Право работника на отдых обеспечивается предоставлением наряду с другими видами времени отдыха ежегодных оплачиваемых отпусков, что установлено частью 1 статьи 21 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ).

Исходя из смысла статей 114 и 115 ТК РФ, под отпуском следует понимать свободное от работы время продолжительностью не менее 28 календарных дней, в течение которого за работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, таково требование статьи 122 ТК РФ. При этом отпуск должен предоставляться за каждый рабочий год, который, в отличие от календарного, исчисляется не с 1 января, а с даты принятия работника на работу. Так, если работник поступил на работу 1 сентября 2015 г., то первый рабочий год у него истечет 31 августа 2016 г.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя, между тем по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

По заявлению работника до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до восемнадцати лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя графиком отпусков.

График отпусков - это документ, принимаемый работодателем в порядке, установленном для локальных нормативных актов, причем он обязателен как для работодателя, так и для работника.

Статьей 123 ТК РФ установлено, что всем работодателям необходимо утвердить график отпусков не позже чем за две недели до наступления календарного года. Например, график отпусков на 2016 год следовало составить и утвердить до 17 декабря 2015 г.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позже чем за две недели до его начала.

В настоящее время организации вправе применять как формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно с учетом требований Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", так и унифицированные формы. Если организацией принято решение о применении унифицированных форм документов, то график отпусков следует составлять используя форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Составляя график отпусков, необходимо учитывать положения действующего законодательства Российской Федерации, специфику деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме. При этом необходимо учитывать, что невозможно изменить график отпусков по решению лишь одной из сторон трудового договора, что следует из Определения Конституционного Суда Российской Федерации от 17 ноября 2009 г. N 1385-О-О.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней, что установлено статьей 125 ТК РФ.

Обратите внимание, что помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков, которые могут быть разделены на части, в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год. Отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются, что следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1.

Рассмотрим пример заполнения графика отпусков.

Пример. При составлении графика графы 7 - 9 не заполняются.

Графа 7 "Фактическая продолжительность отпуска" заполняется после фактического окончания отпуска, то есть после того, как работник выйдет на работу.

Графы 8 и 9 "Перенесение отпуска" заполняются только в том случае, если отпуск переносится на другой период времени. В качестве основания перенесения отпуска указывается приказ (распоряжение) руководителя или иной документ организации.

Графа 10 формы заполняется в случае необходимости внесения в график каких-либо сведений, которые не могут быть внесены в графы 1 - 9.

Предположим, что сотрудник Манаенков В.В. попросил перенести отпуск по семейным обстоятельствам, а Филоненко Е.И. - из-за временной нетрудоспособности.

В этом случае в графе 7 напротив их фамилий стоят даты фактического ухода, в графе 8 - основание переноса отпуска (приказ), в графе 9 - дата предполагаемого ухода, объявленного работниками в момент переноса даты отпуска.

Сотрудник Русских А.П. запланировал новую дату ухода в отпуск, которая не совпадает с датой фактического ухода. Это также необходимо отразить в графике.

На предприятии нет выборного профсоюзного органа, поэтому строка, где необходимо отразить его мнение, не заполняется.

График подписывается руководителем кадровой службы организации и утверждается руководителем организации.

Если в организации нет кадровой службы, то график подписывается лицом, ответственным за его составление.

Унифицированная форма N Т-7

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301020│

Акционерное общество "Весна" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ

органа Генеральный

директор

от "__" ________ 20__ г. N ___ учтено ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель ---------------

│ Номер │ Дата │ На │ должность

│документа│составления│ год │ Белоусов Белоусов

├─────────┼───────────┼─────┤ -------- -------------------

ГРАФИК ОТПУСКОВ │ 1 │ 08.12.2015│ 2016│ личная расшифровка подписи

└─────────┴───────────┴─────┘ подпись

08 декабря 15

"--" -------- 20-- г.

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

ОТПУСК

Примечание

количество календарных дней

дата

перенесение отпуска

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Администрация

Генеральный директор

Белоусов Валерий Николаевич

1

31

25.07.2016

25.07.2016

3 календ. дня за ненормированный рабочий день

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Магилева Мария Антоновна

3

28

08.08.2016

08.08.2016

Бухгалтер

Корнеева Ольга Михайловна

2

28

12.09.2016

12.09.2016

Отдел продаж

Начальник

Румянцев Евгений Александрович

8

28

10.05.2016

10.05.2016

Консультант

Русских Александр Павлович

5

28

11.07.2016

15.08.2016

Приказ N 173-орг от 11.07.2016

15.08.2016

Отпуск перенесен в связи с командировкой

Менеджер

Филоненко Евгений Иванович

7

28

05.09.2016

10.10.2016

Приказ N 190-к от 10.10.2016

10.10.2016

Отпуск перенесен в связи с временной нетрудоспособностью

Отдел маркетинга

Маркетолог

Манаенков Вячеслав Владимирович

4

28

16.05.2016

23.05.2016

Заявление работника

23.05.2016

Отдел кадров

Менеджер по работе с персоналом

Ерофеева Виктория Ивановна

6

28

11.04.2016

11.04.2016

Менеджер по

работе с

Руководитель кадровой персоналом Ерофеева Ерофеева

службы ----------- -------- --------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

Обратите внимание: если график отпусков не утвержден, то есть отсутствует в организации, это является нарушением трудового законодательства, и на основании части 1 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях за это предусмотрен административный штраф:

- от 1 000 до 5 000 руб. - для должностных лиц;

- от 30 000 до 50 000 руб. - для организации.

Та же мера ответственности предусмотрена и в том случае, если график отпусков не соблюдается, например в случае непредоставления отпуска работодателем в установленные графиком сроки. В то же время работодатель может предложить работнику перенести его отпуск на следующий рабочий год в случае, когда предоставление отпуска по графику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Но если работник возражает против этого, то отпуск должен быть предоставлен ему в соответствии с утвержденным графиком отпусков.