Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Подробнее об этом см.: График отпусков.

Шаг 1. Как уведомить работника о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Не позднее чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Поскольку законом не установлены требования к порядку и форме извещения, на практике применяются следующие способы:

- в форму N Т-7 вносят изменения, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска;

- работодатель ведет журнал извещения работников о датах начала отпусков;

- работнику каждый раз перед началом отпуска направляют уведомление, с которым он должен ознакомиться под подпись. Унифицированной формы уведомления нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Аналогичное мнение выражено в Письме Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1.

Обращаем внимание на то, что дистанционного работника можно уведомить о начале отпуска и получить от него подтверждение об уведомлении путем обмена электронными документами с усиленными квалифицированными электронными подписями обеих сторон. Это следует из совокупности норм ч. 4, 5 ст. 312.1 ТК РФ, ст. ст. 5, 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

См. Образец уведомления работника о начале отпуска.

Шаг 2. Как оформить приказ о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска и составить записку-расчет

Приказ о предоставлении отпуска издается по унифицированной форме N Т-6 или N Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). На практике форма N Т-6 применяется для оформления отпуска одного работника, а при оформлении отпуска нескольким работникам - форма N Т-6а.

В приказе следует указать номер и дату его составления, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск. Периодом работы является рабочий год.

Например, работник устроился на работу 5 мая 2015 г. С 3 августа ему был досрочно предоставлен отпуск продолжительностью 14 календарных дней. В приказе следует отразить, что данный отпуск предоставляется работнику за период работы с 5 мая 2015 г. по 4 мая 2016 г.

В разд. "А" формы N Т-6 (графах 5, 9, 10, 11 формы N Т-6а) следует указать количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.

В разд. "В" формы N Т-6 указывается общая продолжительность отпуска.

Если основной отпуск предоставляется без дополнительного, то оформлять разд. "Б" (графы 6, 9, 10, 11 формы N Т-6а) не нужно.

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. С приказом работника необходимо ознакомить под подпись. Если работник отказывается ставить свою подпись, то работодателю следует подготовить соответствующий акт.

Дистанционного работника можно ознакомить с приказом путем обмена с ним электронными документами с цифровыми подписями обеих сторон (ч. 4, 5 ст. 312.1 ТК РФ, ст. ст. 5, 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Как оформить приказ о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска, если в текущем году работник решил воспользоваться отпусками за предыдущие годы?

Если в текущем году работник решил воспользоваться неиспользованными отпусками за предыдущие годы, то в приказе о предоставлении отпуска можно указать все периоды, за которые он предоставляется. Поскольку унифицированными формами N Т-6 и N Т-6а не предусмотрено перечисление нескольких периодов, работодатель может внести в данные формы дополнительные реквизиты, издав соответствующий приказ (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации").

См. Приказ о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска работнику за несколько периодов. Образец заполнения унифицированной формы N Т-6.

См. Приказ о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Образец заполнения унифицированной формы N Т-6.

См. Приказ о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска нескольким работникам. Образец заполнения унифицированной формы N Т-6а.

См. Образец акта об отказе от ознакомления под подпись с приказом о предоставлении отпуска.

Как заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска?

Записка-расчет необходима для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска и составляется заранее, поскольку отпускные должны быть выплачены работнику за три дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Она оформляется по унифицированной форме N Т-60 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

На первом листе указываются номер и дата составления записки-расчета, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск.

В разд. "А" следует отразить количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится. Первую страницу подписывает работник кадровой службы, при этом должна быть указана его должность, а также иметься расшифровка подписи.

Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате.

Расчет и выплата отпускных

В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Второй лист записки-расчета подписывается бухгалтером (с расшифровкой подписи).

См. Записка-расчет о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска работнику. Образец заполнения унифицированной формы N Т-60.

См. Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях. Образец заполнения формы N 0504425 (для бюджетного учреждения).

Шаг 3. Как рассчитать и выплатить отпускные

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В то же время в названной статье не определено, какие дни учитываются при расчете - календарные или рабочие. Роструд в Письме от 30.07.2014 N 1693-6-1 указал, что срок для оплаты отпускных исчисляется в календарных днях.

По мнению Роструда, при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска производится накануне этого дня или в более ранний срок (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Например, если отпуск предоставляется работнику с 24.08.2016, отпускные выплачиваются не позднее 19.08.2016 (пример приведен для пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями, также учтена позиция Роструда, изложенная в Письме от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Что необходимо учитывать работодателю при несвоевременной выплате отпускных?

Выплата отпускных позднее установленного ч. 9 ст. 136 ТК РФ срока может являться основанием для привлечения работодателя, в частности, к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, а в случае повторного аналогичного нарушения - по ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ.

Обращаем внимание на то, что отсутствие вины работодателя в нарушении срока выплаты отпускных (например, работник попросил предоставить внеплановый отпуск за день до его начала) не освобождает его от указанной ответственности, поскольку исключений из правил, предусмотренных ч. 9 ст. 136 ТК РФ, нет. Это разъяснил Минтруд России в Письме от 26.08.2015 N 14-2/В-644.

