Организации, наряду со стационарной телефонной связью, используют сотовую связь. Но еще не так давно сотрудники налоговых служб считали, что расходы на сотовую связь не могли быть учтены в целях исчисления налога на прибыль. Но арбитры настаивали на обратном. Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 24 апреля 2007 г. N А33-10149/06-Ф02-2062/07 по делу N А33-10149/06 было указано, что, признавая недействительным решение налоговой инспекции, суд исходил из того, что согласно утвержденному организацией Положению об использовании корпоративной сотовой связи и должностным инструкциям ряда сотрудников предусмотрены служебные обязанности, касающиеся необходимости взаимодействия этих сотрудников, как с работниками организации, так и с иными лицами для своевременного и оперативного решения задач при выполнении трудовых функций, личные разговоры запрещены.

Судом установлено, что использование сотовой связи работниками связано с производственной деятельностью организации. Разъездной характер работы не является обязательным условием для признания производственной необходимости использования сотовой связи работниками.

Так как законом не ограничена возможность отнесения налогоплательщиком к расходам затрат на сотовую связь при наличии стационарной телефонной связи, наличие последней само по себе не может свидетельствовать об отсутствии экономической обоснованности затрат на сотовую связь.

Использование в служебных целях личных телефонов работников организации

Рассмотрим две ситуации. Организация использует в служебных целях личные телефоны своих сотрудников, но в первом случае договор на оказание услуг мобильной связи заключает организация, а во втором - сам сотрудник. Как учесть расходы на оплату услуг связи в том и в другом случае?

1. Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения прибыли, по мнению специалистов Минфина России, высказанному в письме от 23 июня 2011 г. N 03-03-06/1/378 организации необходимо иметь: - утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи. При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях (письмо УФНС России по городу Москве от 5 октября 2010 г. N 16-15/104055@);

- договор с оператором на оказание услуг связи, который заключен с организацией - налогоплательщиком;

- детализированные счета оператора связи.

Помимо этого, для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению работником организации за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах, о чем сказано в письме Минфина России от 13 октября 2010 г. N 03-03-06/2/178.

По мнению сотрудников финансового ведомства, указанный порядок признания расходов на приобретение услуг сотовой связи будет применяться и в том случае, если при приобретении услуг связи предоставленные налогоплательщику телефонные номера (sim-карты) установлены на мобильные телефоны, принадлежащие работникам.

Такой вывод подтверждает и судебная практика. Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 24 апреля 2007 г. по делу N А56-33529/2006 судом отмечено, что расходы на оплату услуг телефонной связи могут учитываться при исчислении налога на прибыль при условии, что данные расходы экономически обоснованы и документально подтверждены, причем независимо от наличия мобильного телефона на балансе организации. Суд указал, что право на учет расходов на услуги сотовой связи в целях налогообложения прибыли не поставлено нормами главы 25 НК РФ в зависимость от наличия на балансе налогоплательщика имущества, использование которого обеспечивает возможность доступа к названным услугам.

Несколько слов следует сказать по поводу детализированного счета оператора связи.

При проведении проверок налоговые органы требуют от налогоплательщика представлять детализированный отчет о переговорах, который, по их мнению, является основным документом, подтверждающим экономическую целесообразность расходов на мобильную связь. Однако служители Фемиды придерживаются иного мнения, что доказывает постановление ФАС Московского округа от 22 июня 2010 г. N КА-А40/6056-10 по делу N А40-86367/09-127-459, где арбитры приняли решение в пользу компании. Основанием для принятия такого решения послужил вывод суда о том, что ни налоговое законодательство, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по каждому телефонному соединению с потенциальным заказчиком товаров (работ, услуг). Расшифровка не раскрывает содержание разговоров, а значит, не может подтвердить или опровергнуть их экономическую обоснованность.

Кроме того, представление детализированного счета является дополнительной платной услугой, оказываемой операторами сотовой связи. Договорами предоставление названной услуги обществу не предусмотрено. Доказательства использования телефонных номеров не для целей производственного характера инспекцией не представлены.

Перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика.

К косвенным доказательствам производственного характера расходов, по мнению специалистов налоговой службы, можно отнести письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника - исполнителя о его результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов частью 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В письме УФНС России по городу Москве от 30 июня 2008 г. N 20-12/061156 сотрудники налоговой службы отметили, что для признания услуг сотовой связи по договору, заключенному организацией с оператором сотовой связи, должно быть подтверждение производственного характера всех звонков, осуществленных с номера сотовой связи. Также в этом письме обращено внимание налогоплательщиков на то, что если организация для сотовой связи использует сотовые телефоны, принадлежащие своим сотрудникам, и если такое использование осуществляется безвозмездно, то у организации возникает внереализационный доход.

Согласно пункту 1 статьи 689 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ), по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

Таким образом, имущество, переданное в безвозмездное пользование, остается собственностью ссудодателя, в рассматриваемом случае - личный телефон, используемый сотрудником в служебных целях, остается его собственностью.

Как установлено пунктом 1 статьи 690 ГК РФ право передачи вещи в безвозмездное пользование принадлежит ее собственнику.

К доходам в целях налогообложения прибыли на основании статьи 248 НК РФ относятся доходы от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и внереализационные доходы.

Доходы в виде безвозмездно полученного имущества, за исключением случаев, предусмотренных статьей 251 НК РФ, признаются внереализационными доходами, что установлено пунктом 8 статьи 250 НК РФ.

Для целей налогообложения прибыли имущество считается полученным безвозмездно, если его получение не связано с возникновением у получателя обязанности передать имущество (имущественные права) передающему лицу (выполнить для него работы, оказать услуги), на что указано в пункте 2 статьи 248 НК РФ.

Оценка доходов при получении имущества безвозмездно производится исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений статьи 105.3 НК РФ, но не ниже установленной в соответствии с главой 25 НК РФ остаточной стоимости - по амортизируемому имуществу и не ниже затрат на производство (приобретение) - по иному имуществу. Информация о ценах подтверждается налогоплательщиком - получателем имущества документально или путем проведения независимой оценки.

Таким образом, у организации при получении от своих сотрудников в безвозмездное пользование имущества (сотовых телефонов) формируется внереализационный доход.

2. Можно ли учесть в целях налогообложения расходы на связь, если сотрудник организации в служебных целях использует личный телефон, и договор с оператором связи заключен непосредственно этим работником как физическим лицом?

В такой ситуации расходы по оплате услуг связи несет работник организации, поскольку договор о предоставлении услуг связи заключен именно с ним. Организация лишь компенсирует расходы работника.

Трудовым кодексом Российской Федерации, а именно статьей 188 определено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику. Помимо этого, возмещаются расходы, связанные с использованием имущества. Размер возмещения расходов устанавливается соглашением между работодателем и работником, выраженным в письменной форме. Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры таких компенсаций.

По мнению специалистов Минфина России, изложенному в письме от 11 апреля 2013 г. N 03-04-06/11996, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям статьи 252 НК РФ в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

Если производственный характер разговоров будет документально подтвержден, то сумма выплаченной работнику компенсации может быть учтена в целях налогообложения прибыли организации. Для подтверждения в организации должны быть в наличии следующие документы (их заверенные копии):

- договор работника с оператором сотовой связи об оказании услуг связи;

- документы, подтверждающие расходы, произведенные работником (детализированный отчет оператора связи, выписанный на имя работника, в котором должна быть расшифровка исходящих звонков и стоимость каждого разговора).