По общему правилу основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, заключенный между работником и работодателем в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ч. 1 ст. 16 ТК РФ). Однако если трудовой договор не был надлежащим образом оформлен, а работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя, уполномоченного допускать лиц к работе), то трудовые отношения возникают на основании фактического допущения к работе (ч. 3 ст. 16 ТК РФ). В этом случае трудовой договор, не оформленный письменно, считается заключенным и вступает в силу со дня фактического допущения работника к работе. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 61, ч. 2 ст. 67 ТК РФ.

В том случае, если лицо допущено к работе работником, не имеющим на это полномочий, а работодатель (его представитель, уполномоченный на допуск к работе) отказывается заключить трудовой договор с данным лицом, отработанное им время (выполненная работа) должно быть оплачено (ч. 1 ст. 67.1 ТК РФ). Работник, который допустил лицо к работе, не имея на это полномочий, привлекается к ответственности, в том числе материальной (ч. 2 ст. 67.1 ТК РФ).

Трудовое законодательство не содержит норм, предусматривающих оформление фактического допуска работника к работе. Работодатель вправе самостоятельно определить порядок такой процедуры, но во избежание вопросов со стороны проверяющих органов рекомендуется закрепить этот порядок письменно. Представляется, что для фактического допуска работника к работе необходимо составить докладную записку и издать соответствующий приказ. Унифицированной формы для таких документов законом не предусмотрено, поэтому работодатель может составить их произвольно.

Докладная записка составляется на имя руководителя организации или иное уполномоченное лицо непосредственным руководителем работника или специалистом кадровой службы. В ней следует указать причины, по которым необходимо фактически допустить работника к работе, и дату его выхода на работу.

См. образец составления докладной записки.

Приказ о фактическом допуске к работе составляется в свободной текстовой форме. В приказе необходимо указать дату, с которой работник допускается к работе. В качестве основания для издания приказа указываются реквизиты докладной записки. С приказом необходимо ознакомить работника под подпись.

См. образец составления приказа.

После оформления процедуры допуска работодатель может фактически допустить работника к работе, если соблюдены следующие условия:

- прохождение работником обязательного медицинского осмотра (в предусмотренных законом случаях). Подробнее об этом см. п. п. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7;

- предъявление лицом, допускаемым к работе, всех необходимых документов. Подробнее об этом см. п. п. 1, 2, 5;

- ознакомление лица, допускаемого к работе, с локальными нормативными актами работодателя. Подробнее об этом см. п. п. 1, 2, 3;

- закрепление условия об испытании в виде дополнительного соглашения, если стороны договорились о таком испытании. Это следует из ч. 2 ст. 70 ТК РФ.

См. образец составления соглашения;

- прохождение вводного инструктажа по охране труда и первичного инструктажа на рабочем месте (в определенных случаях). Это следует из абз. 8 ч. 2 ст. 212, абз. 4 ст. 214, ч. 2 ст. 225 ТК РФ.

После оформления допуска к работе с работником заключается трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). При этом оформление трудового договора производится текущей датой, а дата начала работы должна соответствовать дате фактического начала работы.

Отсутствие заключенного трудового договора по истечении трехдневного срока является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность в соответствии с ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ.