Сегодня наличие в штате работников-студентов - явление довольно обычное для многих компаний. Помимо общих гарантий и компенсаций, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации (далее - ТК РФ), таким работникам трудовое право предоставляет дополнительные льготы. Так, в соответствии с положениями главы 26 "Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования" ТК РФ они имеют право на предоставление им дополнительного отпуска, оплату проезда к месту нахождения организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно, на сокращение продолжительности рабочей недели и иные права.

Отметим, что предоставление "ученических" льгот работникам зависит от многих факторов. В первую очередь на их предоставление определяющее значение оказывает уровень образования, получаемого работающим сотрудником: высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации, высшее образование по программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, среднее профессиональное образование, основное общее или среднее общее образование.

Кроме того, немаловажную роль при этом играет наличие у организации, осуществляющей образовательную деятельность, государственной аккредитации на соответствующую образовательную программу, по которой обучается работник. "Ученические" льготы, установленные ТК РФ, применяются только в отношении программ бакалавриата, специалитета, магистратуры, программ подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программ ординатуры, ассистентуры-стажировки, программ среднего профессионального образования, образовательных программ основного общего или среднего общего образования, реализуемых организациями, осуществляющими образовательную деятельность, имеющих государственную аккредитацию. Если таковой не имеется, то обучающийся работник фирмы вправе рассчитывать лишь на льготы, установленные компанией самостоятельно и закрепленные ею в коллективном (трудовом) договоре (статья 173 ТК РФ).

В общем случае все гарантии и компенсации лицам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются только при получении работником соответствующего образования впервые. Поэтому если работник одновременно обучается в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, то воспользоваться своими "ученическими" льготами он может лишь в части получения образования в одной из этих организаций, определяемой им самостоятельно.

Имейте в виду, что из общего правила предоставления "ученических" льгот имеется одно исключение - воспользоваться данными льготами может и работник организации, уже имеющий профессиональное образование соответствующего уровня. Но для этого необходимо выполнение дополнительного условия - направить такого работника для получения образования должен сам работодатель в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным в письменной форме, на что указывает статья 177 ТК РФ.

Обратите внимание! Работники, осваивающие программы бакалавриата, специалитета, магистратуры, программы среднего профессионального образования, образовательные программы основного общего или среднего общего образования, могут рассчитывать на получение "ученических" льгот только в случае их успешной учебы. Отметим, что ТК РФ не объясняет, кто считается успешно обучающимся. Поэтому критерии успешной учебы обычно устанавливают сами организации, осуществляющие образовательную деятельность, в то же время в общепринятом понимании под успешно осваивающим соответствующую образовательную программу студентом понимается лицо, не имеющее академической задолженности за предыдущий семестр и допущенное к сдаче экзаменов.

Отметим, что в соответствии со статьей 287 ТК РФ гарантии и компенсации лицам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются работникам только по основному месту работы. Следовательно, совместители, обучающиеся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, воспользоваться "ученическими" льготами не могут.

Итак, одной из "ученических" льгот, предоставляемой ТК РФ лицам, совмещающим работу с получением образования, является оплата проезда к месту учебы и обратно.

В соответствии со статьями 173 и 174 ТК РФ работникам, обучающимся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, расположенных в другой местности, организация обязана один раз в учебном году оплатить проезд к месту учебы и обратно. При этом трудовое право не ограничивает работодателя какими-то определенными видами транспорта, с помощью которых работник, совмещающий работу с получением образования, должен добираться до места нахождения своей образовательной организации.

Заметим, что данная льгота предоставляется только студентам-заочникам, к работникам, обучающимся на очной форме обучения, такая льгота не применяется по определению.

Объем льготы по проезду зависит от образовательной программы, которую осваивает работник.

Работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, стоимость проезда к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно оплачивается работодателем в полном размере. Тем же, кто осваивает имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по заочной форме обучения, работодатель оплачивает лишь 50 процентов стоимости проезда к месту нахождения образовательной организации и обратно.

