К числу условий, гарантирующих информирование лиц, участвующих в деле, о времени и месте судебного разбирательства, относятся также особые правила определения, надлежащим ли образом участник дела извещен (ч. 1 ст. 123 АПК РФ). Лица, участвующие в деле, считаются извещенными надлежащим образом, когда к началу судебного заседания или проведения отдельного процессуального действия арбитражный суд располагает сведениями о получении адресатом направленной ему копии судебного акта: в материалах дела должны находиться либо почтовое уведомление, либо расписка в получении копии судебного акта.

Несмотря на кажущуюся простоту этого правила, в судебной практике постоянно возникает проблема: является ли расписка в почтовом уведомлении доказательством надлежащего извещения. Дело в том, что органы связи нередко вручают извещения первым попавшимся лицам (например, в здании, в котором располагается множество организаций, почтовое отправление нередко вручается вахтеру или охраннику всего здания, находящемуся у входа в здание). В почтовом уведомлении содержится только расписка принявшего отправление лица. Как правило, суды принимают такие уведомления в качестве доказательства надлежащего извещения (в противном случае при проверке полномочий лица, принявшего почту, судебный процесс имеет шанс затянуться на неопределенное время), но при рассмотрении дела в суде апелляционной или кассационной инстанций это обстоятельство может послужить основанием для отмены судебного акта, если заявитель жалобы докажет, что находится в здании, получает почту самостоятельно, вахтера полномочиями по приему корреспонденции не наделял и копия судебного акта ему не передавалась. Решение этого вопроса возможно только в плоскости взаимодействия арбитражных судов с органами связи (например, разъяснение почтовым работникам при проведении семинаров правил доставки копий судебных актов).

Правила о надлежащем извещении учитывают интересы не только адресата, но и других лиц, участвующих в деле. Связано это с тем, что по не зависящим от органов связи, суда причинам копия судебного акта может быть объективно не вручена адресату по его вине, что влечет невозможность осуществления правосудия. Такие случаи (невозможности вручения адресату копии судебного акта по его вине, в том числе и в связи со злоупотреблением участником дела своими процессуальными правами) приравниваются АПК РФ к надлежащему извещению, с тем чтобы не страдали интересы других участников процесса и сам процесс был проведен в установленные сроки.

Случаи, когда фактическое неполучение адресатом копии судебного акта приравнивается к надлежащему извещению (считается доставленным, так называемое юридическое извещение) и не препятствует проведению судебного разбирательства или совершению отдельного процессуального действия, делятся АПК РФ на 2 группы:

- когда адресат не хочет получать копию судебного акта: либо отказывается получить его, либо не является за ним в суд или на почту. Отказ или неявка адресата за получением копии судебного акта фиксируется органами связи на уведомлении о вручении или работником суда на копии судебного акта или в протоколе;

- когда адресат сменил место нахождения или место жительства, но не сообщил об этом арбитражному суду или своим контрагентам, заявляющим иск. В этом случае копия судебного акта направляется судом по последнему известному арбитражному суду адресу (как правило, по так называемому юридическому адресу) и считается надлежащим образом доставленной, даже если адресат по этому адресу не находится или не проживает.

Соблюдение правил о судебных извещениях является одной из основных гарантий доступности правосудия, поэтому они должны безусловно соблюдаться арбитражными судами. Большую помощь судам в соблюдении этих правил могут оказывать и участники процесса, заинтересованные в оперативном и законном осуществлении правосудия. Такая помощь прежде всего заключается в сообщении суду реальных, а не выдуманных адресов, например ответчика или третьего лица, при подаче исков или заявлении соответствующих ходатайств, а также в возможности, по поручению суда или своей инициативе, информирования адресата своими силами и средствами о времени и месте разбирательства параллельно с судом.