В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

- наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами. Если существует сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного или за ним;

- код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем можно уточнить у главного бухгалтера или из информационного письма органа государственной статистики;

- "Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

- дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

- в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

- в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате. Это происходит в следующем порядке:

- графа 1 "Наименование структурного подразделения". В п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" дано определение структурных подразделений, к которым отнесены филиалы, представительства, отделы, цеха и др. Правила, определяющие порядок внесения наименований структурных подразделений в штатное расписание, не установлены. Заполнение этой графы обычно начинается с указания подразделений, включающих руководство (например, "Дирекция" или "Администрация"), и далее в порядке подчинения. Обращаем внимание, что в некоторых случаях наименование подразделения влияет на предоставление льгот (дополнительный отпуск, выход на пенсию), поэтому, если на предприятии существуют вредные факторы или штатное расписание составляется в учреждениях здравоохранения, при разработке наименования необходимо руководствоваться отраслевыми классификаторами вредных производств;

- графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации. Например, подразделению "Правовой департамент" присвоен код "02", в его состав входят "Юридическое управление" и "Управление по оформлению договоров", которым соответственно присваиваются коды "02.1" и "02.2". Если в состав управления входят отделы, то коды будут "02.1.1", "02.1.2" и т.д.;

- графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), то наименование должности, профессии присваивает сам работодатель.

Как правило, здесь применяется разделение по виду трудовой деятельности, т.е. должность предусматривается для персонала, который занимается в первую очередь умственным трудом (управление, сбор, анализ, обработка информации), а понятие "профессия" относится к работникам, занятым преимущественно производственным процессом, физическим трудом (монтажники, строители). Должности указываются в именительном падеже без сокращений (например, заместитель начальника отдела, заведующий кафедрой).

Если законом установлены льготы и (или) ограничения в отношении работы в определенной должности (осуществления определенного вида работ), то при разработке наименований должностей организации нужно использовать следующие документы:

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367);

- Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ - 08) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2020-ст);

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37);

- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;

- профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Следует иметь в виду, что Трудовым кодексом РФ предусмотрено указывать в трудовых договорах не только должности, но и конкретный вид поручаемой работы. В таком случае можно дополнить унифицированную форму N Т-3. Подробнее об этом см. "Как составляется штатное расписание" настоящего материала;

- в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных (абз. 2 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Например, при необходимости приема на работу по совместительству сотрудника на должность юрисконсульта в графе 4 штатного расписания можно указать не "1", а "0,5". Работодатель также вправе заранее предусмотреть вакантные должности, которые не будут заняты сразу после утверждения штатного расписания. Это позволит в дальнейшем принимать работников, не внося в расписание изменений. Однако в таком случае работодатель должен ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации");

- в графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях (например, 25 000), либо проценты или коэффициенты (абз. 3 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Данные о тарифной ставке или окладе не включают компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты, так как для них предусмотрены иные графы.

Отражение сведений в этой графе имеет свои особенности. Так, у некоторых работников, работающих по сдельной системе оплаты труда, невозможно определить точный размер оклада, поскольку он у них зависит от итогов выполненной работы. В этом случае в графе 10 "Примечание" целесообразно указать следующее: "Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда". Далее желательно привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

Основываясь на положениях абз. 6 ч. 2 ст. 22 и ст. 132 ТК РФ, Роструд придерживается мнения, что в штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда. Это следует из абз. 6 - 9 письма Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1.

В то же время в некоторых случаях суды могут признать правомерным установление работникам, замещающим одноименные должности, различных должностных окладов, если посчитают разницу обоснованной. Например, такое решение может быть принято в ситуации, когда у одного из работников, замещающего одноименную с другими должность, круг обязанностей шире и ответственность выше, что подтверждается должностной инструкцией (см., например, Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 22.07.2013 по делу N 33-6699, Апелляционное определение Пензенского областного суда от 17.07.2012 по делу N 33-1679);

- графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени. Одни надбавки установлены на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера), а другие - самим работодателем с установлением порядка их выплат в локальном нормативном акте (например, за знание иностранного языка).

