В этой главе мы рассмотрим, как формулировать свои мысли максимально четко и понятно. В большинстве случаев этого можно достичь, соблюдая лаконичность.

Обычно введение к практическим бизнес‑книгам занимает шесть страниц. В этой книге я ограничился двумя. Почему? Я считаю, что большинству читателей нужно короткое введение, чтобы понять стиль книги, прежде чем купить ее или прочитать. Не думаю, что кто‑то скажет об этой книге: «содержание прекрасное, но введение надо было сделать длиннее».

Определение краткого письма

Краткое письмо достигает необходимой реакции читателя самым эффективным способом.

Обратите внимание: это не значит, что нужно убрать из текста все слова, которые нельзя назвать жизненно важными; вряд ли вы убедите продавца снизить цену, просто написав: «Дайте мне скидку 10 %».

Отметим также, что существует множество случаев, когда лучше выражаться лаконично. В этой главе мы рассмотрим:

• как избавиться от профессионального жаргона;

• как избавиться от длинных слов;

• как сделать предложения короче;

• как избавиться от «воды»;

• как выбросить «ленивые» слова;

• примеры, сравнения и аналогии.

Запомните: если соблюдение правил мешает убедительности, нарушьте эти правила.

Ясон и жаргонавты

Если вы работаете в бизнесе, то, скорее всего, пользуетесь профессиональным жаргоном. Это не значит, что он плохой; а иногда без него невозможно описать некоторые вещи, которыми мы занимаемся. Жаргон становится проблемой тогда, когда затеняет реальный смысл.

Профессиональным жаргоном чаще всего злоупотребляют в консалтинговой индустрии. Рассмотрим следующий пример:

«В современной глобальной экономике, где только ценовая конкуренция больше не может быть стабильной бизнес‑стратегией, компании должны повысить свою эффективность с помощью инноваций, дифференциации предложения через новые характеристики товара и функциональность процесса».

Клиенты этой компании – малый бизнес, у которого, вероятно, никогда и не было стабильной бизнес‑стратегии, не говоря уже о дифференциации предложения. Вот что компания хотела сказать на самом деле:

«В современной глобальной экономике уже невозможно ограничиться одной только ценовой конкуренцией. Компании могут повысить эффективность своих товаров и услуг с помощью инноваций, превзойдя конкурентов благодаря новым характеристикам и функциональности продукции».

Разница небольшая, но важная. Язык стал намного более разговорным и, следовательно, доступным тем, кто не работает в данной отрасли.

Правило 7 : избавьтесь от профессионального жаргона, не понятного вашему читателю.

Для того чтобы не злоупотреблять неуместным профессиональным жаргоном, пишите так, как говорите. Если не можете представить себе, что произносите эти слова перед аудиторией, зачем же их писать?

Правило 8 : пишите так, как говорите, если вам не нужно соблюдать официальный тон.

Слишком длинные и тяжеловесные слова

Помимо профессионального жаргона есть проблема длинных слов. Точно так же, как у Моргана Сперлока начались серьезные проблемы со здоровьем, после того как его посадили на диету с большущими гамбургерами,[1] так и вашему читателю станет плохо, если кормить его длинными словами.

Для меня это большая трудность. Я горжусь своим обширным словарным запасом и люблю покрасоваться им при любом удобном случае. Однако не все любят слова так, как я. Если я говорю «военизированный» вместо «агрессивный», то должен быть уверен, что мой читатель одобрит это. Иначе он сочтет меня напыщенным ослом или просто не поймет, что я имел в виду. Если аудитория не понимает вас, ее невозможно убедить. В Приложении 2 вы найдете список часто используемых «тяжеловесных» слов и некоторые альтернативные варианты.

Правило 9 : используйте слова из трех слогов или больше только при отсутствии более краткого синонима.

Как мы отметили, нарушайте правила, когда это нужно. Некоторые длинные слова передают очень конкретный смысл. «Брюзгливый» и «сварливый» – означают плохой характер, но обычно так характеризуют престарелых людей, особенно мужчин, создавая вполне конкретный образ в голове читателя, поэтому эти слова невозможно заменить, не утратив смысл.

С толку сбивают не только длинные слова. Такие слова, как «солидарен», «целесообразный» и «полагать», – прекрасные, но не всегда подходят для той или иной аудитории. Замените их на «согласен», «возможный» или «думать».

