Решая вопрос о выплате работникам компенсаций за использование своих автомобилей в служебных целях, обратите внимание на то, какой автомобиль использует работник - свой личный (т.е. в паспорте транспортного средства владельцем автомобиля назван сам работник) или автомобиль, которым он управляет по доверенности (т.е. владельцем автомобиля является иное лицо).

Это важно, поскольку ст. 188 ТК РФ предусматривает выплату компенсации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе личного транспорта.

Примечание. Минфин России в своих разъяснениях всегда подчеркивает, что в организации должны быть документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику. Ведь если работник использует в служебных целях не личное, а чужое имущество, то выплачиваемые ему суммы "компенсации" под ст. 188 ТК РФ уже не подпадают и у налоговых органов появляется основание настаивать на включении таких сумм в доход, облагаемый НДФЛ.

Заметим, что если работник получает компенсацию за использование в служебных целях компьютера или мобильного телефона, то доказать принадлежность этого имущества третьему лицу достаточно проблематично.

С автомобилями же этот вопрос решается легко. И если вы выплачиваете компенсацию работнику, который использует в служебных целях автомобиль, которым он управляет по доверенности, то невключение этой компенсации в доход, облагаемый НДФЛ, практически наверняка приведет к спору с налоговой инспекцией.

Тем более что в 2011 году появилось недвусмысленное разъяснение Минфина России по этому вопросу.

В Письме Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228 указано следующее.

Освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие нахождение в собственности налогоплательщика используемого имущества, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Учитывая положения ст. 188 ТК РФ, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 3 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

ФНС России поддерживает изложенную позицию Минфина России, о чем свидетельствует Письмо ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@ (размещено на официальном сайте ФНС www.nalog.ru в разделе "Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами").

Очевидно, что изложенные выше рассуждения в полной мере применимы и к порядку определения базы для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды. Можно с большой долей уверенности предполагать, что проверяющие из ПФР и ФСС также будут настаивать на том, что оснований для освобождения таких компенсаций от обложения страховыми взносами не имеется (см. Письмо Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92).

Примечание. Выплата компенсации работнику, управляющему чужим автомобилем по доверенности, чревата проблемами не только с НДФЛ и со страховыми взносами, но и с налогом на прибыль.

В Письме Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49 указано, что, поскольку ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях главы 25 НК РФ транспортное средство, за использование которого работнику выплачивается компенсация, должно принадлежать работнику на праве собственности.

Обратите внимание! Тот факт, что работник управляет автомобилем по доверенности, еще не означает, что этот автомобиль стопроцентно не является его личным имуществом.

Если собственником автомобиля согласно свидетельству о регистрации транспортного средства является супруга работника и автомобиль был приобретен в браке, этот автомобиль является совместной собственностью супругов, а значит, относится к личному имуществу работника.

Заметим, что налоговики были вынуждены согласиться с тем, что в подобной ситуации выплата компенсации полностью соответствует ст. 188 ТК РФ и, следовательно, сумма компенсации учитывается в расходах при налогообложении прибыли (в пределах установленного норматива) и освобождается от НДФЛ.

Однако в Письме Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49 обращается внимание на то, что факт принадлежности автомобиля супруге работника вовсе не гарантирует, что этот автомобиль является совместной собственностью супругов. Ведь этот автомобиль мог быть куплен супругой еще до вступления в брак. И даже если супруга стала обладательницей этого автомобиля уже в браке с сотрудником, то и здесь возможны варианты, когда автомобиль является ее единоличной собственностью. Это возможно, если супруга получила автомобиль в подарок или по наследству, а также если между супругами заключен брачный договор, содержащий соответствующее условие (см. также Письмо Минфина России от 27.08.2012 N 03-04-05/6-1004).

Читая такие разъяснения, кажется, что у чиновников есть только одна задача - максимально усложнить налогоплательщикам доступ к использованию налоговых льгот и учету тех или иных расходов.

Ведь получается следующее: ответственный бухгалтер, узнав, что работник пользуется по доверенности автомобилем, принадлежащим его супруге, должен провести целое расследование.

Сначала нужно выяснить, когда был куплен автомобиль - до заключения брака или после (учитывая практику проверок, необходимо запастись копией свидетельства о браке). Если автомобиль куплен уже в браке, расследование продолжается. Надо выяснить, точно ли автомобиль был куплен (а не подарен и не получен в наследство). Если куплен, то желательно получить какое-нибудь документальное подтверждение факта покупки (например, копию договора купли-продажи). И, наконец, придется задать работнику вопрос о наличии брачного договора. И если такого договора нет (в подтверждение этого факта нужно запастись соответствующим заявлением работника), то можно спокойно выплачивать работнику компенсацию за использование автомобиля, включать ее в расходы по налогу на прибыль (в пределах норматива) и не облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Смешно? На наш взгляд, очень.

Возникает вопрос: стоит ли овчинка выделки? Или, может быть, вовсе отказаться от выплаты компенсаций работникам, управляющим автомобилями по доверенности?

На эти вопросы каждый, конечно, отвечает сам.

В этой связи обратим внимание на то, что по данной проблеме уже начала формироваться арбитражная практика. И суды позицию контролирующих органов не поддерживают.

Например, ФАС Уральского округа рассматривал спор, касающийся исчисления страховых взносов в ПФР.

Организация выплачивала компенсацию работнику, который управлял автомобилем по доверенности. Управление ПФР при проверке организации включило выплаченные работнику суммы в базу для начисления страховых взносов, сославшись на то, что, поскольку транспортное средство, управляемое работником общества по доверенности, его личным имуществом не является, суммы компенсации за использование такого имущества в интересах работодателя подлежат обложению страховыми взносами в установленном порядке.

Суд позицию Управления ПФР не поддержал.

В Постановлении ФАС Уральского округа от 23.09.2013 N Ф09-9554/13 указано, что в законодательстве Российской Федерации отсутствует понятие личного имущества, поэтому личным имуществом работника следует считать имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.

Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Именно указанные правомочия и необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности. При этом указанные выплаты не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Правомерность этого судебного решения подтверждена Определением ВАС РФ от 24.01.2014 N ВАС-4/14.

Аналогичные решения принимаются судами и при рассмотрении споров, связанных с исчислением НДФЛ.

Тот же ФАС Уральского округа в Постановлении от 22.04.2014 N Ф09-1388/14 указал, что компенсации, выплаченные физическим лицам за использование транспортных средств, которыми они управляли по доверенности, не должны облагаться НДФЛ.

К такому же выводу пришел АС Северо-Западного округа в Постановлениях от 06.08.2015 N А56-4823/2014 и от 28.08.2014 N А56-50900/2013.