Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ), при проведении проверок вправе затребовать штатное расписание. Такой вывод следует из пп. 6.3 п. 6 Положения о Федеральной службе по труду и занятости (утв. Постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 N 324) и п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам (утв. Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81).

При проведении документальных проверок территориальные органы Пенсионного фонда РФ также могут запросить штатное расписание (Приложение N 1 к Методическим рекомендациям по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования (утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 N 11п)).

Помимо перечисленных органов налоговые инспекции при проверке вправе истребовать документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). К таким документам относится в том числе и штатное расписание. Это следует из письма Минфина России от 09.10.2012 N 03-02-07/1-246.

Документы, указанные в запросе для проведения проверки, в том числе и штатное расписание, изменения к нему, представляются в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и подписью уполномоченного лица. Такой вывод следует из содержания п. 6 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". Если копия документа занимает более одного листа, то все листы необходимо прошить, пронумеровать и заверить с оборотной стороны последнего листа подписью уполномоченного лица и печатью (при ее наличии) работодателя.

Помимо иных документов (приказа об увольнении, уведомления о сокращении) штатное расписание может быть запрошено, например, в случае обращения бывшего работника по вопросу нарушения его прав при увольнении в связи с сокращением штата или численности. В данной ситуации штатное расписание и изменения к нему или новое штатное расписание служит доказательством фактического сокращения, т.е. документом, подтверждающим изменения в структуре организации (предприятия).