Слова – как оружие. Если вы приметесь стрелять из дробовика по мухе, получится чудовищный беспорядок.[2]

Слишком длинные предложения с бедной пунктуацией приведут к тому, что читатель утратит интерес к вашей работе или не поймет смысл, следовательно, текст будет не таким убедительным

Рассмотрим следующий пример:

«По нашим данным, примерно 12 миллионов человеко‑дней ежегодно пропадают из‑за острого расстройства пищеварения, вызываемого бактериями, появляющимися в продуктах из‑за нарушения условий хранения и гигиены на складах, в ресторанах и столовых и даже на заводах по производству пищевых продуктов в Европе. Основной метод сдерживания роста микробов – охлажденная дистрибуция и хранение, однако это дорогой, неудобный и потенциально опасный метод, с риском размораживания или повторной заморозки на протяжении всей системы поставок, а также с риском «в момент доставки» из‑за неадекватных процессов размораживания, хранения и практики повторной заморозки неиспользованных продуктов».

В двух этих предложениях насчитывается ужасающее количество слов – больше 80. Заканчивая читать каждое из них, вы забываете то, что было в начале.

Правило 10 : не пишите предложения, в середине которых придется переводить дыхание.

Как в любом правиле, здесь есть оговорки. Для того чтобы сделать паузы, можно использовать пунктуацию; если же предложение читается быстро и легко, его не усложнит и множество слов. Однако в среднем в предложении должно быть не больше 15–20 слов.

Правило 11 : варьируйте длину предложений.

Обратите внимание на слова «в среднем» в предыдущем предложении. Если все предложения сделать одинаковой длины, то получится не текст, а снотворное. Возможно, именно к этому вы и стремитесь, но в большинстве случаев вгонять читателя в сон – нехорошо. Стиль этой книги (лаконичный, выразительный, сжатый) предполагает, что в среднем вы найдете здесь по 10 слов в предложении. Однако в этом абзаце есть предложения по 9, 12, 16, 18, 8 и 13 слов. Благодаря этому в абзаце есть подъемы и спады, что позволяет варьировать ритм чтения.

Другое правило для предложений – придерживаться одной основной темы. Читатель вряд ли запомнит что‑то еще, даже в коротком документе. Вы увидите, что это правило естественным образом сокращает количество слов. Если у вас получилось длинное предложение с несколькими темами, постарайтесь разбить его на отдельные фразы.

Правило 12 : в одном предложении должна быть одна тема.

Итак, теперь, зная все это, вернемся к примеру о расстройстве пищеварения:

«В Европе примерно 12 миллионов человеко‑дней теряются из‑за пищевого расстройства. Его вызывают бактерии, размножающиеся в продуктах, которые содержатся с нарушением норм хранения и гигиены на складах, в ресторанах и столовых и даже на заводах по производству пищевых продуктов. На сегодняшний день рост микробов сдерживается с помощью охлажденной дистрибуции и хранения. Однако этот метод дорогой, неудобный и потенциально опасный, с риском размораживания или повторной заморозки на протяжении всей системы поставок. Неадекватная процедура размораживания и хранения в момент доставки еще больше ухудшает ситуацию».

Теперь получилось примерно по 16,4 слова в предложении, при этом длина предложений варьируется от 11 до 28 слов. Это, наряду еще с несколькими изменениями, делает текст примера намного читабельнее, учитывая, конечно, тему обсуждения.

Предложения могут быть даже короче 11 слов. По сути, можно ограничиться одним словом. Понимаете? Пунктуация позволяет читателю перевести дыхание, сделать паузу и подумать. Очень короткие предложения можно использовать для создания сильнейшего воздействия, заставляя читателя останавливаться и переваривать смысл написанного. Помните: краткость – это ясность.

Писательская диета – меньше «воды»

Когда вы пишете так, как говорите, получается много лишнего. Это нормально в устной речи, но на бумаге выглядит скучно и утомительно. Та же проблема возникает и при использовании нарочито официального стиля – смысл может утонуть в «воде». Возьмем, например, следующий отрывок:

«Комитет по будущему финансированию тщательно изучил последнюю информацию, присланную главным офисом. Комитет посчитал, что предложение о том, чтобы команда вернулась обратно к первоначальным инструкциям по поводу финансирования, помешает дальнейшему развитию, так как ключевые рекомендации совета директоров больше не соблюдаются в полной мере».

Не очень элегантно, как видите. Итак, как избавиться от «воды»? Воспользуйтесь следующими советами, чтобы правильно применить этот метод.

Прилагательные и наречия

Правило 13 : реже используйте прилагательные и наречия.

Прилагательные и наречия характеризуют существительные и глаголы соответственно.[3] Оба – важнейшие элементы языка, но их чрезмерное использование делает текст тяжеловесным и нудным. Например:

«Я медленно и мучительно анализировал длинный, толстый, тяжелый документ, который прислал мне молодой, энергичный сотрудник из отдела маркетинга».

