К личному делу гражданского служащего приобщаются (п. 16 Положения):
- письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы;
- собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;
- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
- копии паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученого звания (если таковые имеются);
- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
- копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
- экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
- копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
- аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
- экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;
- копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина (квалификационного разряда, дипломатического ранга);
- копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв (об исключении его из кадрового резерва);
- копии решений о поощрении и наложении дисциплинарного взыскания на государственного гражданского служащего до его снятия или отмены;
- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности;
- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу и ее прохождению;
- справка о результатах проверки достоверности и полноты представляемых сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;
- письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. К личному делу прилагается опись этих документов. Учетные данные хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования (п. 18 Положения).
Локальными нормативными правовыми актами государственных органов устанавливается список должностей государственных гражданских служащих, уполномоченных на обработку персональных данных и несущих в соответствии с законодательством РФ ответственность за нарушение режима защиты этих персональных данных. Защита персональных данных гражданских служащих от неправомерного использования или утраты обеспечивается за счет средств государственных органов в порядке, установленном Законом N 79-ФЗ, Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ, Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами РФ.