В целях налогообложения прибыли расходы на ремонт основных средств включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 2 пункта 1 статьи 253 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ)).

Статьей 260 НК РФ определен порядок списания расходов на ремонт основных средств:

- расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат (пункт 1 статьи 260 НК РФ);

- для обеспечения в течение двух и более налоговых периодов равномерного включения расходов на проведение ремонта основных средств налогоплательщики вправе создавать резервы под предстоящие ремонты основных средств в соответствии с порядком, установленным статьей 324 НК РФ (пункт 3 статьи 260 НК РФ). Следовательно, возможность создания резервов под предстоящие ремонты основных средств - это не обязанность, а право организации.

Налогоплательщик самостоятельно определяет в учетной политике способ учета в целях налогообложения прибыли расходов на ремонт основных средств (письмо Минфина России от 19 октября 2012 г. N 03-03-06/4/104).

Статьей 324 НК РФ установлено, что в случае, если налогоплательщик создает резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств, сумма фактически осуществленных затрат на проведение ремонта списывается за счет средств указанного резерва.

В аналитическом учете налогоплательщик формирует сумму расходов на ремонт основных средств с учетом группировки всех осуществленных расходов, включая стоимость запасных частей и расходных материалов, используемых для ремонта, расходов на оплату труда работников, осуществляющих ремонт, и прочих расходов, связанных с ведением указанного ремонта собственными силами, а также с учетом затрат на оплату работ, выполненных сторонними силами (пункт 1 статьи 324 НК РФ).

Налогоплательщик, образующий резерв предстоящих расходов на ремонт, рассчитывает отчисления в такой резерв, исходя из совокупной стоимости основных средств и нормативов отчислений, утверждаемых в учетной политике для целей налогообложения (пункт 2 статьи 324 НК РФ).

Совокупная стоимость основных средств определяется как сумма первоначальной стоимости всех амортизируемых основных средств, введенных в эксплуатацию по состоянию на начало налогового периода, в котором образуется резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств. Для расчета совокупной стоимости амортизируемых основных средств, введенных до вступления в силу главы 25 НК РФ, принимается восстановительная стоимость, определенная в соответствии с пунктом 1 статьи 257 НК РФ.

Определяя норматив отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств, налогоплательщик обязан определить предельную сумму отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств, исходя из периодичности осуществления ремонта объекта основных средств, частоты замены элементов основных средств (в частности, узлов, деталей, конструкций) и сметной стоимости указанного ремонта. При этом предельная сумма резерва предстоящих расходов на указанный ремонт не может превышать среднюю величину фактических расходов на ремонт, сложившуюся за последние три года. Как следует из этого, создать резерв может только тот арендодатель, у которого имеется такая информация.

Если налогоплательщик осуществляет накопление средств для проведения особо сложных и дорогих видов ремонта основных средств в течение более одного налогового периода, то предельный размер отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств может быть увеличен на сумму отчислений на финансирование указанного ремонта, приходящегося на соответствующий период в соответствии с графиком проведения указанных видов ремонта при условии, что в предыдущих налоговых периодах указанные либо аналогичные работы не проводились.

Отчисления в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств в течение налогового периода списываются на расходы равными долями на последнее число соответствующего отчетного (налогового) периода. Аналогичное мнение высказано в письме УФНС России по городу Москве от 18 февраля 2010 г. N 16-15/017557.1.

Если сумма фактически осуществленных затрат на ремонт основных средств в отчетном (налоговом) периоде превышает сумму созданного резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств, остаток затрат для целей налогообложения включается в состав прочих расходов на дату окончания налогового периода.

Если же на конец налогового периода остаток средств резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств превышает сумму фактически осуществленных в текущем налоговом периоде затрат на ремонт основных средств, то сумма такого превышения на последнюю дату текущего налогового периода для целей налогообложения включается в состав доходов налогоплательщика.

