Личная карточка работника является документом, необходимым при ведении кадрового учета. Ее форма (N Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
См. образец заполнения личной карточки работника.

По мнению Роструда негосударственные организации вправе самостоятельно разработать форму личной карточки в силу ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ). При этом такой первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).
Однако указанная позиция Роструда небесспорна по следующим основаниям:
- во-первых, унифицированная форма N Т-2 утверждена в целях реализации требований Трудового кодекса РФ (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Кроме того, ведение личной карточки работника по форме N Т-2 (разд. II) для осуществления воинского учета предусмотрено п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ). Согласно же разъяснениям Минфина России первичные учетные документы, принятые в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (Информация N ПЗ-10/2012).
Следует иметь в виду, что полнота сведений, содержащихся в личных карточках работников (форма N Т-2), является одним из показателей оценки качества ведения организациями воинского учета при осуществлении проверок военными комиссариатами и органами местного самоуправления (пп. "б" п. 4 Приложения N 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации, утвержденной Приказом Министра обороны РФ от 18.07.2014 N 495);
- во-вторых, руководствоваться исключительно требованиями ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ недостаточно, поскольку трудовым законодательством в отношении информации, которую нужно отражать в такой карточке, предусмотрены определенные требования. В частности, в карточке необходимо повторять внесенные работодателем в трудовую книжку работника записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Если при разработке формы работодателем не будут учтены требования трудового законодательства, это может повлечь претензии со стороны проверяющих органов.
Отметим, что требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, не в полной мере применимы к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Например, ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ допускается возможность составления первичного учетного документа в электронном виде. Вести личную карточку работника в электронном виде недопустимо в силу п. 12 указанных Правил, поскольку с записями в ней работника нужно знакомить под подпись.
Таким образом, в настоящее время организациям целесообразнее использовать унифицированную форму N Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Ее применение можно утвердить приложением к учетной политике или отдельным приказом руководителя организации.
При заполнении личной карточки используются шесть различных классификаторов, каждый из которых кодирует определенную информацию.