Нужно сказать, что трудовое право позволяет работодателям в коллективном (трудовом) договоре предусматривать дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. В силу этого работодатель может предоставлять студентам образовательных организаций среднего звена компенсацию "проездных" расходов и в полном объеме.

Также право на оплачиваемый проезд во время учебного отпуска имеют работники, осваивающие программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения. Данным работникам на основании статьи 173.1 ТК РФ к дополнительному (учебному) отпуску добавляется время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно с сохранением среднего заработка. Указанный проезд оплачивает работодатель. Обратите внимание, что работодатель должен оплатить проезд от места работы до места обучения и обратно!

Чтобы возместить своему работнику расходы по проезду к месту учебы и обратно (от места работы до места обучения и обратно) работодатель должен иметь соответствующие документы, поскольку любой факт хозяйственной жизни организации, в том числе и выплата компенсации "проездных" расходов работнику, совмещающему работу с получением образования, должен иметь соответствующее документальное подтверждение. Такое требование к любой российской организации выдвигает бухгалтерское законодательство, а именно Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Работник должен представить в бухгалтерию компании следующие документы:

- справку-вызов по форме, утвержденной Приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 г. N 1368 "Об утверждении формы справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования";

- заявление на выплату компенсации расходов по проезду, написанное на имя руководителя компании по возвращении из учебного отпуска;

- проездные документы.

Если все требуемые документы предоставлены и не вызывают каких-либо претензий, то организация обязана компенсировать своему работнику проездные расходы, причем сумма выплаченной компенсации может быть учтена компанией и для целей налогообложения прибыли организаций.

Напомним, что организации - плательщики налога на прибыль налоговый учет ведут в соответствии с положениями главы 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ).

Пунктом 13 статьи 255 НК РФ определено, что расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно учитываются организацией в составе расходов на оплату труда при условии того, что "проездные" расходы работника-студента отвечают всем критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ, согласно которому налогооблагаемыми расходами для целей исчисления прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии:

- с законодательством Российской Федерации;

- в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.

Кроме того, в целях налогообложения прибыли организации могут подтверждать свои расходы и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

При этом в статье 252 НК РФ прямо указано, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Обратите внимание! Как следует из писем Минфина России от 31 августа 2012 г. N 03-03-06/1/454, от 12 марта 2008 г. N 03-03-06/1/169, в составе расходов на оплату труда учитываются расходы налогоплательщика на оплату проезда к месту учебы и обратно:

- при получении работником образования впервые;

- при получении образования работником, имеющим профессиональное образование, направленным для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным в письменной форме.

В письме от 25 апреля 2016 г. N 03-03-06/1/23694 Минфин России указал, что для целей налогообложения прибыли организаций учитываются расходы на оплату гарантий и компенсаций работникам на время учебных отпусков, которые предоставляются в рамках трудового законодательства.

Имейте в виду, что расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников учитываются организацией на основании пункта 3 статьи 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при этом применяется иной порядок подтверждения указанных расходов!

Отметим, что вопрос признания "проездных" расходов студентов для целей налогообложения никак не связан с получением образования по специальности, связанной с должностными обязанностями работника. Как сказано в письме Минфина России от 24 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/389, так как ТК РФ не содержит условия о том, что компенсация проезда должна быть связана с обучением работника по специальности, соответствующей трудовым обязанностям работника, то организация обязана компенсировать проезд студенту даже в том случае, если он учится на врача, а работает грузчиком.

Отдельно обращаем ваше внимание на то, что если фирма своему студенту-заочнику, осваивающему имеющую государственную аккредитацию образовательную программу среднего профессионального образования, компенсирует расходы по проезду в полном объеме, то для целей налогообложения она сможет учесть лишь 50% стоимости проезда.

В силу того что компенсация "проездных" расходов производится работнику, который как физическое лицо является налогоплательщиком НДФЛ, рассмотрим вопросы налогообложения оплаты проезда указанным налогом.

Напомним, что в статье 217 НК РФ перечислены доходы налогоплательщика НДФЛ, освобождаемые от налогообложения, и пунктом 3 названной статьи определено, что не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников.

