Сведения о работнике вносятся в его трудовую книжку в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Информация о работнике вносится в его трудовую книжку при оформлении титульного листа, который заполняется в случаях:

- оформления трудовой книжки при заключении трудового договора впервые;

- оформления новой трудовой книжки, если на работу принимается работник, который ее утерял, либо книжка была испорчена и пр.;

- оформления дубликата трудовой книжки;

- оформления вкладыша в трудовую книжку.

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Заполнение и выдача дубликата трудовой книжки производится работодателем не позднее 15 дней со дня обращения работника, а вкладыш оформляется по мере необходимости, если не осталось свободных листов в соответствующем разделе ("Сведения о работе", "Сведения о награждении, поощрении") или на внутренней стороне обложки не осталось свободного места. Подробнее об этом см. раздел "Как оформить дубликат трудовой книжки", "Как оформляется вкладыш в трудовую книжку" настоящего материала.

Сведения о работнике в трудовую книжку вносятся без сокращений на основании документов, предоставляемых при заключении трудового договора (паспорта или иного документа, удостоверяющего личность), документов об образовании (диплома, аттестата). Это следует из п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Вместо документа об образовании работодателю может быть представлена справка об обучении или о периоде обучения, которая выдается организацией, осуществляющей образовательную деятельность (ч. 12 ст. 60 Закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ).

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки после указания даты ее заполнения работник своей подписью подтверждает правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) подписывает также лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Затем ставится печать организации или кадровой службы (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Данные выводы следуют из п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, абз. 2 Разъяснения к Правилам ведения и хранения трудовых книжек.

Нужно ли работодателям - ООО или АО - ставить печать в трудовых книжках работников?

Согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек даты во всех разделах трудовой книжки проставляются арабскими цифрами. Однако в связи со сложившейся практикой оформления документов дата заполнения трудовой книжки записывается смешанным буквенно-цифровым способом, поскольку в этой графе место для проставления числа обозначено кавычками и сокращенно указан год. Такое противоречие не урегулировано нормативно-правовыми актами, и работодатель не несет рисков при заполнении указанной графы одним из данных способов.