдельные составные части общей схемы движения товарных запасов.

Чтобы подсчитать, на какой период торговли хватит определенного вида товара, необходимо разделить его остаток на дневной товарооборот:

Если в результате выяснится, что товара недостаточно до следующей поставки, отделу снабжения следует принять меры по ускорению завоза, проконтролировать выполнение договорных обязательств поставщиками.

Если же товара много, прежде всего, нужно определить причины образования излишков (некорректное определение потребности в товарах, высокие цены, низкое качество и т. п.), а затем принять меры по стимулированию продаж этого вида товара путем проведения акций, выставок, ярмарок и т. п., усиленной рекламы товара, маневрировать товаром внутри предприятия между складами и торговыми точками, региональными дилерами или же вернуть товар поставщику.

Для выявления периода, за который запасы могут быть реализованы, необходимо подсчитать коэффициент их оборачиваемости.

Оперативный учет товарных запасов позволяет вовремя принять маркетинговые решения в отношении каждого вида товаров. Для учета товародвижения на торговых предприятиях используются различные программы учета колличества товара.

Использование современных программ и технологий позволяет своевременно обеспечивать коммерческих работников достоверными сведениями об отклонениях товарных запасов от установленных норм по видам и группам товаров. На основании полученной информации проводится оптимизация и регулирование товарных запасов, т. е. принимаются контролирующие коммерческие решения по их нормализации.

Контроль за состоянием товарных запасов осуществляется с использованием таких методов, как:

Красная линия. Данный метод предполагает установление красной линии (нормы), при достижении которой автоматически формируется новый заказ поставщику.

2-секторный метод. Основан на установлении рабочего и резервного сектора. Когда товарные запасы рабочего сектора истрачены, он пополняется за счет резервного и программа автоматически формирует новый заказ поставщику.

Регулирование товарных запасов предполагает поддержание товарных остатков в пределах установленных норм путем приведения коммерческих решений в действие. Например, с помощью маневрирования остатками между магазинами или складами при выявлении излишков по одной группе товаров в одном месте и недостатка по той же группе в другом.