Инициатива предоставления отпуска без сохранения заработной платы (подача заявления) должна исходить от работника (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Работодатель по закону не может отправить работника в такой отпуск из-за уменьшения объема работ или финансовых трудностей в организации.

При оформлении отпуска без сохранения заработной платы рекомендуем соблюдать следующую процедуру.

1. Получите от работника заявление на отпуск (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Убедитесь, что в нем указаны:

- причины (основания) предоставления отпуска без сохранения заработной платы;

- планируемые даты отпуска.

См. образец составления заявления.

Если работодатель сочтет указанные в заявлении причины неуважительными, он вправе отказать работнику в отпуске. Исключение составляют случаи, когда отказ в предоставлении отпуска недопустим в силу ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Согласие (несогласие) с заявлением работодатель может выразить, сделав соответствующую запись на заявлении, например "не возражаю", "согласовано".

2. Издайте приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

Для этого применяется унифицированная форма N Т-6 или N Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В разд. "Б" формы N Т-6 необходимо указать: "отпуск без сохранения заработной платы", а также отразить количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.

Если отпуск без сохранения заработной платы оформляется вместе с ежегодным основным оплачиваемым отпуском, то необходимо также заполнить разд. "А" формы N Т-6.

В разд. "В" формы N Т-6 следует указать общее количество дней отпуска и его даты (независимо от того, заполнен ли разд. "А").

Приказ подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо (ч. 4 ст. 20 ТК РФ). Работника необходимо ознакомить с приказом под подпись, которая подтверждает, что он осведомлен об условиях предоставления ему отпуска.

Обращаем внимание на то, что дистанционному работнику можно оформить отпуск без сохранения заработной платы путем обмена электронными документами (заявление, приказ) с усиленными квалифицированными электронными подписями. Это следует из совокупности норм ч. 4, 5 ст. 312.1 ТК РФ, ст. ст. 5, 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

См. образец заполнения приказа.

Важно! Отпуск без сохранения заработной платы не оплачивается, поэтому составлять записку-расчет (форма N Т-60) не нужно, она применяется только для расчета выплат (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

3. Оформите личную карточку работника (форма N Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Информацию об отпуске без сохранения заработной платы отражают в разд. VIII. В соответствующих графах следует указать:

1) вид отпуска - "без сохранения заработной платы";

2) количество календарных дней отпуска;

3) даты начала и окончания отпуска;

4) основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).

Работника с внесенной в личную карточку записью знакомить не требуется.