Как правило, процедура отзыва из отпуска какого-либо сотрудника начинается с того, что руководитель подразделения, в котором непосредственно трудится сотрудник-отпускник, пишет служебную записку на имя руководителя организации, в которой указывает причину, требующую присутствия сотрудника на работе, и дату желаемого выхода этого сотрудника на работу. Составляется служебная записка в произвольной форме.

Руководитель организации, в свою очередь, визирует служебную записку, формулируя свое согласие, например, так: "Не возражаю, отделу кадров подготовить документы", а если он не согласен с необходимостью отзыва сотрудника из отпуска, то пишет: "Отказать".

Выше уже было сказано, что работодатель вправе прервать отпуск работника только с согласия последнего. Получить предварительно согласие работника можно различными способами, например по телефону, по электронной почте. Но в день выхода работника на работу его согласие следует оформить письменно. Данный документ создается в произвольной форме, в нем работник выражает согласие прервать отпуск и указывает время использования оставшейся части отпуска.

К моменту выхода работника на работу руководителем организации должен быть издан приказ (распоряжение) об отзыве из отпуска. Так как унифицированной формы такого приказа (распоряжения) нет, руководитель может издать его в произвольной форме. В приказе (распоряжении) следует указать причину отзыва работника, дату выхода на работу, а также сколько дней отпуска работник успел израсходовать и сколько дней остались неиспользованными. С данным документом работник должен быть ознакомлен под подпись.

Следует помнить о том, что в первичном документе, разработанном самостоятельно, должны быть соблюдены все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

После издания приказа (распоряжения) об отзыве сотрудника из отпуска необходимо внести изменения в график отпусков, который составляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Поскольку в графике отпусков нет специальной графы для внесения сведений об отзыве работника из отпуска, можно воспользоваться графой 10 "Примечание", где указать, что работник был отозван из отпуска, и написать дату отзыва. В графе 8 "Основание (документ)" необходимо отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 "Дата предполагаемого отпуска" - дату использования оставшейся части отпуска.

Затем следует зафиксировать факт отзыва из отпуска в личной карточке работника, унифицированная форма которой N Т-2 также утверждена Постановлением N 1. В графе 4 "Количество календарных дней отпуска" раздела VIII "Отпуск" указывается количество использованных дней отпуска, а в графе 7 "Основание" данного раздела - реквизиты приказа об отпуске и приказа об отзыве.

Если личная карточка уже была заполнена к моменту отзыва работника из отпуска, то в разделе VIII "Отпуск" после информации о предоставленном отпуске можно указать, что работник был отозван из отпуска, при этом нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска и количество фактически использованных дней. Сведения об использовании оставшейся части отпуска указываются в следующей строке по общим правилам.

Обратите внимание, что дни нахождения в отпуске до отзыва работника следует отразить в табеле учета рабочего времени: как ежегодный основной отпуск - "ОТ" или дополнительный отпуск - "ОД" (заметим, что данные отпуска можно отразить и в цифровом обозначении: "09" или "10" соответственно). Дни, когда работник приступил к работе в связи с отзывом из отпуска, фиксируются либо буквенным обозначением - "Я", либо цифровым - "01".

Напомним, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовых документов) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).