В день поступления в уголовно-исполнительную инспекцию копии приговора (определения, постановления) они вместе с приложениями к ним регистрируются в журнале входящих документов, а затем в специальном пронумерованном, прошнурованном и опечатанном журнале учета осужденных и с резолюцией начальника инспекции оформляются для заведения личного дела осужденного.

Личному делу осужденного присваивается номер, под которым копия приговора (определения, постановления) зарегистрирована в журнале учета.

После регистрации копия приговора суда представляется начальнику уголовно-исполнительной инспекции для принятия решения об исполнении приговора. Решение начальника инспекции оформляется на сопроводительном письме из суда и должно содержать фамилию сотрудника, которому поручено исполнение приговора, подпись начальника и дату решения. Сотрудник, исполняющий приговор суда, заводит личное дело на осужденного и оформляет соответствующие документы. В личном деле осужденного хранятся копии приговора суда и все материалы, относящиеся к организации и осуществлению его исполнения.

Порядок постановки на учет всех категорий осужденных является универсальным, за исключением поступления в уголовно-исполнительную инспекцию постановления суда в отношении осужденного, которому судом предоставлена отсрочка отбывания наказания. В данном случае суд, вынесший постановление, уголовно-исполнительной инспекцией не уведомляется о принятии решения к исполнению, а в исправительное учреждение, из которого поступили документы, в день поступления направляется уведомление об их получении.

В день поступления копии приговора суда инспекция направляет сообщение о постановке осужденного на учет начальнику органа внутренних дел для организации профилактических мероприятий и участия в контроле за поведением осужденного, а также сообщение в военный комиссариат в случае постановки на учет осужденного призывного возраста. Если поставлен на учет несовершеннолетний осужденный, то инспекция должна направить сообщение начальнику отдела внутренних дел для организации проведения сотрудником подразделения по делам несовершеннолетних индивидуальной профилактической работы.

Уголовно-исполнительная инспекция информирует органы опеки и попечительства по месту жительства осужденного с отсрочкой отбывания наказания для обеспечения с их стороны контроля за воспитанием ребенка и уходом за ним.

В случае трудоустройства осужденного с отсрочкой отбывания наказания инспекция направляет также сообщение администрации организации по месту ее работы. В этом сообщении указывается статья УК РФ и срок осуждения. Обо всех нарушениях трудовой дисциплины, допущенных осужденным, и примененных дисциплинарных взысканиях предлагается информировать уголовно-исполнительную инспекцию.

Необходимо отметить, что указанный выше перечень документов, направляемых инспекцией в день получения копии приговора суда, не является исчерпывающим. Учитывая обязанность, возложенную на уголовно-исполнительную инспекцию, привлекать осужденных к исполнению приговора, различный срок такого привлечения для различных категорий осужденных, в день поступления копии приговора суда уголовно-исполнительная инспекция обязана направить осужденному письменный вызов (повестку) для обеспечения его явки в инспекцию в установленный срок.

Согласно Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36, в уголовно-исполнительную инспекцию направляются:

1.   Сопроводительное письмо.

2.    При условном осуждении - 1 копия приговора.

3.   При назначении наказания в виде исправительных и обязательных работ - 2 копии приговора и подписка осужденного о его явке в инспекцию.

4.   При назначении наказания в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (в качестве основного наказания либо в качестве дополнительного к наказанию, не связанному с лишением свободы, или условному осуждению) - 1 копия приговора.

5.   Постановление об отсрочке отбывания наказания в виде лишения свободы на определенный срок - 1 экземпляр.

С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые удостоверяются подписями судьи и секретаря суда с приложением гербовой печати суда и направляются по принадлежности.

Если копия состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

В тех случаях, когда приговор, решение, определение или постановление изменены вышестоящим судом, об этом делается отметка на соответствующей копии судебного постановления.

Таким образом, приняв приговор к исполнению и обнаружив в поступивших из суда документах нарушения приведенных выше требований, а особенно нарушений, связанных с оформлением приговора, уголовно-исполнительная инспекция направляет на имя председателя районного суда письмо с просьбой предоставления оформленного установленным порядком приговора. К письму прикладывается ксерокопия поступившего документа.

Любые неясности, ошибки, опечатки, неточности и т.п. в содержании приговора, установленные при его регистрации, не могут служить основанием для приостановления исполнения либо неисполнения приговора. В случае выявления таких ошибок на имя председателя суда, постановившего приговор, и соответствующему прокурору (например - прокурору района) направляются письма с указанием на ошибки и просьбой принять меры к их устранению. К письмам прикладывается ксерокопия приговора.

При наличии на осужденного других неисполненных приговоров, если в последнем по времени приговоре не присоединена неотбытая часть наказания по предыдущим приговорам, инспекция направляет в суд представление на определение окончательной меры наказания по совокупности приговоров (в соответствии со ст.ст. 397 и 399 УПК РФ). Исполнение первого приговора при этом не приостанавливается.

В случае если в приговоре, поступившем в инспекцию на осужденного, в отношении которого уже исполняется приговор, указано на самостоятельность его исполнения, то приговоры исполняются самостоятельно.