Работник может использовать в служебных целях любое свое личное имущество (не только легковой автомобиль или мотоцикл). И организация, в соответствии со ст. 188 ТК РФ, может выплачивать работнику компенсацию за использование этого имущества.

При этом налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплачиваемой компенсации не ограничен (Письмо Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11996).

Примечание. Компенсация за использование работниками иного (кроме легковых автомобилей и мотоциклов) имущества включается в расходы при исчислении налога на прибыль в размере, определенном соглашением между работником и работодателем.

Организация может учесть эти расходы в составе прочих расходов на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Отметим, что представители Минфина России в целом придерживаются изложенного выше подхода (Письма Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186, от 15.08.2005 N 03-03-02/61).

Однако почему-то этот подход не распространяется на микроавтобусы. В Письме Минфина России от 24.04.2008 N 03-03-06/1/293 со ссылкой на подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ указано, что организация не имеет права учесть в расходах, учитываемых в целях налогообложения, затраты на компенсацию за использование личного микроавтобуса. Этот вывод обосновывается тем, что Правительством РФ не установлены нормы компенсаций за использование личных микроавтобусов.

При этом возможность учета в расходах компенсаций за использование грузовых автомобилей чиновниками не оспаривается, хотя в отношении грузовых автомобилей никаких норм тоже нет (Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150).

На наш взгляд, отсутствие норм никак не влияет на право учета затрат на компенсацию за использование микроавтобуса в расходах. Наоборот, в связи с отсутствием норм организации имеют возможность учитывать такие компенсации в расходах в пределах тех сумм, которые определены соглашением с работником. Но, учитывая позицию Минфина России, включение компенсаций за использование личных микроавтобусов работников в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, может привести к спору с налоговыми органами.

При решении вопроса о включении компенсаций в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения, всегда нужно помнить о ст. 252 НК РФ.

Это значит, что в организации должны быть документы, подтверждающие произведенные расходы (соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации).

Во избежание споров с налоговыми органами размер компенсации должен быть обоснован, т.е. подтвержден какими-то расчетами. Если сумма компенсации "взята с потолка" и явно завышена, то претензий налоговиков, скорее всего, не избежать (Письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138).

Примечание. Размер компенсации должен иметь экономическое обоснование и определяться исходя из стоимости используемого работником имущества, интенсивности его использования в служебных целях и других факторов.

Например, бухгалтер организации работает на своем компьютере, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма компенсации определена соглашением сторон в размере 10 000 рублей. При этом рыночная стоимость компьютера приблизительно равна 30 000 рублей. Прикинем сумму износа для данного компьютера в соответствии со второй амортизационной группой (в которую на сегодняшний день включена вычислительная техника в соответствии с Классификацией основных средств). Она составит от 833 до 1 200 рублей в месяц. Таким образом, размер выплачиваемой бухгалтеру компенсации превышает сумму износа почти в 10 раз. Поэтому при проверке налоговые органы, скорее всего, посчитают расходы в виде такой компенсации экономически необоснованными.

Кроме того, для обоснованного включения затрат в расходы в организации должны быть документы (должностные инструкции, трудовой договор), подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующее имущество.

Нельзя не упомянуть еще об одном требовании, которое выдвигается налоговиками. Они считают, что работник, получающий компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, должен представить организации документы, подтверждающие его право собственности на используемое имущество. Такую позицию высказывает, например, УФНС России по г. Москве в Письме от 21.01.2008 N 28-11/4115. Это же требование содержится в Письме Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138.

Комментируя это требование, отметим, что не очень понятно, какие документы могут подтверждать право собственности физического лица на такое имущество, как компьютер, принтер или, например, мобильный телефон. Накладные на приобретение? Или товарные чеки, в которых, заметим, не указываются данные покупателя? Во-первых, все эти документы совсем не подтверждают право собственности на то или иное имущество. Они лишь могут подтвердить, что физическое лицо понесло соответствующие затраты на его приобретение. Во-вторых, никакие документы, подтверждающие право собственности, представлять не нужно, поскольку такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах. Поэтому требование налоговых органов о представлении таких документов является, во-первых, незаконным, а во-вторых, попросту невыполнимым.

Заметим, что в Письме Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 использована более мягкая формулировка. Финансисты считают, что в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику.

Однако, как нам кажется, подтвердить принадлежность имущества работнику можно непосредственно в соглашении с работником, определяющем порядок выплаты компенсации. В этом соглашении достаточно написать, что работник в служебных целях использует "принадлежащее ему" имущество (указать конкретно какое). Никаких дополнительных документов, подтверждающих, что это имущество действительно ему принадлежит, представлять не нужно.

Итак, компенсация за использование работником личного имущества (кроме легковых автомобилей и мотоциклов) учитывается в расходах при исчислении налога на прибыль в полном объеме (без каких-либо ограничений).

При этом такая компенсация в полном объеме не облагается НДФЛ (Письма Минфина России от 20.04.2015 N 03-04-06/22274, от 11.04.2013 N 03-04-06/11996, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387) и страховыми взносами во внебюджетные фонды (Письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19).