Выдача наличных денег работнику под отчет регулируется п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание). В частности, работнику может выдаваться денежный аванс на командировочные расходы или на расходы, связанные с переводом на работу в другую местность.

Работник обязан предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу (абз. 2 п. 6.3 Указания).

Авансовый отчет составляется по форме N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Работодатель самостоятельно определяет срок, на который выдает работнику деньги под отчет. Этот срок может быть установлен локальными нормативными актами работодателя, приказами и распоряжениями руководителя организации.

Если работник не вернул в установленный срок неизрасходованную сумму аванса, выданного в связи с командировкой или переводом на работу в другую местность, работодатель может удержать ее из зарплаты работника при следующих условиях (абз. 3 ч. 2, ч. 3 ст. 137 ТК РФ):

- со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, не прошел один месяц;

- работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Для того чтобы удержать неизрасходованную сумму аванса, работодателю нужно:

1) получить письменное согласие работника на удержание из его зарплаты суммы неизрасходованного и невозвращенного аванса. Форма согласия трудовым законодательством не установлена. Рекомендуем направить работнику уведомление об удержании с просьбой выразить согласие на удержание соответствующей суммы;

2) издать приказ об удержании.