Некоторые организации (как правило, с большой численностью работников) составляют проекты штатных расписаний по структурным подразделениям. В таком случае руководитель структурного подразделения представляет проект штатного расписания по своему подразделению лицу, ответственному за составление штатного расписания организации. Помимо разработки проектов возможно ведение переписки по вопросам включения той или иной должности в структуру подразделения и пр.

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) для таких документов установлены следующие сроки хранения:

- для проектов штатных расписаний - 5 лет (ст. 72);

- для переписки по разработке и изменению штатных расписаний - 3 года (ст. 73).