Если избежать ситуации с несвоевременной выплатой отпускных не удалось, то независимо от наличия вины работодателя их необходимо выплатить с учетом процентов (денежной компенсации) в соответствии со ст. 236 ТК РФ.

См. дополнительно:

- материальная ответственность работодателя за несвоевременную выплату заработной платы (в том числе отпускных).

На время ежегодного отпуска за работником сохраняется средний заработок. Это следует из ст. 114 ТК РФ. Чтобы рассчитать средний заработок, необходимо средний дневной заработок работника умножить на количество дней (календарных или рабочих) ежегодного основного оплачиваемого отпуска (абз. 4 п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение)).

Например, работнику предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Средний дневной заработок составил 1 800,00 руб. Следовательно, сумма отпускных, которая должна быть выплачена за весь период отпуска, - 25 200,00 руб. (1 800,00 руб. x 14).

Как определить базу для расчета отпускных

Виды выплат, которые учитываются при определении среднего заработка для расчета отпускных, перечислены в пп. "а" - "о" п. 2 Положения. К ним относятся все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников выплат. Это следует из ч. 2 ст. 139 ТК РФ, абз. 1 п. 2 Положения.

Минтруд России в Письме от 15.10.2015 N 14-1/В-847 разъясняет, в частности, как при расчете среднего заработка учитывать премии по показателям эффективности деятельности работника, а также ежеквартальные премии.

Отметим, что в базу для расчета отпускных не включаются выплаты, предусмотренные п. 3 Положения.

Согласно данной норме при расчете не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда и т.п.), т.е. выплаты, которые не соответствуют понятию заработной платы, содержащемуся в ч. 1 ст. 129 ТК РФ (Письмо Минтруда России от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105). При этом, по мнению Минтруда России, к выплатам социального характера относятся и доплаты между средней заработной платой и пособием по временной нетрудоспособности (Письмо Минтруда России от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105).

Помимо выплат, перечисленных в п. 3 Положения, в базу для расчета отпускных не включаются суммы выплат за периоды, указанные в п. 5 Положения.

С учетом пп. "а" п. 5 Положения к таким выплатам относится, например, средний заработок, выплаченный работнику за дни ежегодного отпуска, поскольку эти дни исключаются из расчетного периода. Аналогичный вывод содержится в Письме Минтруда России от 15.04.2016 N 14-1/В-351.

Кроме того, в Письме от 13.08.2015 N 14-1/В-608 Минтруд России отметил, что при исчислении среднего заработка не учитываются суммы, начисленные за время нахождения работника в служебной командировке.

Между тем в Письме от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105 Минтруд России указал, что доплату между окладом и средней заработной платой в период командировки можно рассматривать как часть зарплаты и учитывать при расчете среднего заработка, если системой оплаты труда предусмотрена такая выплата (с отражением в трудовом договоре) и она включена в фонд оплаты труда и учитывается при определении сумм страховых взносов в ФСС РФ и ПФР.

Как учесть повышение окладов при определении среднего заработка для расчета отпускных

Если в организации, ее филиале или структурном подразделении повышаются тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, средний заработок работника должен быть проиндексирован в соответствии с п. 16 Положения.

Как разъяснил Минтруд России, корректировка среднего заработка в рассматриваемом случае осуществляется при условии, что тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение повышают всем работникам организации, филиала или структурного подразделения (Письмо от 12.05.2016 N 14-1/В-447).

Как определяется средний дневной заработок при расчете отпускных

Средний дневной заработок определяется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы работника за расчетный период на 12 и на 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения). Указанные числа имеют следующие значения:

- 12 - количество календарных месяцев расчетного периода, предшествующего месяцу, в котором работник планирует взять отпуск (ч. 3, 4 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения). Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца (в феврале - по 28-е (29-е) число) включительно (ч. 3 ст. 139 ТК РФ);

- 29,3 - среднемесячное число календарных дней.

Например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставлен с 06.04.2016. Заработная плата, начисленная работнику за расчетный период с 01.04.2015 по 31.03.2016, составила 540 000,00 руб. (45 000,00 руб. x 12 мес.). Средний дневной заработок для расчета отпускных равен 1 535,84 руб. (540 000,00 руб. / 12 / 29,3).

Иной порядок расчета среднего дневного заработка установлен для работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в рабочих днях. К ним относятся, в частности, лица, заключившие трудовые договоры на срок до двух месяцев либо для выполнения сезонных работ (ст. ст. 291, 295, ч. 5 ст. 139 ТК РФ).

В этом случае нужно сумму фактически начисленной зарплаты разделить на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ч. 5 ст. 139 ТК РФ, п. 11 Положения).

Например, с работником заключен срочный трудовой договор для выполнения сезонных работ на период с 01.06.2016 по 02.09.2016. Очередной ежегодный оплачиваемый отпуск предоставлен с 19.08.2016 на четыре рабочих дня. Заработная плата, начисленная работнику за июнь и июль, составила 30 000,00 руб. Число рабочих дней за указанный период по календарю шестидневной рабочей недели - 51. Средний дневной заработок для расчета отпускных равен 588,24 руб. (30 000,00 руб. / 51).