Бывает, что срок пребывания работника в месте командирования превышает срок самой командировки.

Например, работник в соответствии с приказом о командировке командирован в г. Ижевск с 16 (понедельник) по 20 (пятница) мая 2016 г. При этом по возвращении из командировки он представил авансовый отчет, приложив к нему билеты Москва - Ижевск (дата вылета 14 мая 2016 г.) и Ижевск - Москва (дата вылета 20 мая 2016 г.). Т.е. работник вылетел в командировку на 2 дня раньше.

Возникает вопрос: можно ли учесть в расходах стоимость билета Москва - Ижевск на 14 мая 2016 г., притом что командировка началась только 16 мая?

Позиция Минфина России по данной проблеме изложена в Письмах от 30.07.2014 N 03-04-06/37503, от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558.

Она достаточно лояльна и основана на том, что затраты на проезд работника к месту командировки и обратно были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.

Таким образом, по мнению Минфина, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли, если даты выбытия работника в командировку и обратно (из места командировки к месту постоянной работы) совпадают с датами, на которые приобретены проездные билеты, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

Обратите внимание! Снизить риск спора с налоговым органом помогут документы, подтверждающие, что срок выезда в место командировки (возврата из места командировки) был согласован с руководителем (Письмо ФНС России от 20.08.2014 N СА-4-3/16564).

Например, в соответствии с приказом руководителя работник должен выехать в командировку в понедельник. При этом есть служебная записка от командированного сотрудника, в которой указано, что по личным обстоятельствам ему необходимо выехать в место командировки раньше (в пятницу вечером). На этой служебной записке есть виза руководителя, разрешающая более ранний выезд.

При наличии таких документов включение затрат на проезд в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения, на наш взгляд, вполне обоснованно.

Кроме того, наличие таких документов подтверждает производственный характер расходов на проезд, что позволяет не включать их в состав доходов, облагаемых НДФЛ.

В этой связи заметим, что если более ранний выезд в командировку (более поздний возврат из командировки) обусловлен отсутствием билетов на необходимую дату, то в этом случае руководитель должен принять решение об изменении (продлении) срока командировки.

В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд, без сомнения, учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль и не облагаются НДФЛ (Письма Минфина России от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191, от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74).

Обратите внимание! Все изложенное выше справедливо, если командированный работник проводит в месте командирования один-два выходных дня, предшествующих дню начала командировки или следующих за днем ее окончания.

Если же он решает задержаться в месте командирования на больший срок, например провести там отпуск, тогда учесть в расходах стоимость обратного билета уже не получится.

В Письме Минфина России от 20.11.2014 N 03-03-06/1/58868 содержатся следующие разъяснения.

Расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли.

Если же после выполнения служебного поручения работник из командировки не возвращается, а остается для проведения отпуска, днем окончания командировки работника следует считать последний день перед отпуском. Соответственно, в рассматриваемом случае организация-работодатель не должна оплачивать обратный билет сотрудника от места проведения отпуска.

Таким образом, сумму возмещения за билет нельзя учесть в расходах для целей налогообложения по налогу на прибыль, поскольку данные расходы не подлежат возмещению.

Кроме того, если более ранний выезд в командировку (более поздний возврат из командировки) обусловлен тем, что работник решил провести свой отпуск в том месте, куда он командирован, то велик риск того, что налоговый орган будет настаивать на необходимости включения стоимости проезда в доход работника, облагаемый НДФЛ (Письма Минфина России от 30.07.2014 N 03-04-06/37503, от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456).