Скучно, не так ли? Выбрав более удачные глаголы и существительные, можно передать тот же смысл, но намного интереснее:

«Я устало перелистывал фолиант, присланный блестящим молодым человеком из отдела маркетинга».

Если «фолиант» – слишком экзотично, можно вставить одно‑единственное определение – «огромный» перед словом «документ».

«Этот» и «тот»

Правило 14 : используйте слова «этот» и «тот» только при крайней необходимости.

Часто эти слова лишние. Например:

«Директор AceCorp сказал, что эта новая система учета позволит избежать тех ошибок и тех задержек, которые имели место недавно».

Вычеркнем несколько лишних слов, немного подкорректируем, и получится вот что:

«Директор AceCorp сказал, что новая система учета позволит избежать недавних задержек и ошибок».

Прилагательное перед существительным

Правило 15 : прилагательные ставьте перед существительными.

Никто не говорит «станок для фрезерования», если можно сказать «фрезерный станок». Поставив прилагательное перед существительным, вы сокращаете количество слов и делаете текст более понятным.

Избавьтесь от «ленивых» слов

Возможно, это очень жестко, но ваш текст – не благотворительность. Только самые достойные, сильные и удачные слова должны остаться после редактирования. А все остальное – нещадно вычеркнуть.

К сожалению, здесь нет жестких правил. Однако приведем пример, который поможет вам выявить этих бездельников и тунеядцев:

«Мне хотелось бы отметить, что полученный документ был получен только 24 октября. Позвольте привлечь ваше внимание к условиям контракта, в котором четко обозначено, что передача документа должна быть выполнена самое позднее до 20 октября. Я искренне надеюсь, что подобное нарушение контракта не повторится в будущем».

Итак, что можно изменить? Мы сказали, что правил нет, но существуют рекомендации. Обратите внимание:

• на повторы и лишние фразы;

• когда что‑то простое принимает внушительную форму;

• на чрезмерные любезности.

Запомните: повторять ключевые моменты на протяжении всего документа – удачная практика. Только убедитесь в том, что между повторами достаточно большие промежутки.

В этом примере повторяются однокоренные слова «полученный» и «получен» в первом предложении, так что одно из них можно вычеркнуть. Кроме того, «контракт» упоминается дважды, так что на это тоже надо обратить внимание. «Передача документа должна быть выполнена». Видно, автор перестарался. Вычеркиваем. «Мне хотелось бы отметить» и «Позвольте привлечь ваше внимание» точно попадают в категорию излишней вежливости.

Помните: реакция читателя равна результату. Цель этого текста – высказать читателю свое недовольство и проследить за тем, чтобы проблема не повторилась. Однако никаких последствий не видно, если проблема все‑таки повторится. Так, может, стоит их добавить? Если мы действительно хотим добиться цели, лучше написать так:

«Мы получили документ 24 октября. В контракте четко сказано, что он должен был прийти не позднее 20 октября. Если в дальнейшем документы будут приходить с опозданием, мы прекратим сотрудничать с вами».

Хотя тон довольно‑таки жесткий, это вполне приемлемо в жалобе. Убрав все ленивые слова, мы получим по‑настоящему деловой текст.

Как всегда, нарушайте правила для большей убедительности. Слова, которые кажутся лишними, могут на самом деле быть крайне необходимыми для достижения убедительности. Иначе реклама выглядела бы так: «Покупайте мыло Х, оно дешевое и хорошо очищает». Как вы знаете, реклама выглядит совершенно по‑другому, следовательно, можно предположить, что так называемые лишние слова не лишены смысла. Надо только тщательно проанализировать каждую фразу, чтобы убедиться, что они действительно нужны.

Правило 16 : исключите все слова, которые не помогают убедить читателя.

Примеры, сравнения и аналогии

Возможно, вы думаете, зачем говорить об аналогиях и примерах в разделе о краткости? Однако вспомним наше определение лаконичности:

«Лаконичность позволяет достичь нужной читательской реакции самым эффективным способом».

В эту книгу вошла масса примеров, потому что намного проще показать лишние слова, чем говорить о них. Как мы отмечали в главе 3, мозг представляет собой сеть нейронов. Нейронные сети учатся, сравнивая события с существующим опытом. Если можно сравнить новую информацию с имеющимся образцом, мозгу легче будет понять ее.

Правило 17 : используйте примеры и аналогии, чтобы помочь читателю понять текст.

Перечислим самые эффективные методы сравнения в деловых документах.

Примеры: думаю, не нужно приводить пример примера. Честно говоря, мне даже ничего в голову не приходит…

Сравнения: когда одно понятие описывается через сходство с другим. Например, «он ходил, как Джон Вейн» . Это намного проще и лучше запоминается, чем если бы вы принялись подробно объяснять его походку.

