Статьей 37 Конституции Российской Федерации работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.

Ежегодные отпуска предоставляются работникам с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, что определено статьей 114 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ).

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работнику продолжительностью 28 календарных дней, удлиненный основной отпуск (продолжительностью более 28 календарных дней) предоставляется работнику в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (статья 115 ТК РФ).

Например, работникам в возрасте до восемнадцати лет ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для него время (статья 267 ТК РФ), педагогическим работникам (статья 334 ТК РФ) - 42 либо 56 календарных дней в зависимости от места работы и должности, инвалидам предоставляется ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (статья 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации").

Согласно статье 120 ТК РФ продолжительность ежегодного основного отпуска работника исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, определяемые в соответствии со статьей 112 ТК РФ, приходящиеся на период ежегодного основного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно, причем право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя, но по соглашению сторон оплачиваемый отпуск по заявлению работника может быть предоставлен и до истечения шести месяцев непрерывной работы (статья 122 ТК РФ).

Обратите внимание! До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до восемнадцати лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Основной отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя, которая определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (статья 123 ТК РФ).

Как вы знаете, в настоящее время формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, но и запрета на их применение Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" не содержит.

Если организацией принято решение о применении унифицированных форм первичной учетной документации, разработанных Госкомстатом России, то для оформления графика отпусков следует использовать форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Предоставляя отпуск работнику, работодатель издает Приказ (распоряжение) по унифицированной форме N Т-6 (или N Т-6а), которые также утверждены Постановлением N 1, а разъяснения по их оформлению содержатся в разделе 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1 (далее - Указания).

На основании Приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке (унифицированная форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (унифицированная форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск (унифицированная форма N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику") (Указания).

Следует помнить о том, что согласно статье 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. К такой категории работников относятся, например, доноры. Согласно статье 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. N 125-ФЗ "О донорстве крови и ее компонентов" граждане, награжденные нагрудным знаком "Почетный донор России", имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время года.

Право на ежегодный отпуск есть не только у беременных женщин, но и у их супругов. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (статья 123 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами (статья 124 ТК РФ).

В соответствии с положениями статьи 136 ТК РФ оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала. Если же работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (статья 124 ТК РФ).

Обратите внимание! Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (статья 124 ТК РФ).

Согласно статье 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, при этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Следует помнить о том, что не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиям труда.

Расчет среднего заработка для оплаты отпуска производится в порядке, установленном статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Начисление отпускных производится из расчета среднего дневного заработка, который исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Средний дневной заработок для оплаты отпуска, предоставляемого в рабочих днях, в случаях, предусмотренных ТК РФ, определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. Иными словами, организация вправе самостоятельно определить способ расчета средней заработной платы, отразив его в коллективном договоре и локальном нормативном акте.

Пример. Работнику организации предоставлен очередной отпуск с 1 июля 2016 г. по 28 июля 2016 г. - продолжительностью 28 календарных дней.

Начисленная заработная плата за расчетный период с 1 июля 2015 г. по 30 июня 2016 г. составила 300 000 рублей.

Расчетный период отработан полностью.

Среднедневной заработок работника составит: 300 000 / 12 / 29,3 = 853,24 рубля.

Сумма отпускных составит: 853,24 x 28 дней = 23 890,72 рубля.

Организация-работодатель как налоговый агент обязана исчислить, удержать НДФЛ с сумм оплаты отпуска работника и перечислить его в бюджет, на что указывает пункт 1 статьи 226 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ).

Исчислить сумму налога налоговый агент обязан на дату фактического получения дохода в виде оплаты отпуска, определяемую в соответствии со статьей 223 НК РФ, что следует из пункта 3 статьи 226 НК РФ.

Вопрос об определении даты получения дохода в виде оплаты отпускных в целях НДФЛ был рассмотрен Минфином России в письме от 26 января 2015 г. N 03-04-06/2187. Минфин указал, что дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках.

Указанный вывод подтверждает Решение Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 7 февраля 2012 г. N 11709/11.

Удержать начисленную сумму налога налоговый агент обязан непосредственно из дохода в виде оплаты отпуска налогоплательщика при его фактической выплате, то есть работодатель обязан выплатить работнику отпускные за минусом исчисленного НДФЛ (пункт 4 статьи 226 НК РФ).

Перечислить сумму исчисленного и удержанного НДФЛ с дохода в виде оплаты отпуска налоговый агент обязан не позднее последнего числа месяца, в котором производилась такая выплата (абзац 2 пункта 6 статьи 226 НК РФ).

Согласно пункту 1 статьи 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета. Формы регистров и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать:

- сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика;

- вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу, в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов;

- суммы дохода и даты их выплаты;

- статус налогоплательщика;

- даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации;

- реквизиты соответствующего платежного документа.

При этом датами получения доходов, отраженных в регистрах налогового учета, будут являться даты фактического получения налогоплательщиком дохода, определяемые в соответствии со статьей 223 НК РФ.

В случае если отпускные сотрудникам организации выплачиваются путем зачисления денежных средств на их карточные счета, датой выплаты дохода, указываемой в регистрах налогового учета, является дата перечисления денежных средств на карточные счета налогоплательщиков.