На сегодняшний день деятельность многих компаний не обходится без официальных приемов, устраиваемых для российских и иностранных партнеров и прочих лиц. Проведение таких мероприятий связано с определенными затратами, именуемыми представительскими расходами.

Из предлагаемой статьи читатели узнают, какие именно расходы относятся к представительским расходам, об их документальном оформлении, а также о том, как учитываются такие расходы в целях исчисления налога на прибыль организаций.

Представительскими расходами признаются расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика. Такое понятие представительских расходов содержит пункт 2 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ).

Итак, к представительским расходам относятся:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей

других организаций, участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- расходы на транспортное обеспечение доставки участвующих в приеме лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;

- расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Обращаем Ваше внимание на то, что расходы на официальный прием и (или) обслуживание лиц, о которых мы сказали выше, согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ, устанавливающей порядок учета представительских расходов, относятся к представительским расходам независимо от места проведения указанных мероприятий.

А могут ли быть учтены при налогообложении прибыли расходы на проведение переговоров с физическими лицами - клиентами организации, в том числе в неофициальной обстановке (во время завтраков, обедов или иных аналогичных мероприятий), проводимые в целях развития взаимовыгодного сотрудничества? В ответе на такой вопрос сотрудники Минфина России в письме от 27 марта 2009 г. N 03-03-06/2/64 высказали мнение, что к представительским расходам, помимо расходов на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами - клиентами организации. Аналогичное мнение было высказано и в более позднем письме Минфина России от 5 июня 2015 г. N 03-03-06/2/32859, где сказано, что к представительским расходам могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации.

По мнению Минфина России, содержащемуся в письме от 25 марта 2010 г. N 03-03-06/1/176 в целях налогообложения прибыли в составе представительских расходов могут быть учтены расходы на приобретение продуктов питания, в том числе, спиртных напитков. Указанные расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены, то есть, должны соответствовать критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

Возможность учета в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение спиртных напитков подтверждается и судебной практикой в частности, постановлением ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г. по делу N А55-14189/2012.

Как Вы знаете, каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным учетным документом. Разъяснения о том, какие документы могут служить подтверждением представительских расходов, даны сотрудниками Минфина России в письме от 1 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/675. Как сказано в письме, документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций.

Напомним, что первичные учетные документы принимаются к учету при наличии в них следующих обязательных реквизитов (пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)): наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; подписи вышеперечисленных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

С другой стороны, налоговые органы становятся более лояльными к перечню документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов. Так, например, в письме ФНС России от 8 мая 2014 г. N ГД-4-3/8852 "О документальном подтверждении представительских расходов" сказано:

Использование налогоплательщиком приобретенных им материальных запасов, а также потребление результатов работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями в целях установления и поддержания сотрудничества с контрагентами или потенциально возможными партнерами, является фактом хозяйственной жизни налогоплательщика, поскольку оказывает влияние на его финансовое положение.

Таким образом, помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям статьи 9 Закона N 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных пунктом 2 статьи 264 НК РФ.

При этом Минфин России в своем письме от 10 апреля 2014 г. N 03-03-P3/16288 пояснил, поскольку в отношении представительских расходов главой 25 НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Как Вы помните, статьей 252 НК РФ определено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого расходы были произведены.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

А могут ли быть признаны представительскими расходами расходы на проведение переговоров во время ужинов в командировках в других городах? По мнению Минфина России, изложенному в письме от 1 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/675 в отношении проведения переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания расходов. Соответствующие расходы учитываются в составе представительских расходов согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе и с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Помимо расходов на официальный прием и обслуживание иностранных делегаций, организации нередко оплачивают счета за проживание представителей иностранных компаний. Расходы на оплату проживания участников иностранной делегации, по мнению Минфина России, высказанному в письме от 16 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/235, не могут учитываться в составе представительских расходов, так как данный вид расходов не предусмотрен пунктом 2 статьи 264 НК РФ. Аналогичное мнение содержит письмо УФНС России по городу Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/134115.

Как отмечено в письме УФНС России по городу Москве от 6 декабря 2007 г. N 21-11/116748, действующим налоговым законодательством не предусмотрена возможность признания в качестве представительских расходов затрат на проживание в гостинице членов совета директоров, прибывших на заседание совета директоров. При этом стоимость авиационных и железнодорожных билетов, оплата проезда любым другим транспортом таких лиц (кроме транспортного обеспечения доставки этих лиц непосредственно к месту проведения заседания) также не учитываются для целей налогообложения российской организации.

Обратите внимание! Не относятся к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний. Очень часто организации после официальной части мероприятий проводят развлекательные программы для участников (прогулки на теплоходе, выступление артистов, фуршет). Вопрос о порядке учета расходов на развлекательную программу и проживание гостей после проведенного мероприятия в целях налогообложения прибыли организаций рассмотрен в письме Минфина России от 1 декабря 2011 г. N 03-03-06/1/796. Как указано в письме, такие расходы не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, поскольку они не предусмотрены положениями пункта 2 статьи 264 НК РФ.

Кроме того, не могут быть включены в состав представительских расходов в целях налогообложения прибыли, затраты на приобретение продуктов питания, выкладываемых на столе для контрагентов (экспедиторов), ожидающих документы, поскольку такие затраты не соответствуют положениям пункта 2 статьи 264 НК РФ. Такое мнение высказано в письме Минфина России от 12 мая 2010 г. N 03-03-06/1/327.