Поскольку сам работник прежде всего заинтересован в возмещении вреда, причиненного его имуществу, на практике инициатива фиксирования нанесенного ущерба исходит от работника. Как правило, данный факт оформляется докладной запиской лица, которому нанесен ущерб, на имя руководителя организации. В такой записке указываются фамилия, имя, отчество работника, обстоятельства, при которых был причинен ущерб, дата и время события, а также перечень имущества.

При получении докладной записки работодатель должен составить акт о причинении вреда имуществу работника. Это не является обязанностью работодателя, однако данный документ позволит ему впоследствии четко понимать, когда и при каких условиях был причинен вред имуществу работника. Этот документ также необходим впоследствии для привлечения к материальной ответственности работника, по вине которого нанесен вред другому работнику (например, работника гардероба за то, что тот не обеспечил сохранность верхней одежды).