Какими документами следует оформлять направление работника в командировку?

В прошлые годы налоговые органы настаивали на том, что основным документом, необходимым для подтверждения обоснованности расходов на командировки, является командировочное удостоверение.

В Письме ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 указано, что для правомерного признания командировочных расходов в целях налогообложения необходим авансовый отчет с приложенными к нему командировочным удостоверением и документами, подтверждающими произведенные расходы.

Требования налоговиков основывались на нормах Положения о командировках, согласно которым фактический срок пребывания в командировке определялся именно по отметкам в командировочном удостоверении.

Однако с 2015 года Положение о командировках действует в новой редакции (с учетом изменений, внесенных в него Постановлениями Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771), в которой о командировочном удостоверении даже не упоминается. Положение больше не обязывает работодателя оформлять командировочные удостоверения и служебные задания.

Поэтому с 2015 года при направлении работника в командировку можно ограничиться оформлением приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку с указанием в нем места и сроков командировки, а также ее цели (в приказе нужно сформулировать служебное поручение, для выполнения которого работник и направляется в командировку).

Оформление иных документов (командировочных удостоверений, служебных зданий и т.п.) теперь не является обязательным.

Заметим также, что новая редакция Положения о командировках больше не обязывает работодателей вести журналы учета выбытия и прибытия командированных работников.

Примечание. Порядок документального оформления командировок должен определяться внутренними локальными нормативными документами организации, например положением о служебных командировках.

От себя заметим, что при разработке порядка документального оформления командировок необходимо помнить в том числе и о ст. 252 НК РФ, согласно которой все расходы, принимаемые в целях налогообложения, должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны. В этой связи, на наш взгляд, желательно закрепить во внутренних документах организации обязанность работников по возвращении из командировки оформлять письменные отчеты о выполненном служебном задании. Такие отчеты будут служить дополнительными документами, подтверждающими экономическую обоснованность расходов, особенно в тех случаях, когда командировка не имеет конкретного (очевидного) результата (см. подробнее подразд. 5.2.3).

Обратите внимание! До 2015 года, когда оформление командировочного удостоверения было обязательным, фактический срок пребывания работника в командировке следовало определять именно по отметкам в командировочном удостоверении.

Теперь же, после отмены обязательности оформления командировочного удостоверения, порядок определения фактического срока пребывания работника в командировке уже не так прост и однозначен. Многое зависит от того, каким видом транспорта работник добирался до места командировки и обратно и какие подтверждающие документы он представил в бухгалтерию по возвращении из командировки.

Новые правила, действующие с 2015 года, таковы (п. 7 Положения о командировках).

В общем случае фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

Однако на практике бывает, что срок пребывания работника в месте командирования превышает срок самой командировки.

Например, работник в соответствии с приказом о командировке командирован в г. Саратов с 16 (понедельник) по 20 (пятница) мая 2016 г. При этом по возвращении из командировки он представил авансовый отчет, приложив к нему билеты Москва - Саратов (дата вылета 14 мая 2016 г.) и Саратов - Москва (дата вылета 20 мая 2016 г.). Т.е. работник вылетел в командировку на 2 дня раньше.

Очевидно, что в такой ситуации необходимы дополнительные документы, позволяющие однозначно определить срок командировки.

Если работник по личным причинам выезжает в командировку на день-два раньше, то более ранний выезд необходимо согласовать с руководством организации.

Так, в рассмотренной выше ситуации срок командировки по приказу руководителя - с 16 по 20 мая, при этом работником представлены проездные документы, датированные 14 (туда) и 20 (обратно) мая. Исключить возможный спор с налоговой инспекцией поможет служебная записка от командированного сотрудника, в которой указано, что по личным обстоятельствам ему необходимо выехать в место командировки раньше (14 мая). На этой служебной записке должна стоять виза руководителя, разрешающая более ранний выезд.

При наличии таких документов (приказа о направлении в командировку плюс служебной записки), во-первых, однозначно определяется срок командировки (с 16 по 20 мая) и, во-вторых, у бухгалтера есть все основания включить стоимость билета на 14 мая (несмотря на то, что командировка начинается с 16 мая) в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения (более подробно этот вопрос рассмотрен в подразд. 5.5.1).

Если работник едет в командировку на служебном или личном транспорте, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта). При этом тот факт, что работник направляется в командировку на служебном (личном) транспорте, следует отразить в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку.

Аналогичным образом, по мнению ФНС, следует подтверждать срок командировки в случае, если для проезда в командировку используется транспорт сторонней организации на основании договора перевозки без оформления проездных документов (билетов). В этой ситуации срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, при условии что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, указанного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку (Письмо ФНС России от 24.11.2015 N СД-4-3/20427).

В случае отсутствия документов на проезд к месту командировки и обратно фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования.

Если же нет ни проездных документов, ни документов на проживание, для подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник должен представить служебную записку и (или) иной документ, содержащий подтверждение принимающей стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). Заметим, что в такой ситуации, на наш взгляд, логично по старинке выдать работнику командировочное удостоверение, на котором и будут проставлены отметки принимающей стороны о прибытии в место командирования и убытии из него.

Если работник направляется в зарубежную командировку, то в этом случае оформляется приказ, в котором указывается цель командировки и ее длительность. После возвращения работника из командировки для документального подтверждения расходов на командировку достаточно снять копию с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств.

При отсутствии в загранпаспорте отметок о датах пересечения границ каждого иностранного государства документами, служащими основанием для выплаты суточных, могут являться иные документы, подтверждающие время нахождения работника в том или ином государстве (приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице) (Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660).