Отметим, если в соответствии с учетной политикой для целей налогообложения и на основании графика проведения капитального ремонта основных средств арендодатель осуществляет накопление средств для финансирования указанного ремонта в течение более одного налогового периода, то на конец текущего налогового периода остаток таких средств не подлежит включению в состав доходов для целей налогообложения (пункт 2 статьи 324 НК РФ).

Согласно пункту 3 статьи 324 НК РФ, если налогоплательщик осуществляет виды деятельности, в отношении которых в соответствии со статьей 274 НК РФ отдельно исчисляется налоговая база по налогу, то аналитический учет расходов на ремонт основных средств для целей налогообложения ведется по видам производства, по видам деятельности.

Таким образом, для формирования резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств арендодателю необходимо иметь информацию:

- о первоначальной стоимости амортизируемых основных средств на начало налогового периода;

- среднюю величину фактических расходов на ремонт основных средств за предыдущие три года;

- график проведения ремонтов, приходящихся на текущий налоговый период;

- сметную стоимость этих ремонтов;

- перечень основных средств, по которым будут осуществляться особо сложные и дорогие виды ремонта;

- график проведения особо сложных и дорогих видов ремонта с указанием периода ремонта и их сметную стоимость.

Арендодатель, принявший решение о создании резерва на ремонт основных средств, на начало налогового периода формирует смету на ремонт основных средств (за исключением объектов, по которым будут проводиться особо сложные и дорогие виды капитального ремонта), исходя из периодичности ремонта, приходящегося на текущий налоговый период. Указанная сумма сравнивается с показателем, определяемым как сумма фактически осуществленных расходов за предыдущие три года, деленная на три. Меньшая из сумм будет являться основной для определения отчислений в указанный резерв.

В том случае, если у налогоплательщика есть основные средства, по которым будут осуществляться сложные и дорогие виды капитального ремонта, то он должен определить сумму дополнительных отчислений в резерв, исходя из общей суммы ремонта по этим объектам основных средств, поделенную на количество лет, между которыми происходят указанные виды ремонта, и указанную часть прибавить к сумме отчислений по "недорогим" видам ремонта. Аналогичное мнение высказано в письме Минфина России от 22 июня 2011 г. N 03-03-06/1/369.

По окончании налогового периода налогоплательщик сравнивает в обязательном порядке фактически осуществленные расходы на текущие и капитальные ремонты с величиной соответствующей части резерва. Отметим, что учет расходов на особо сложные и дорогие виды ремонтов ведется раздельно.

Если фактические расходы на текущие и недорогие виды ремонта превысили сумму резерва на ремонт основных средств, то сумма превышения включается в состав прочих расходов в соответствии с пунктом 2 статьи 324 НК РФ.

Если фактические расходы на текущие и недорогие виды ремонта оказались меньше суммы созданного резерва, то разница включается в состав внереализационных доходов (пункт 2 статьи 324 НК РФ, пункт 7 статьи 250 НК РФ).

Пример

У организации сумма фактически осуществленных расходов на ремонт сдаваемых в аренду основных средств за предыдущие 3 года составила 1 350 000 руб. Следовательно, средняя величина фактических расходов составила 450 000 руб. (1 350 000 руб. / 3).

Организация принимает решение о создании резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств. Имеется смета на проведение ремонтных работ, в соответствии с которой предполагаемый объем ремонтных работ составляет 500 000 руб.

В соответствии с пунктом 2 статьи 324 НК РФ предельная сумма резерва предстоящих расходов на ремонт не может превышать среднюю величину фактических расходов на ремонт, сложившуюся за последние 3 года.

Следовательно, отчисления в резерв организация будет определять исходя из предельной суммы 450 000 руб.

В этом же году организация предполагает осуществить капитальный ремонт наиболее сложного оборудования. Согласно технической документации это оборудование подлежит ремонту 1 раз в 5 лет. Сметная стоимость ремонта оборудования составляет 5 000 000 руб. Отчисления в резерв по данному ремонту в течение года составят 1 000 000 руб. (5 000 000 руб. / 5).

Значит, организация в текущем году вправе создать резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств в сумме 1450 000 руб. (450 000 руб.+ 1 000 000 руб.).