Начиная статью, напомним, что ежегодные отпуска предоставляются работникам с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, о чем сказано в статье 114 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ), причем различают две категории ежегодных оплачиваемых отпусков - основной и дополнительный отпуска.

Основной оплачиваемый отпуск предоставляется каждому работнику без исключения, и продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Однако некоторым категориям работников в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами предоставляется отпуск большей продолжительности, то есть более 28 календарных дней, или так называемый удлиненный основной отпуск. К данной категории лиц, например, относятся:

- работники-инвалиды, ежегодный отпуск которых составляет не менее 30 календарных дней (часть 5 статьи 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");

- несовершеннолетние работники, основной отпуск которых составляет 31 календарный день (статья 267 ТК РФ);

- муниципальные служащие, которым предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней (пункт 3 статьи 21 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации").

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска согласно статье 116 ТК РФ предоставляются:

- работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (статья 117 ТК РФ);

- работникам, имеющим особый характер работы (статья 118 ТК РФ);

- работникам с ненормированным рабочим днем (статья 119 ТК РФ);

- работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (статья 321 ТК РФ, статья 14 Закона Российской Федерации от 19 февраля 1993 г. N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"), а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска для работников, если иное не предусмотрено ТК РФ и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Например, в соответствии с Приказом МВД России от 28 декабря 2007 г. N 1236 "О ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках работников органов внутренних дел, организаций, подразделений, учреждений системы МВД России и гражданского персонала внутренних войск МВД России" предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за стаж непрерывной работы в системе МВД России.

Обратите внимание! При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Нерабочие праздничные дни, определяемые в соответствии со статьей 112 ТК РФ и приходящиеся на время ежегодных оплачиваемых отпусков, в число календарных дней отпуска не включаются (статья 120 ТК РФ). В свою очередь, выходные дни в продолжительность отпуска включаются, поскольку он исчисляется не в рабочих, а в календарных днях (статья 115 ТК РФ).

Статьей 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Игнорирование данного запрета может привести работодателя к мерам административной ответственности за нарушение трудового законодательства, установленным статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ).

Обратите внимание! С 3 октября 2016 г. статья 5.27 КоАП РФ действует в новой редакции, согласно которой ужесточено наказание для лиц, повторно нарушающих трудовое законодательство. Соответствующие изменения были внесены Федеральным законом от 3 июля 2016 г. N 272-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам повышения ответственности работодателей за нарушения законодательства в части, касающейся оплаты труда".

Возможность замены части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией предусмотрена статьей 126 ТК РФ, согласно которой работодатель вправе на основании письменного заявления работника заменить денежной компенсацией часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.

Следовательно, если работодатель предоставляет работнику удлиненный основной отпуск или, кроме основного, предоставляет дополнительный отпуск, то по письменному заявлению работника работодатель вправе заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть часть удлиненного отпуска или дополнительный отпуск, если это не противоречит трудовому законодательству.

Обратите внимание, что замена части отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя, то есть он может и отказать работнику.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Пример. Работнику организации предоставлены:

- основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней;

- дополнительный оплачиваемый отпуск - 8 календарных дней.

Кроме этого, работником не был использован отпуск за предыдущий год (28 дней основного отпуска и 4 дня дополнительного отпуска). Работник написал заявление о замене денежной компенсацией части отпуска.

Определим, сколько дней отпуска может быть заменено денежной компенсацией.

За прошлый год денежной компенсации подлежит:

28 дней + 4 дня - 28 дней = 4 дня.

За текущий год компенсации подлежит:

28 дней + 8 дней - 28 дней = 8 дней.

Таким образом, денежной компенсацией может быть заменено 12 календарных дней (4 дня + 8 дней), а 56 дней отпуска работник должен отдыхать.

Обратите внимание, что некоторым категориям работников замена денежной компенсацией части ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не допускается даже по их письменному заявлению. К данной категории лиц относятся беременные женщины и работники в возрасте до восемнадцати лет. Также не допускается замена денежной компенсацией ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях. Исключением являются лишь выплаты данным работникам денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаи, установленные ТК РФ.

Если работодатель согласен заменить работнику часть отпуска денежной компенсацией, то на основании заявления работника в произвольной форме оформляется приказ о замене части отпуска денежной компенсацией, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. На основании изданного приказа работодатель вносит соответствующие отметки в личную карточку работника, унифицированная форма N Т-2 которой утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

Обратите внимание! Несмотря на то что с 1 января 2013 г. организации не обязаны в качестве первичных документов использовать исключительно типовые формы документации, по мнению автора, они вполне могут применяться и в настоящее время, так как запрета на их применение Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" не содержит.

Затем нужно внести соответствующую запись в график отпусков, наличие которого в силу статьи 123 ТК РФ является обязательным в любой организации.

Напоминаем, что график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Унифицированная форма графика отпусков N Т-7 также утверждена Постановлением N 1.

Отсутствие в компании графика отпусков рассматривается как нарушение законодательства о труде и об охране труда, что чревато привлечением к административной ответственности, предусмотренной статьей 5.27 КоАП РФ.

Далее нужно произвести расчет денежной компенсации, который осуществляется на основании статьи 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".