Расходы на проезд учитываются в целях налогообложения в сумме фактических затрат, подтвержденных первичными документами.

Примечание. НК РФ не ограничивает размер расходов на оплату проезда работника к месту командировки и обратно.

Организация может учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, фактически понесенные расходы на проезд, подтвержденные первичными документами, в том числе и билеты по тарифу "бизнес-класс" (Письмо Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114).

Если работник едет в командировку железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности, в стоимость железнодорожного билета может быть включена стоимость дополнительных сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности).

Поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость услуги по проезду по железной дороге, организация может учесть для целей налогообложения прибыли полную стоимость железнодорожного билета (включая стоимость дополнительных сервисных услуг). С этим не спорит и Минфин России (Письма от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34149, от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93).

При этом стоимость сервисных услуг не включается в доход работника, облагаемый НДФЛ (Письмо Минфина России от 07.05.2008 N 03-04-06-01/125).

* * *

В последние годы большое распространение получили электронные билеты, как авиа-, так и железнодорожные. И сейчас редкостью считается уже не электронный билет, а бумажный.

Тем не менее порядок документального подтверждения расходов при покупке электронных билетов до сих пор вызывает вопросы.

Как показывает практика, большинство вопросов обусловлено тем, что существует некая путаница с понятием "электронный билет". Электронным билетом часто называют обычную отбивку (подтверждение заказа), полученную по электронной почте. Такой "билет", конечно же, никакие расходы подтвердить не может.

Электронным билетом, подтверждающим расходы, является маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок). Именно этот документ, в том числе полученный по электронной почте и распечатанный на принтере, является документом строгой отчетности, который применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации".

При поездках железнодорожным транспортом применяется другой документ строгой отчетности - контрольный купон электронного проездного документа (билета). Пунктом 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.

Контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) оформляется и направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру в обязательном порядке.

Поскольку упомянутые выше маршрут/квитанция (авиабилеты) и контрольный купон (ж/д билеты) являются документами строгой отчетности, этих документов вполне достаточно для подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета. Дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (см. Письмо Минфина России от 14.01.2014 N 03-03-10/438, доведено до налоговых органов Письмом ФНС России от 05.02.2014 N ГД-4-3/1897).

Обратите внимание! По мнению налоговых органов, одного электронного билета для подтверждения расходов на проезд мало. Они настаивают на обязательном представлении посадочных талонов.

В частности, такая позиция изложена в Письмах Минфина России от 06.04.2015 N 03-03-06/19229, от 07.06.2013 N 03-03-07/21188, от 23.09.2011 N 03-03-07/34.

В них высказано мнение о том, что если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение билета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту.

В Письме Минфина России от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296 прямо указано, что "при отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не будут учитываться для целей налогообложения прибыли как не соответствующие положениям статьи 252 Кодекса в части необходимости надлежащего документального подтверждения произведенных расходов".

Если посадочный талон утерян, то в качестве оправдательного документа бухгалтерией может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (Письмо Минфина России от 27.02.2012 N 03-03-07/6).

* * *

Если работник едет в командировку из места, которое не совпадает с местом работы, у организации могут возникнуть проблемы с учетом затрат на проезд.

Например, в Письме УФНС России по г. Москве от 07.10.2009 N 20-15/104559@ указано, что расходы организации на проезд командированного работника от места его жительства, отличного от места постоянной работы, к месту командировки и обратно не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Заметим, что Минфин России, отвечая на аналогичные запросы организаций, не так категоричен.

Из Письма от 03.02.2010 N 03-03-06/1/41 следует, что, по мнению Минфина России, вопрос о возможности учета таких затрат в целях налогообложения прибыли зависит от того, сможет ли организация доказать экономическую обоснованность таких расходов.

А в более позднем Письме Минфина уже прямо указано на возможность учесть в составе расходов затраты на оплату проезда работника из места проведения отпуска в место командировки. В Письме от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813 указано, что при отнесении затрат на оплату проезда в командировку к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, следует принимать во внимание, что данные затраты будут понесены организацией независимо от места нахождения работника, направляемого в командировку. Поэтому расходы на оплату проезда работника из места проведения отпуска к месту проведения командировки и из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом указанные суммы не должны включаться в налоговую базу по НДФЛ, поскольку, как верно указано в Письме Минфина России от 16.10.2015 N 03-04-06/59443, в п. 3 ст. 217 НК РФ нет ограничений в отношении освобождения от обложения НДФЛ сумм возмещения расходов на проезд командированных сотрудников в зависимости от места, из которого осуществляется направление их в командировку.