Должности гражданской службы в федеральных государственных органах могут быть учреждены федеральным законом или указом Президента РФ. Должности гражданской службы субъектов РФ учреждаются законами или иными нормативными правовыми актами соответствующих субъектов РФ.
На федеральном уровне сложилась практика учреждения должностей указами Президента РФ. Действующая структура должностей федеральной гражданской службы установлена Указом Президента РФ от 31.12.2005 N 1574. Должность гражданской службы определяет круг прав, обязанностей и ответственности замещающего ее гражданского служащего и заключает в себе часть функций и задач государственного органа.
В зависимости от специализации профессиональной деятельности, должностной иерархии, функционального предназначения устанавливаемых компетенций, объема полномочий и ответственности, квалификационных требований должности государственной гражданской службы подразделяются на категории и группы. Установлено четыре категории должностей гражданской службы (руководители, помощники (советники), специалисты, обеспечивающие специалисты) и пять групп должностей (младшая, старшая, ведущая, главная и высшая). Категории фактически отражают примерное или типовое содержание служебной деятельности.