Записка-расчет необходима для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска и составляется заранее, поскольку отпускные должны быть выплачены работнику за три дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Для составления записки-расчета работодатель может воспользоваться унифицированной формой N Т-60 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). На первом листе указываются номер и дата составления записки-расчета, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск.

Комментарий об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов

Раздел "А" заполняется, если дополнительный отпуск предоставляется вместе с основным.

В разделе "Б" формы N Т-60, кроме названных сведений, указывается код отпуска и основание его предоставления, т.е. реквизиты соответствующего приказа.

В разделе "В" следует отразить общее количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.

Первую страницу подписывает работник кадровой службы, при этом указывается должность и приводится расшифровка подписи.

Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период.

В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Второй лист записки-расчета подписывается бухгалтером, при этом необходима расшифровка подписи.