С учетом абз. 2 Разъяснения к Правилам ведения и хранения трудовых книжек ставить в трудовой книжке (вкладыше в нее) печать нужно при ее наличии.

Если печать есть, ее необходимо использовать в установленном порядке в следующих случаях.

1. Оформление титульного листа (первой страницы) трудовой книжки и вкладыша в нее. Печать организации (кадровой службы), в которой впервые заполнялся этот документ, ставится после того, как титульный лист (первая страница) заполнен и сведения заверены подписями работника и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Это следует из п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Аналогичные требования учитываются при заполнении титульного листа (первой страницы) вкладыша в трудовую книжку, что следует из абз. 1 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

2. Внесение изменений в сведения о работнике, содержащиеся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки или вкладыша в нее. На внутренней стороне обложки трудовой книжки (вкладыша в нее) указывается информация о документах, на основании которых сделаны соответствующие изменения на первой странице (титульном листе). Данная информация заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, а также печатью организации (кадровой службы). Эти выводы следуют из п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, абз. 1 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

3. Оформление трудовой книжки (вкладыша в нее) при увольнении работника. Все записи, внесенные в трудовую книжку работника (вкладыш в нее) за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (кроме случаев, указанных в п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Это следует из абз. 1 п. 35, абз. 1 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Согласно письмам Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1 и от 22.11.2012 N 1450-6-1 записи, которые внесены при оформлении указанных документов в связи с увольнением работника, можно заверить не только печатью работодателя, но и печатью кадровой службы, а также любой другой печатью, содержащей сведения о наименовании и месте нахождения работодателя. По мнению ведомства, это формально позволит подтвердить факт работы у данного работодателя и не нарушит права работника.

Нужно ли работодателям - ООО или АО - ставить печать в трудовых книжках работников?

Ответ: Нужно, если печать есть.

Обоснование: ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать. Обязанность указанных обществ использовать печать может устанавливаться только в федеральном законе. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. Данные выводы следуют из положений п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ, абз. 1 Разъяснения к Правилам ведения и хранения трудовых книжек.

Требования использовать печать для заверения записей в трудовой книжке в федеральных законах не содержится. В связи с этим ООО и АО в установленных случаях должны ставить в трудовой книжке печать при ее наличии (абз. 2 Разъяснения к Правилам ведения и хранения трудовых книжек).