Если надбавка, предусмотренная для работников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, начисляется на заработную плату, а не на оклад, то ее размер указать в этой графе невозможно. В этом случае необходимо сделать в графе 10 ссылку на нормативный акт, которым предусмотрена данная выплата, что позволит ее учесть и правильно рассчитать.

Когда величина надбавки в процентах меняется, например, в зависимости от стажа, то возможно не указывать ее в штатном расписании, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий надбавку, что позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении.

Если в организации предусмотрены различные системы оплаты труда, то работодатель может отразить это в штатном расписании, дополнив его форму недостающими графами;

- графу 9 "Всего в месяц" возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

- графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Ситуация из практики. Можно ли ввести в действующее штатное расписание должности, которые не содержатся в квалификационных справочниках (например, "мерчандайзер" и "промоутер")?

В настоящее время существует правило, установленное ст. 57 ТК РФ, об обязательном соответствии наименования должностей, профессий и специальностей квалификационным справочникам, если выполняемая работа связана с предоставлением компенсаций и льгот либо с наличием ограничений. В остальных случаях работодатель вправе давать те названия, которые считает нужными. Но перед вводом новых наименований должностей в штатное расписание необходимо уточнить, не являются ли квалификационные характеристики вводимой должности аналогичными тем должностям или видам работ, которые указаны в справочниках и по которым предоставляются, например, пенсионные льготы или дополнительные отпуска.

Ситуация из практики. Как заполняется штатное расписание в отношении работников, которым оплата труда установлена по часовой тарифной ставке?

Штатное расписание в отношении таких работников заполняется по общим правилам в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Имеется отличие в заполнении граф 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." и 9 "Всего в месяц, руб." унифицированной формы N Т-3.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации в графе 5 месячная зарплата работника по тарифной ставке (окладу) проставляется в рублях. Поскольку заработная плата работников, которым установлена оплата труда по часовой тарифной ставке, зависит от количества отработанного времени, фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Поэтому корректно заполнить штатное расписание в отношении таких работников не представляется возможным.

В данной ситуации рекомендуем графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." и графу 9 "Всего в месяц, руб." не заполнять, а в графе 10 "Примечания" указать: "Оплата по часовой тарифной ставке" и дать ссылку на внутренний документ, который регулирует размер оплаты труда (например, положение об оплате труда работников организации).

См. образец заполнения штатного расписания.

Ситуация из практики. Можно ли в штатном расписании отразить величину районного коэффициента в рублях?

Унифицированная форма N Т-3 "Штатное расписание" заполняется согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами работодателя.

В графах 6 - 8 "Надбавки" отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (северные надбавки, надбавки за ученую степень и др.), а также введенные по усмотрению организации (например, надбавки, связанные с режимом или условиями труда).

Если графы 5 - 9 невозможно заполнить в рублевом исчислении в связи с применением в организации иных систем оплаты труда (бестарифной, смешанной и др.), они заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и т.п.).

Учитывая изложенное, рекомендуем заполнить штатное расписание следующим образом:

- в графе 5 указывается тарифная ставка или оклад без учета районного коэффициента (например, 15 000);

- в одной из граф "Надбавки" проставляются проценты без высчитывания конкретной суммы в рублях;

- в графе 9 ставится прочерк;

- в графе 10 дается ссылка на локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда (например, на положение об оплате труда от 15.09.2010 N 17-од).

Такое заполнение штатного расписания позволяет отразить основные виды выплат и их размеры, а также избежать неправильного расчета заработной платы работника.

Данный риск возникает в том случае, если система оплаты труда согласно ч. 2 ст. 135 ТК РФ предусматривает выплату не только оклада и районного коэффициента, но и премий. Размеры премий не указываются в штатном расписании, поскольку зависят в основном от качества труда работника. Следовательно, работодатель не может изначально правильно рассчитать в денежном исчислении районный коэффициент, начисляемый на основании ст. 315 ТК РФ на заработную плату, частью которой являются премии.