Итак, предоставление работникам ежегодных оплачиваемых отпусков с сохранением места работы (должности) и среднего заработка предусмотрено статьей 114 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) и гарантировано статьей 37 Конституции Российской Федерации.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней, и это его минимальная продолжительность (статья 115 ТК РФ), поскольку отдельным категориям работников, в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами, предоставляется так называемый удлиненный основной отпуск, продолжительность которого составляет более 28 календарных дней.

Отпуск может быть увеличен присоединением к нему дополнительных оплачиваемых отпусков. Перечень работников, которым предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск, установлен статьей 116 ТК РФ.

Также работодатель с учетом своих производственных и финансовых возможностей может самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для своих работников, если иное не предусмотрено ТК РФ и иными федеральными законами. Однако такая возможность должна быть предусмотрена в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Например, на основании Приказа МЧС России от 3 июня 2011 г. N 285 "О ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках работников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы" работникам федеральной противопожарной службы предоставляются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска за стаж работы.

Заметим, что при исчислении продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (статьи 112, 120 ТК РФ). В свою очередь, выходные дни в продолжительность отпуска включаются, поскольку он исчисляется не в рабочих, а в календарных днях (статья 115 ТК РФ).

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (статья 122 ТК РФ). Однако по соглашению сторон возможно предоставление оплачиваемого отпуска и до истечения шести месяцев. В некоторых случаях трудовое законодательство обязывает работодателя предоставлять по письменному заявлению работника отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы. К таким работникам относятся:

- женщины - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работники в возрасте до восемнадцати лет;

- работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- другие категории работников, если это предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. При этом очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График согласовывается с выборным органом первичной профсоюзной организации.

Как вы знаете, все факты хозяйственной жизни должны быть подтверждены документально, таково требование Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Если раньше законодательство о бухгалтерском учете содержало требование об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов, то в настоящее время организации вправе применять как формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно с учетом требований Закона N 402-ФЗ, так и унифицированные формы, закрепив свой выбор приказом по учетной политике. И если организацией принято решение о применении унифицированных документов, разработанных Госкомстатом России, для оформления графика отпусков следует использовать форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

При составлении графика отпусков необходимо учесть:

- правила исчисления продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков (статья 120 ТК РФ);

- стаж работы, дающий право на ежегодные оплачиваемые отпуска (статья 121 ТК РФ);

- пожелания работников (рекомендуется предлагать работникам написать заявление о том, в какое время они хотели бы пойти в отпуск).

Также при составлении графика необходимо учесть, что отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Обратите внимание, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

С утвержденным графиком отпусков необходимо ознакомить всех сотрудников организации. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Форма и способ оповещения выбираются работодателем по своему усмотрению.

Хотя ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 28 календарных дней, статья 125 ТК РФ допускает разделение отпуска на части. При этом одновременно должны быть выполнены два условия:

- между работником и работодателем должно быть достигнуто соглашение по разделению отпуска на части;

- одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Работник, желающий получить часть отпуска, должен написать заявление на имя руководителя организации в произвольной форме, где необходимо указать соответствующую продолжительность части отпуска. На основании заявления организацией издается приказ (распоряжение) о предоставлении части отпуска, оформленный по унифицированной форме N Т-6 (если организацией используются унифицированные формы). Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику под роспись. Далее делаются отметки в личной карточке работника (форма N Т-2) и в его лицевом счете (формы N Т-54, N Т-54а).

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска применяется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60). Указанные формы утверждены Постановлением N 1.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 формы N Т-60 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Еще раз отметим, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению и организации для документального оформления фактов хозяйственной жизни могут разработать формы документов самостоятельно.

При расчете средней заработной платы следует руководствоваться статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (далее - Положение N 922).

Согласно названным нормативным документам для исчисления средней заработной платы учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда и применяющиеся у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. К указанным выплатам на основании пункта 2 Положения N 922 относятся, в частности:

- заработная плата, начисленная работникам по окладам (тарифным ставкам) и выданная в неденежной форме;

- надбавки и доплаты к окладам (тарифным ставкам) за профессиональное мастерство, стаж работы, совмещение должностей и тому подобное;

- выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (за вредные и тяжелые условия труда, за работу в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы и тому подобное);

- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда и другие.

Заметим, что не учитываются при расчете средней заработной платы выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и так далее), на это указывает пункт 3 Положения N 922.

Кроме того, при определении средней заработной платы учитывается только фактически отработанное время, поэтому из расчетного периода должно быть исключено время (а также начисленные за это время суммы), в течение которого согласно пункту 5 Положения N 922:

- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;

- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

- работник в других случаях освобождался от работы с полным либо частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В соответствии с абзацем 4 статьи 139 ТК РФ, пунктом 4 Положения N 922 для определения суммы отпускных необходимо рассчитать средний дневной заработок работника, который исчисляется за последние 12 календарных месяцев (далее - расчетный период). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно). Заметим, что работодатель может установить в коллективном договоре или локальном нормативном акте и другой расчетный период, если это не ухудшит положение сотрудников.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью либо из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 Положения N 922, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (пункт 10 Положения N 922).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели (пункт 11 Положения N 922).

Пример. Отпуск предоставляется в календарных днях.

Работнику организации с 7 октября 2016 г. предоставлен очередной отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Должностной оклад работника составляет 15 000 руб. Расчетный период (с 1 октября 2015 г. по 30 сентября 2016 г.) отработан работником полностью.

Определим средний дневной заработок:

(15 000 руб. x 12) / 12 / 29,3 = 511,95 руб.

Рассчитаем сумму среднего заработка для оплаты отпуска:

511,95 руб. x 14 дней = 7 167,30 руб.

Отпуск предоставляется в рабочих днях.

Работнику организации с 1 октября предоставлен очередной отпуск продолжительностью 14 рабочих дней. Расчетный период (с 1 октября предыдущего года по 30 сентября текущего года) отработан работником полностью. Предположим, что количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели за расчетный период составляет 295 дней.

Сумма заработной платы, начисленная работнику за расчетный период, составляет 143 075 руб.

Определим средний дневной заработок:

143 075 руб. / 295 дней = 485 руб.

Рассчитаем сумму среднего заработка для оплаты отпуска:

485 руб. x 14 дней = 6 790 руб.