Следовательно, оплата проездных расходов работника, совмещающего работу с получением образования, на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ не облагается налогом на доходы физических лиц. Аналогичные разъяснения на этот счет приведены и в письмах Минфина России от 20 мая 2016 г. N 03-04-05/29013, от 7 марта 2012 г. N 03-04-06/9-60, от 24 июля 2007 г. N 03-04-06-01/260.

Мы уже отметили, что организация для своих студентов, осваивающих имеющие государственные аккредитации образовательные программы среднего профессионального образования, может предусмотреть оплату проезда в полном объеме. В силу того что ТК РФ обязывает работодателя таким студентам производить возмещение лишь половины стоимости проезда, сумма превышения, выплаченная работнику, квалифицируется как доходы, полученные налогоплательщиком в натуральной форме. Следовательно, при выплате повышенного размера компенсации организация должна удержать налог с суммы превышения и перечислить его в бюджет.

Как известно, организация является плательщиком страховых взносов на обязательные виды социального страхования, порядок исчисления и уплаты которых на сегодняшний день регулируется нормами:

- главы 34 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - глава 34);

- Федерального закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ).

В соответствии с главой 34, пунктом 1 статьи 20.1 Закона N 125-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, признаются объектом обложения страховыми взносами.

При этом, как сказано в главе 34, пункте 2 статьи 20.1 Закона N 125-ФЗ, база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных главой 34, пунктом 1 статьи 20.1 Закона N 125-ФЗ, начисленных работодателем за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Закона N 212-ФЗ, в статье 20.2 Закона N 125-ФЗ.

Не подлежат обложению страховыми взносами компенсации, связанные с возмещением расходов на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников, если такие компенсации предусмотрены законодательством (статья 422 НК РФ, подпункт 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Не подлежат обложению страховыми взносами компенсации, связанные с возмещением расходов на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников, если такие компенсации предусмотрены законодательством (подпункт 2 пункта 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ, подпункт 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Таким образом, если речь идет о выплате компенсации, предусмотренной законодательством, то у организации при выплате "проездной" компенсации не возникает обязанности по начислению указанных взносов, о чем сказано в письме ФСС России от 17 ноября 2011 г. N 14-03-11/08-13985 "Об уплате взносов" и в письме Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. N 939-19.

Если же организация выплачивает работнику компенсацию, предусмотренную только своим коллективным (трудовым) договором, то сумму страховых взносов начислить придется.

То же самое касается и полной оплаты стоимости проезда для студентов, осваивающих имеющие государственные аккредитации образовательные программы среднего профессионального образования. Если организация принимает решение о полной компенсации проезда таким работникам, то сумма превышения включается в базу для начисления страховых взносов, поскольку ТК РФ определено, что работникам, осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно в размере 50 процентов стоимости проезда!

Теперь несколько слов о бухгалтерском учете "проездной" компенсации...

В бухгалтерском учете оплата стоимости проезда к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно, предусмотренная трудовым правом, является для организации расходом по обычным видам деятельности. На это указывает пункт 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99".

На основании Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной, как и сам План счетов, Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению", данные расходы отражаются организацией по дебету затратных счетов в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Пример. Работник организации Н.В. Андронова получает образование по имеющей государственную аккредитацию программе бакалавриата по заочной форме обучения в образовательной организации высшего образования, находящейся в другом городе. По окончании учебного отпуска для компенсации расходов по проезду Н.В. Андроновой были представлены в организацию проездные документы на сумму 4 000 руб., справка-вызов, а также заявление на компенсацию произведенных расходов на проезд.

В данном случае оплата проезда является обязанностью работодателя, поэтому расходы по проезду к месту нахождения образовательной организации и обратно были компенсированы в полном размере.

В бухгалтерском учете организации данные факты хозяйственной жизни отражены следующим образом:

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- 4 000 руб. - начислена компенсация стоимости проезда;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 50 "Касса"

- 4 000 руб. - выплачена компенсация.