Запись о приеме на работу вносится в раздел "Сведения о работе" на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, изданного в соответствии с ч. 1 ст. 68 ТК РФ. Такой вывод следует из абз. 3 п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Записи в трудовые книжки работников вносит либо работодатель, либо лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Сведения о приеме на работу вносятся в следующем порядке (разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является.

2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (абз. 2 п. 3.1). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию.

3. В графе 2 отражается дата приема на работу. Она пишется арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными. Это следует из совокупности положений абз. 2 п. 3.1 и абз. 1 п. 1.1. Например, если работник принят на работу 8 октября 2015 г., в трудовой книжке делается запись: "08.10.2015".

4. В графу 3 вносятся записи (абз. 3 п. 3.1):

- о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор;

- о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации.

5. В графе 4 проставляются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу (абз. 3 п. 3.1). Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1).