Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер). Перед его составлением необходимо определить общую структуру организации для дальнейшего распределения людских и материальных ресурсов в зависимости от направления деятельности и тех целей, для которых создана организация.

В некоторых организациях принято в первую очередь описывать структуру организации без указания заработных плат и конкретного количества штатных единиц в виде таблицы, в которой указываются все предполагаемые подразделения и их подчиненность и на основе которой составляется само штатное расписание.

Однако структура предприятия не является обязательным документом и может рассматриваться только в качестве вспомогательного.

См. образец заполнения структуры организации.

Форма штатного расписания предусматривает указание должностей, профессий и (или) специальностей.

В трудовом договоре с работником указывается его трудовая функция, т.е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работнику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, абз. 4 и 5 письма Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1).

Вопрос о том, каким образом следует отражать конкретный вид работы в штатном расписании, если трудовая функция определяется в соответствии с ним, а не с должностью, законодательно не урегулирован. Однако, если не указывать вид работы в штатном расписании, то это может повлечь риски работодателя в части, касающейся подтверждения сокращения штата или численности работников.

Для указания в штатном расписании конкретного вида работы можно руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20) (далее - Порядок применения унифицированных форм). В соответствии с данным Порядком применения унифицированных форм работодатель должен издать приказ (распоряжение), в котором указываются дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму N Т-3.

См. образец заполнения приказа.

Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого документа - определение структуры, штатной численности и размера заработной платы. Факт назначения на должность, определенную штатным расписанием, может отражать штатная расстановка.