Начнем с того, что согласно статье 122 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) работнику должен предоставляться ежегодно оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. При этом отпуск должен предоставляться за каждый рабочий год, который, в отличие от календарного, исчисляется не с 1 января, а с даты принятия работника на работу.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя, но по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

По распоряжению работодателя работник может быть направлен в командировку на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, что следует из статьи 166 ТК РФ. Такое распоряжение должно быть оформлено письменно, что следует из пункта 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Для целей регистрации приказов о предоставлении отпуска или направления работников в командировку организации могут использовать как типовые формы журналов, рекомендуемые к использованию соответствующими министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные специалистами отдела кадров самой организации. Так как сегодня унифицированных форм указанных журналов нет, то компания вправе разработать их самостоятельно.

Отметим, что на сегодняшний день для документального оформления фактов хозяйственной жизни, наряду с самостоятельно разработанными формами первичных учетных документов, отвечающих всем требованиям Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), организации могут применять и унифицированные формы первички, разработанные Госкомстатом России, поскольку Закон N 402-ФЗ запрета на их использование не содержит.

Напомним, что в соответствии с пунктом 4 статьи 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Исключение составляют организации государственного сектора, для которых формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Таким образом, организации негосударственного сектора вправе применять и самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, и унифицированные формы при условии, что выбранные формы документов в качестве первичных утверждены в учетной политике компании.

Если организацией принято решение о применении унифицированных форм первичной учетной документации и это решение закреплено приказом по учетной политике, то для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, следует применять Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - постановление N 1).

Приказы о предоставлении отпуска издаются на основании графика отпусков, утверждаемого организацией-работодателем, не позднее чем за две недели до наступления календарного года, что следует из статьи 123 ТК РФ. Если в организации имеется первичная профсоюзная организация, то график отпусков предварительно согласовывается с мнением профсоюза. Унифицированная форма графика отпусков (N Т-7) утверждена также Постановлением N 1 и носит, как мы обозначили выше, рекомендательный характер.

Если отпуск предоставляется работнику не в соответствии с графиком, то основанием для издания приказа о предоставлении отпуска является заявление работника, поданное им на имя руководителя организации.

В приказе о предоставлении отпуска работнику указываются:

- наименование организации-работодателя;

- код по ОКПО;

- регистрационный номер документа;

- дата составления документа;

- фамилия, имя, отчество работника(ов), его (их) табельный номер;

- наименование структурного подразделения;

- должность (специальность, профессия);

- продолжительность и также даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);

- в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, локальными нормативными актами, - продолжительность и даты начала и окончания ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы и других;

- общая продолжительность отпуска (в календарных днях).

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала, на это указывает статья 123 ТК РФ.

Приказ N Т-6 является основанием для расчета отпускных с использованием формы N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". На его основании также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете работника.

Печать на приказе (распоряжении) не ставится.

Работодатель по письменному заявлению работника согласно статье 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).

Выплата отпускных производится работодателем заранее, не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ, письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1).

Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.

Пример.

Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам

N п/п

Номер и дата приказа

Ф.И.О. работника

Период, за который предоставлен отпуск

Дата начала и окончания отпуска

1

2

3

4

5

Командирование работников в другие организации также должно оформляться документально. Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку может применяться соответственно Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Постановлением N 1.

Как и приказы об отпусках, эти формы также заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения приказа может быть служебное задание (форма N Т-10а) или другой документ, обосновывающий необходимость служебной поездки. В частности, это может быть письменный вызов сторонней организации, докладная или служебная записка начальника структурного подразделения - непосредственного руководителя сотрудника, подлежащего направлению в командировку и так далее.

В приказе на командировку указываются:

- фамилия и инициалы командируемого работника;

- структурное подразделение;

- должность (специальность или профессия) командируемого лица;

- место, время командировки и ее цель.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.

Пример.

Журнал учета приказов о командировании работников

Дата и N документа, обосновывающего необходимость командировки

Приказ

Фамилия, имя, отчество командируемого работника

Структурное подразделение

Должность

Место командировки

Организация

Цель командировки

Срок командировки (дней, не считая времени нахождения в пути)

N

Дата

N

Дата

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11