Метафоры: когда вы утверждаете, что одно равноценно другому. Чаще всего метафоры используются в литературе, а не в формальных отчетах, однако они все же имеют место быть. Например, в главе 6 глагол описывается как «рабочая лошадка любого предложения» . Понятно, что речь идет не о лошади, но фраза стала более емкой и эффектной, чем такая: «Глагол – это слово, указывающее на действие, следовательно, можно сказать, что он “выполняет всю работу” в предложении».

Аналогии: как сравнения аналогии показывают сходство между двумя понятиями. В целом аналогия подробнее раскрывает общие черты, чем сравнение, позволяя провести более развернутое сравнение. Например: «Он писал, как неумелый метатель кинжалов – когда пунктуация все же попадала на страницу, она обычно застревала не в том месте, с предсказуемым мучительным результатом».

Семь шагов к лаконичности

Вы можете следовать этому плану, чтобы писать и редактировать документы, когда строго ограничено количество страниц или слов. Возможно, эти рекомендации пригодятся вам и в других документах. Эта схема была разработана для составления заявок на Британскую правительственную программу. Каждый раздел был строго ограничен по размеру, так что краткость ценилась превыше всего. Однако документ при всем при этом должен был быть убедительным; ведь, в конце концов, это была конкуренция за финансирование. Хотя сюда не входят все методы, которые мы обсуждали выше, здесь хватит информации на каждый день.

Шаг 1. Списки

Спланируйте документ, используя понравившийся метод (см. главу 8). Сделайте оглавление с названиями разделов. Составьте план каждого раздела, отразив в его пунктах только самые важные идеи.

Шаг 2. Рассказ

Пересмотрите свой план, чтобы убедиться, насколько эффектной получилась история. Может, стоит изменить порядок? Или, возможно, вы пропустили логический шаг?

Шаг 3. Расширяем

Напишите черновой вариант документа, добавив как можно меньше слов к основным моментам, чтобы получились законченные предложения. Бо́льшая часть добавленного текста должна представлять собой подтверждающие факты, а не новые части рассказа.

Шаг 4. Прочитайте каждое предложение по отдельности

• Что оно говорит? Можно ли неверно истолковать смысл?

• Мне нужно сказать об этом? Это повышает эффективность текста?

• Есть ли в предложении другие темы, не касающиеся главной? Если да, то можно ли вычеркнуть их или выделить в отдельное предложение?

Шаг 5. Прочитайте отрывок целиком

Получился связный текст? Добавленные слова улучшили рассказ?

Шаг 6. Тщательное редактирование

Воспользуйтесь следующими методами.

• Обобщение – может ли одно слово или фраза заменить несколько схожих? Обратите внимание на союз «и», так как иногда он указывает на лишние дополнения.

• Отказ от ненужного профессионального жаргона – вас поймет несведущий гений ?

• Контроль размера предложений – постарайтесь включать в предложения в среднем не более 20 слов и варьируйте их длину как можно чаще.

Если у вас есть время:

• вычеркните лишние прилагательные/наречия;

• избавьтесь от слов «этот» и «тот», где возможно;

• исключите повторы – особенно при неоднократном использовании одного и того же описания.

Шаг 7. Перечитайте текст и проверьте правописание

Отвлекитесь ненадолго от текста, затем вернитесь к нему и перечитайте от начала до конца. Прочитайте в обратном направлении и обратите внимание на правописание.

Пример процесса составления документа вы найдете в Приложении 7.

Резюме

Лаконичность – самая эффективная форма убедительности.

• Уберите ненужный профессиональный жаргон и слишком сложные слова.

• В предложениях придерживайтесь одной основной мысли, сократите среднюю длину предложений и варьируйте ее.

• Вычеркните все слова, которые не способствуют убедительности.

• Используйте аналогии и примеры для наглядного и понятного объяснения своей идеи.

В этой главе мы коснулись принципов редактирования. Однако очень важно также понимать, когда пора заканчивать редактировать. Деловой документ – это инструмент. Если хотите забить гвоздь, вам понадобится молоток. При этом вовсе не нужен молоток высочайшего качества, идеально сбалансированный, с лазерной гравировкой. Перестаньте редактировать, как только документ окажется вполне приемлемым для выполнения своей задачи. После этого вы просто гравируете свой топор.

[1] Если вы не видели фильм «Super‑size Me», настоятельно рекомендую посмотреть. Только не ешьте бургеры во время просмотра.

[2] Подробнее об этом – в разделе «Примеры, сравнения и аналогии».

[3] См. раздел «Вспомним грамматику» в главе 6.