В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ организация имеет право учесть в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, любые расходы, которые документально подтверждены и экономически оправданны.

Требования п. 1 ст. 252 НК РФ должны выполняться в том числе и в отношении командировочных расходов. Это значит, что для правомерного уменьшения налогооблагаемой прибыли на сумму командировочных расходов необходимы документы, подтверждающие обоснованность (экономическую оправданность) этих расходов.

Если командировка связана с выполнением работ (оказанием услуг) в рамках конкретного договора, то ее экономическая обоснованность сомнений не вызывает.

Проблемы возникают в ситуациях, когда работник командируется в организацию, с которой нет никаких договорных отношений (например, с целью проведения переговоров о возможном сотрудничестве), или целью командировки является посещение каких-либо выставок, мероприятий.

Если командировка имеет конкретный результат (например, по результатам переговоров подписан договор), то с учетом командировочных расходов проблем нет (обоснованность расходов никто оспаривать не будет).

Все споры, как правило, возникают в отношении командировок, не имеющих конкретного результата (например, работник просто побывал на выставке и ознакомился с представленными там материалами).

Заметим, что на сегодняшний день сложилась довольно обширная арбитражная практика по спорам, связанным с экономической обоснованностью расходов. Она однозначно свидетельствует о том, что для экономического обоснования расходов совсем не важна их связь с какими-то конкретными доходами. Экономическая обоснованность расходов определяется не фактическим получением доходов в данном конкретном периоде, а направленностью расходов на получение дохода, т.е. обусловленностью расходов экономической деятельностью налогоплательщика (подробно этот вопрос рассмотрен в подразд. 1.1.1).

Таким образом, вывод об обоснованности (экономической оправданности) расходов на командировки (как внутрироссийские, так и зарубежные) делается исходя из целей и задач командировки.

Если цели и задачи командировки связаны с деятельностью организации, направленной на получение дохода, то расходы на эту командировку следует считать обоснованными. При этом достижение каких-то реальных результатов, равно как и количество командировок, не является критерием, свидетельствующим об оправданности (либо неоправданности) затрат. Повторим, значение имеют лишь цели и задачи командировки.

Этот вывод в полной мере подтверждается арбитражной практикой (см. Постановления ФАС Уральского округа от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2, Поволжского округа от 21.11.2011 N А55-129/2011, Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 N А27-16987/2010, Московского округа от 07.09.2011 N А40-136255/10-129-436 и от 04.08.2010 N КА-А41/8345-10, Центрального округа от 23.10.2013 N А54-5835/2012).

Заметим, что налоговые органы также соглашаются с тем, что достижение каких-либо конкретных результатов не является обязательным условием признания командировочных расходов в целях налогообложения прибыли.

Например, в Письме УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 N 16-15/082607.2 указано, что наличие у организации оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (предварительных договоров, протоколов о намерениях), не предусмотрено законодательством РФ. Следовательно, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов (при наличии надлежащим образом оформленных командировочного удостоверения, приказа, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении, авансового отчета с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы) не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов.

В Письме УМНС России по г. Москве от 18.11.2003 N 26-12/64566 разъясняется, что если командировка не связана прямо с производственной деятельностью предприятия, желательно знать конкретное содержание целей командировки для решения вопроса об отнесении затрат по командировкам, направленным на перспективное развитие организации.

В случае командировки сотрудника (руководителя) предприятия для деловых встреч и т.п. указанные командировки должны иметь определенные результаты.

Доказательствами наличия результатов могут быть приказ, отчет о командировке (изложение целей и задач командировки и отчет об их выполнении), желательно с приложением протоколов о намерениях и предварительных договоров, образцов рекламной продукции, прейскурантов, проспектов и буклетов или других документов, прямо подтверждающих выполнение производственной цели командировки, направленной на получение дохода.

Таким образом, для обоснованного включения затрат на командировки, в том числе зарубежные, в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, у организации должны быть документы, подтверждающие деловую цель командировки.

Например, целью командировки является посещение выставки. Такую командировку можно считать обоснованной, если тематика выставки связана с деятельностью организации и на этой выставке работник получит какие-то материалы (сведения), которые могут быть использованы в деятельности организации, либо найдет потенциальных покупателей (поставщиков, партнеров). Эти цели и задачи должны быть отражены в служебном задании, приказе о командировке или ином документе, оформление которого предусмотрено внутренними правилами организации (см. с. 70).

Кроме того, по возвращении из командировки работник должен представить письменный подробный отчет и приложить к нему документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания (входные билеты на выставку, материалы, привезенные с выставки, перечень контактов потенциальных партнеров, фотографии и т.п.).

Приведем конкретный пример.

Организация направила сотрудников в Японию с целью посещения международной книжной ярмарки для исследования и ознакомления с международным рынком детской и учебной литературы, а также для ознакомления с интерактивными учебниками и пособиями. Целью посещения ярмарки являлось также ознакомление с существующими в мире тенденциями и формами обучения, новыми технологиями преподавания и обучения учащихся.

Целевой характер командировки подтвержден планом книжной ярмарки, визитными карточками компаний, с которыми на ярмарке велись переговоры о возможном сотрудничестве и существование которых подтверждено распечатками из Интернета, отчетом о выполнении задания по командировке с информацией о проведенных устных переговорах.

В такой ситуации суд пришел к выводу о том, что отсутствие документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (заключенных предварительных договоров, подписанных протоколов о намерениях), не может являться основанием для непринятия понесенных расходов в целях уменьшения налогооблагаемой прибыли (Постановление ФАС Поволжского округа от 11.07.2012 N А55-17726/2011).