Если работник направляется в служебную командировку на личном автомобиле, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. 7 Положения о командировках).

При этом работодатель обязан возместить ему расходы на проезд к месту командировки и обратно.

Имейте в виду: налоговые органы считают, что при определении суммы возмещения организация должна руководствоваться нормативами компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях.

Такая точка зрения высказана в Письме ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199.

В нем указано, что при направлении работника в командировку на личном автомобиле расходы на проезд могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (см. подробнее с. 113).

Заметим, что, на наш взгляд, позиция налоговых органов не соответствует НК РФ.

Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) и возмещение расходов на проезд к месту командировки и обратно (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) - это совершенно разные статьи расходов.

Работнику, который направляется в командировку, законом (Трудовым кодексом РФ) гарантировано возмещение фактически понесенных им расходов на проезд, независимо от того, на каком виде транспорта он добирался до места командировки и обратно.

Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ разрешает организациям включать в состав прочих расходов затраты работника на проезд к месту работы и обратно, не устанавливая никаких нормативов и ограничений в зависимости от того, на каком транспорте осуществлялся этот проезд.

Поэтому, если по решению руководства работник направлен в командировку на личном транспорте, организация обязана возместить ему всю сумму затрат на проезд (оплатить всю стоимость израсходованного бензина на основании документов (кассовых чеков), представленных работником). И вся эта сумма в полном объеме должна учитываться в целях налогообложения прибыли.

Однако, учитывая приведенную выше позицию ФНС России, такие действия с большой вероятностью приведут к спору с налоговым органом.