Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной. Это требование распространяется на работодателей - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Исключение составляют работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые. Такие выводы следуют из положений ч. 3 ст. 66, ст. 309 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, - государственный язык РФ, то есть русский. Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно. Эти выводы следуют из совокупности положений п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ч. 1 ст. 68 Конституции РФ, ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 01.06.2005 N 53-ФЗ.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись. Данные выводы следуют из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Подробнее о применении унифицированной формы N Т-2 см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Личная карточка работника".

Трудовые книжки заполняются в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РФ (в частности, ст. 66, ч. 5 ст. 84.1), Правилами ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Отметим, что вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Это следует из абз. 1 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Связанные вопросы

Сведения, вносимые в трудовые книжки

Как оформляется вкладыш в трудовую книжку

Запись о работе по совместительству может быть внесена только по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для внесения таких сведений необходимо:

- желание работника (законом не установлена форма волеизъявления - письменная или устная);

- представление документа, подтверждающего работу по совместительству.

Как внести в трудовую книжку запись о совместительстве

В случае увольнения работника запись в трудовой книжке об основании и о причине прекращения трудового договора должна точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ или иного федерального закона со ссылкой на статью, часть, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 14 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Как внести в трудовую книжку запись об увольнении

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при ее наличии), а также подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в абз. 1 п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Такой вывод следует из положений абз. 1 п. 35 названных Правил и абз. 2 Разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (утв. Приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н; далее - Разъяснение к Правилам ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка заполнялась на двух языках (государственном языке РФ и государственном языке республики в составе РФ), заверяются оба текста (абз. 2 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Нужно ли работодателям - ООО или АО - ставить печать в трудовых книжках работников?

Надлежащим образом заполненную трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику в день прекращения трудового договора (по общему правилу - в последний день работы). Такой вывод следует из положений ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ, абз. 3 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Подробнее об этом, а также о других случаях выдачи работнику трудовой книжки см. Как выдать трудовую книжку.

Если трудовая книжка (вкладыш в нее) оформлена работнику на бланке, приобретенном работодателем, то по общему правилу при ее выдаче работодатель взимает с работника плату в размере затрат на приобретение соответствующего бланка. Это следует из п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Указанная плата не взимается, если работодателю пришлось оформить работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) в следующих ситуациях (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

- при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств) (абз. 1 п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

- при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Исправление и изменение записей в трудовой книжке осуществляется в соответствии с п. п. 26 - 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 1 - 3 п. 1.2, п. п. 2.3, 2.4, абз. 4 п. 3.1, п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.