Отпуска, предоставляемые работнику в период работы у данного работодателя, учитываются в соответствующем разделе личной карточки (форма N Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В случае продления отпуска информация в отдельных графах личной карточки должна быть откорректирована.

Поскольку порядок внесения изменений не установлен, можно воспользоваться следующим способом:

- в графе 6 изменившаяся дата окончания отпуска зачеркивается одной чертой, после чего рядом с ней или ниже указывается новая дата;

- графа 7 дополняется информацией о документе (его вид и по возможности реквизиты), на основании которого изменилась дата окончания отпуска из-за его продления. В связи с тем что размеры графы не позволяют внести полную информацию, рекомендуется применять общепринятые сокращения (например, вместо листка нетрудоспособности - б/л).

См. Личная карточка. Продление ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Образец заполнения унифицированной формы N Т-2.

Зачастую на практике применяется и иной способ заполнения (изменения) данных в личной карточке при продлении отпуска. Он заключается в том, что после издания приказа о предоставлении отпуска не заполняется графа 6 соответствующего раздела. Это делается для того, чтобы в случае продления отпуска в личной карточке отразить фактически использованное количество дней отпуска и реальную дату его окончания с учетом дней, на которые он был продлен. При этом общее количество дней отпуска остается без изменения.

Однако данный способ имеет свои недостатки. Они заключаются в том, что этот способ заполнения может вызвать путаницу при последующем подсчете дней неиспользованного отпуска, поскольку количество календарных дней отпуска (графа 4) будет меньше, чем при их подсчете от даты начала до даты окончания отпуска (графы 5 и 6). Также информация о продленном отпуске не будет соответствовать приказу о предоставлении отпуска, реквизиты которого указываются в графе 7.