Итак, очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, что установлено статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ). График отпусков, обязательный как для работодателя, так и для работника, должен составляться работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если такой орган имеется в наличии) и утверждаться им не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Например, график отпусков на 2017 год следует утвердить не позднее 17 декабря 2016 г.

Как вы знаете, с 1 января 2013 г. для документального оформления фактов хозяйственной жизни организации вправе применять как формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно, с учетом требований Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", так и унифицированные формы первичных учетных документов, разработанные Госкомстатом России, закрепив их использование в установленном названным Законом порядке. Если организацией принято решение о применении унифицированных документов, то для оформления графика отпусков следует использовать форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Заметим, что в графике отпусков должны быть отражены и сведения об отпусках внешних совместителей. Для этого необходимо попросить данных работников представить справку с основного места работы или выписку из графика отпусков, где будут указаны даты их запланированного отпуска.

Трудовое законодательство не запрещает разбивать ежегодный отпуск на части, но такое деление допустимо лишь по согласованию работника с работодателем. При этом хотя бы одна из частей отпуска работника должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ). Возможность деления отпуска на части необходимо учитывать при составлении графика отпусков.

Составляя график отпусков, следует помнить, что некоторые категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время года. Число лиц, имеющих право на такую льготу, в настоящее время довольно существенно. К ним относятся:

- женщины - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (статья 122 ТК РФ);

- работники в возрасте до восемнадцати лет (статьи 122, 267 ТК РФ);

- работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (статья 122 ТК РФ);

- лица, работающие по совместительству, - одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по основному месту работы (абзац 1 статьи 286 ТК РФ) (если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом);

- участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий (подпункт 17 пункта 1 статьи 14, подпункт 13 пункта 1 статьи 15, подпункт 11 пункта 1, подпункт 4 пункта 2, подпункт 3 пункта 3 статьи 16 Федерального закона от 12 января 1995 г. N 5-ФЗ "О ветеранах" (далее - Федеральный закон N 5-ФЗ));

- военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сентября 1945 г. не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период (пункт 9 статьи 17 Федерального закона N 5-ФЗ);

- лица, награжденные знаком "Жителю блокадного Ленинграда" (подпункт 9 пункта 1 статьи 18 Федерального закона N 5-ФЗ);

- лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов в пределах тыловых границ действующих фронтов, операционных зон действующих флотов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог (подпункт 10 пункта 1 статьи 19 Федерального закона N 5-ФЗ);

- супруги военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих (пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");

- граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) (пункт 15 статьи 2 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");

- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры Ордена Славы (пункт 3 статьи 8 Закона Российской Федерации от 15 января 1993 г. N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");

- граждане, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС (пункт 5 части 1 статьи 14 Закона Российской Федерации от 15 мая 1991 г. N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС" (далее - Закон РФ N 1244-1));

- инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы из числа:

граждан (в том числе временно направленных или командированных), принимавших участие в ликвидации последствий катастрофы в пределах зоны отчуждения либо занятых на эксплуатации или других работах на Чернобыльской АЭС;

военнослужащих и военнообязанных, призванных на специальные сборы и привлеченных к выполнению работ, связанных с ликвидацией последствий чернобыльской катастрофы, независимо от места дислокации и выполнявшихся работ, а также лиц начальствующего и рядового состава органов внутренних дел, Государственной противопожарной службы, проходивших (проходящих) службу в зоне отчуждения;

граждан, эвакуированных из зоны отчуждения и переселенных из зоны отселения либо выехавших в добровольном порядке из указанных зон после принятия решения об эвакуации;

граждан, отдавших костный мозг для спасения жизни людей, пострадавших вследствие чернобыльской катастрофы, независимо от времени, прошедшего с момента трансплантации костного мозга, и времени развития у них в этой связи инвалидности (пункт 5 статьи 14 Закона РФ N 1244-1);

- граждане (в том числе временно направленные или командированные), принимавшие в 1988 - 1990 годах участие в работах по ликвидации последствий чернобыльской катастрофы в пределах зоны отчуждения либо занятые в этот период на эксплуатации или других работах на Чернобыльской АЭС; военнослужащие и военнообязанные, призванные на специальные сборы и привлеченные в эти годы к выполнению работ, связанных с ликвидацией последствий чернобыльской катастрофы, независимо от места дислокации и выполнявшихся работ, а также лица начальствующего и рядового состава органов внутренних дел, проходившие в 1988 - 1990 годах службу в зоне отчуждения (статья 15 Закона РФ N 1244-1);

- Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (пункт 2 статьи 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");

- лица, награжденные знаком "Почетный донор России (статья 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. N 125-ФЗ "О донорстве крови и ее компонентов").

Еще на один вопрос хотелось бы обратить ваше внимание в рамках этой статьи. ЦК КПСС и Советом Министров СССР было принято Постановление от 22 января 1981 г. N 235 "О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей" (далее - Постановление). В соответствии с пунктом 3 этого документа в целях создания женщинам более благоприятных условий, позволяющих сочетать труд в общественном производстве с воспитанием детей, предоставляется начиная с 1981 года работающим женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 12 лет, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время.

