В ходе каждого судебного заседания суда первой инстанции, а также при совершении вне судебного заседания отдельного процессуального действия составляется протокол (ст. 228 ГПК РФ). Он является одним из основных процессуальных документов и поэтому должен быть изложен полно, четко с точки зрения его прочтения, в той последовательности, в которой проводится судебное разбирательство (п. 17 Постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2008 N 13 "О применении норм Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации при рассмотрении и разрешении дел в суде первой инстанции").
Протокол судебного заседания должен быть составлен и подписан не позднее чем через три дня после окончания судебного заседания, протокол отдельного процессуального действия - не позднее чем на следующий день после дня его совершения (ч. 3 ст. 230 ГПК РФ). Лица, участвующие в деле, их представители вправе ознакомиться с протоколом и в течение пяти дней с даты его подписания подать в письменной форме замечания на протокол с указанием на допущенные в нем неточности и (или) на его неполноту (ст. 231 ГПК РФ). Однако возникает вопрос, каким образом стороны должны узнать о дате составления протокола, чтобы избежать пропуска срока ознакомления с протоколом и подачи на него замечаний. Если на 3 - 4-й день после судебного заседания дело не передано в канцелярию, стороне трудового спора рекомендуется подать через экспедицию суда заявление о дополнительном извещении о времени составления протокола и о возможности ознакомиться с ним. На копии заявления работник экспедиции должен поставить штамп. В заявлении следует указать, что на момент его представления, т.е. по истечении установленного законом срока, протокол судебного заседания еще не составлен. Наличие такого заявления будет служить основанием для восстановления срока подачи замечаний на протокол.
Замечания могут быть поданы как на весь протокол, так и на его отдельные части. Помимо указаний на ошибки, неточности и неполноту записей в протоколе, необходимо изложить формулировки правильных записей.
Особое внимание при составлении замечаний на протокол следует уделять показаниям свидетелей и выступлениям процессуального противника, так как от правильной записи их высказываний может зависеть дальнейшее развитие процесса, в том числе при кассационном обжаловании. Например, если ответчик в ходе судебного заседания указал, что с какими-то требованиями истца он согласен, а в протоколе такая запись отсутствует, в замечаниях необходимо это отметить. Данное высказывание ответчика фактически означает частичное признание иска, поэтому суд обязан отразить его в протоколе (ст. ст. 39, 68, 173 ГПК РФ).
Замечания на протокол рассматривает подписавший его судья в течение пяти дней с даты их подачи (ст. 232 ГПК РФ). В случае согласия с замечаниями он удостоверяет их правильность, а при несогласии с ними выносит мотивированное определение об их полном или частичном отклонении. Судья накладывает на замечания резолюцию "Удостоверяю" и указывает дату их рассмотрения. При этом отдельного определения не выносится.
Замечания приобщаются к делу в любом случае.