Любой факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что установлено частью 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - N 402-ФЗ).

Согласно части 4 статьи 9 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, определенным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 названного закона.

По Информации Минфина России N ИЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за исключением форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы)).

Таким образом, унифицированные формы "первички" с 1 января 2013 г. могут применяться хозяйствующими субъектами по усмотрению. Как показывает практика, субъекты хозяйственной деятельности продолжают использовать унифицированные формы первичных учетных документов, утверждая их применение в установленном порядке, поскольку это освобождает от сложной работы по разработке собственных документов.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78.

Документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства, а также водителя, является путевой лист (статья 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав)).

Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, которые должны применять юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Каждая из унифицированных форм путевых листов содержит раздел "Движение горючего". В письме Госкомстата России от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" говорилось, что заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Нормируемый расход ГСМ определяется в соответствии с Нормами расхода топлив и смазочных материалов, о которых мы уже упоминали.

В последнее время широкое распространение получило приобретение ГСМ посредством топливных карт. Порядок признания таких расходов в целях налогообложения прибыли был рассмотрен УФНС по городу Москве в письме от 30 июня 2010 г. N 16-15/068679@.

В письме сказано, что топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, а используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Подобный вывод содержат постановления ФАС Поволжского округа от 5 июня 2008 г. N А-12-987/08-С22 и от 3 апреля 2008 г. N А12-16953/07-С22.

Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается договором, в котором стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов).

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива приобретено (данные с заправок).

При этом затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей.

Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист.

Таким образом, учет в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение топливной карты в момент ее приобретения либо заправки топлива в бак автомобиля на основании счета-фактуры, акта приема-передачи на проданное горючее, а также реестра операций по картам является неправомерным.