В Верховный суд Российской Федерации поступило заявление о признании недействующим подпункта "б" пункта 3 Постановления в части, предоставляющей работающим женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 12 лет, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время, со ссылкой на то, что оно противоречит статье 123 ТК РФ, согласно которой категории граждан, имеющих право на предоставление отпуска в удобное для них время, должны определяться исключительно ТК РФ и иными федеральными законами, а также статье 3 ТК РФ, запрещающей дискриминацию в сфере труда и ограничения в трудовых правах и свободах в зависимости от семейного положения, поскольку женщины, не имеющие детей либо имеющие одного ребенка, не имеют права на отпуск согласно графику отпусков в удобное для них время.

В Решении Верховного суда Российской Федерации от 17 июня 2014 г. N АКПИ14-440 указано, что в силу статьи 423 ТК РФ впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты Российской Федерации, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР, действующие на территории Российской Федерации в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией Российской Федерации, Постановлением Верховного Совета РСФСР от 12 декабря 1991 г. N 2014-1 "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств", применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ.

Подпункт "б" пункта 3 Постановления в части, предоставляющей работающим женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 12 лет, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время, не противоречит положениям ТК РФ.

Довод заявителей о том, что оспариваемое положение носит дискриминационный характер, не может быть признан обоснованным по следующим основаниям.

В соответствии с частью третьей статьи 3 ТК РФ не являются дискриминацией установление различий, исключений, предпочтений, а также ограничение прав работников, которые определяются свойственными данному виду труда требованиями, установленными федеральным законом, либо обусловлены особой заботой государства о лицах, нуждающихся в повышенной социальной и правовой защите, либо установлены ТК РФ или в случаях и в порядке, которые им предусмотрены, в целях обеспечения национальной безопасности, поддержания оптимального баланса трудовых ресурсов, содействия в приоритетном порядке трудоустройству граждан Российской Федерации и в целях решения иных задач внутренней и внешней политики государства.

Таким образом, действующее в настоящее время законодательство предусматривает для лиц, нуждающихся в повышенной социальной и правовой защите, в частности для работающих женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, установление различий, исключений, предпочтений.

Обратите внимание! Порядок и условия предоставления первоочередного права на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время для работающих женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, распространяется также на одиноких работающих мужчин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, что следует из Распоряжения Совета Министров СССР от 30 октября 1985 г. N 2275р.

Кроме того, при составлении графика отпусков следует учитывать право работника-мужчины воспользоваться ежегодным отпуском в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, а также право одного из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуна, попечителя) получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до восемнадцати лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности (статьи 123, 322 ТК РФ).

Обратите внимание! В графике отпусков необходимо указывать не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год. Отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются, что следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1.

Вносить изменения в утвержденный график отпусков не запрещено, но только в том случае, если изменения согласованы с соответствующим работником или связаны с принятием на работу новых работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

График отпусков доводится до сведения всех работников, а о конкретной дате реализации отпуска работником - за две недели до его начала. Причем за две недели до начала отпуска работодатель должен в письменном виде известить работника о времени начала отпуска и времени его окончания. При нарушении этого порядка отпуск по заявлению работника переносится на другой срок, что следует из статьи 124 ТК РФ.

Необходимо отметить, что, поскольку формы и способы выполнения требования об извещении каждого работника под роспись о времени начала отпуска трудовым законодательством не установлены, работодатель вправе самостоятельно определить наиболее подходящий для него вариант извещения работника о предстоящем отпуске.

Например, можно заблаговременно подготовить приказ о предоставлении отпуска (унифицированные формы N N Т-6, Т-6а, утвержденные Постановлением N 1), с которым ознакомить работника под роспись. Также можно подготовить каждому работнику индивидуальное извещение, на котором тоже должна стоять роспись работника об ознакомлении.

Кроме того, работодатель может информировать работников о времени начала их отпусков путем ознакомления в установленные ТК РФ сроки (то есть за две недели до начала отпуска) с графиком отпусков. Для этого в унифицированную форму N Т-7 вносится дополнение - столбец 11, предназначенный специально для отметок работника о том, что ему известна дата начала отпуска (в заголовке таблицы может использоваться следующая формулировка: "С графиком ознакомлен. Дата. Подпись работника"). Заметим, что правом вводить дополнительные реквизиты в утвержденные унифицированные формы работодатель наделен Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20. Вносимые в форму N Т-7 изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (например, приказом руководителя организации).

Еще раз напомним, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовых документов) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Обратите внимание, что составление графика отпусков является обязательным, потому как его отсутствие признается нарушением трудового законодательства и организацию могут привлечь к административной ответственности с наложением штрафа в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей (статья 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях). Должностным лицам грозит штраф от одной тысячи до пяти тысяч рублей.

График отпусков должен храниться у работодателя один год, что следует из статьи 693 раздела 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558. После этого документ можно уничтожить.