При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Порядок учета рабочего времени при направлении работника в командировку разъяснен в п. 2 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291.

В нем указано, что дни командировки <1> (включая выходные) отмечаются в табеле учета рабочего времени организации (по форме N Т-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) <2>.

--------------------------------

<1> О порядке определения срока командировки см. с. 71.

<2> Заметим, что применение этой формы табеля с 1 января 2013 г. уже не является обязательным (см. с. 18). Однако, на наш взгляд, применение привычной унифицированной формы более предпочтительно с точки зрения минимизации споров с контролирующими органами (налоговой инспекцией, трудовой инспекцией).

Дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом "К" ("06" - служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Сумма рассчитанного среднего заработка может оказаться ниже должностного оклада работника. В некоторых организациях принято в такой ситуации доплачивать командированным работникам до должностного оклада.

Если такая доплата предусмотрена трудовым (коллективным) договором, то ее можно учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, на основании ст. 255 НК РФ (Письмо Минфина России от 03.04.2009 N 03-03-06/2/77).

К возмещаемым расходам трудовым законодательством отнесены (ст. 168 ТК РФ):

- расходы на проезд;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Как видим, трудовое законодательство не ограничивает работодателя перечнем возмещаемых расходов работнику. Помимо обязательных (проезда, проживания, суточных), работодатель возмещает и другие расходы работника. Главное - чтобы работодатель разрешил перед командировкой произвести работнику эти расходы или одобрил их после возвращения.

Перечень командировочных расходов для целей налогообложения прибыли приведен в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно этому подпункту ими признаются, в частности, расходы на следующие цели:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Согласно ст. 252 НК РФ обязательным условием для включения всех затрат в состав расходов, принимаемых при налогообложении прибыли, является их экономическая обоснованность, наличие подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ, и связь с деятельностью, направленной на получение доходов.

Эти требования полностью распространяются и на командировочные расходы.

Момент признания командировочных расходов в налоговом учете зависит от выбранного организацией метода учета доходов и расходов.

Если организация применяет метод начисления, то расходы на командировки признаются в том отчетном (налоговом) периоде, на который приходится дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При использовании кассового метода расходами признаются затраты после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому затраты на командировку при кассовом методе признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет, но только в части, не превышающей сумму выданного ранее аванса. Если по авансовому отчету получился перерасход, то эта часть командировочных расходов включается в расходы только после погашения задолженности организации перед работником.

Примечание. Все расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами.

Если работник не может представить оправдательные документы (например, он потерял билет), то организация может возместить ему понесенные расходы на основании его заявления, но эти расходы для целей налогообложения прибыли учитываться не будут.

Исключением из этого правила являются только суточные, в отношении которых никаких подтверждающие расходы документы представлять не нужно (см. подразд. 5.4).

* * *

Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом.

Если работник оплачивал расходы с использованием своей банковской карты, к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипы (квитанции электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты (Письмо Минфина России от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106).

А как подтвердить расходы, если они были оплачены чужой банковской картой, владелец которой вообще не является работником организации?

Рекомендации на этот счет приведены в Письме ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876.

Позиция налогового ведомства такова.

Работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой.

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д.

Если счет за проживание в гостинице сотрудника, находящегося в командировке, был оплачен банковской картой, принадлежащей иному лицу, не являющемуся сотрудником организации, то после возвращения из командировки наряду с иными документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно представляет расписку владельца карты с подтверждением того, что сотрудник организации возместил ему соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты.

Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и иное лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

Соответственно, подобные расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при соблюдении критериев, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ.