Специалисты по управлению определяют деловое совещание (собрание) как форму организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. В этом виде общения сочетаются различные жанры: ораторский монолог (вступительное и заключительное слово ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, выдвижение и обсуждение идей при мозговом штурме), дискуссия.

Эффективность собрания во многом зависит от таланта организатора — от его речевого мастерства и управленческих способностей. Нередко собрания проводит сам руководитель.

Типы совещаний. В литературе по деловому общению приводятся различные классификации совещаний по разным основаниям.

Так, по характеру проведения они делятся на следующие типы: диктаторские — главную роль играет руководитель; участники имеют право только задавать вопросы, но не высказывать собственные мнения, дискуссий нет;

автократические — разновидность диктаторских совещаний; руководитель задает вопросы участникам и выслушивает их ответы; мнения приглашенных не обсуждаются;

сегрегативные (от лат. «отделение») — в обсуждении доклада принимают участие только те, кто назначен руководителем; лица, лишенные возможности высказаться, порой испытывают недоброжелательное отношение к председательствующему и к тем, кому предоставлено слово;

дискуссионные — происходит свободный обмен мнениями и выработка общего решения, которое может приниматься голосованием с последующим утверждением руководителем; после такого обсуждения руководитель нередко принимает решение без голосования с учетом высказанных мнений и предложений;

свободные — проводятся без четко сформулированной повестки дня; представляют собой свободный обмен мнениями; принятие решения не обязательно.

В зависимости от управленческих функций различают совещания: по планированию (обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности организации);

по мотивации труда (рассматриваются проблемы качества деятельности сотрудников, вопросы удовлетворенности персонала, моральное и материальное стимулирование, вопросы дисциплины и др.);

по внутриструктурной организации (обсуждаются вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, вопросы ответственности и др.);

по контролю за деятельностью работников (обсуждаются результаты той или иной деятельности, достижение поставленных целей, проблемы срывов заданий и проч.).

По тематике совещания бывают административные, технические, кадровые, финансовые, технологические и т. д.

В качестве основания классификации служат цели и задачи совещания. По этому признаку совещания подразделяются на проблемные, инструктивные и оперативные (диспетчерские).

Проблемное совещание проводится для того, чтобы найти оптимальное решение обсуждаемых вопросов. На таком совещании, как правило, слушается доклад, задаются вопросы по докладу, проводится его обсуждение и вырабатывается общее решение, которое принимается голосованием. Доклад может быть представлен участникам совещания в письменном виде заранее. Тогда докладчик сразу отвечает на поставленные вопросы.

Инструктивное совещание созывается с целью доведения до подчиненных распоряжений вышестоящих органов для их оперативного исполнения. На этих совещаниях конкретизируются отдельные положения документа, разъясняются возникающие вопросы, назначаются сроки выполнения заданий, обсуждаются пути и средства их реализации, определяются исполнители.

Оперативное (диспетчерское) совещание позволяет получить информацию снизу вверх о положении в организации. Участники совещания докладывают руководству, как обстоят дела на местах, какие существуют проблемы, что требуется для их разрешения и т. п. Выделяют следующие основные задачи деловых совещаний: выяснить, проанализировать состояние дела (как выполняется намеченное, что происходит в коллективе ит.п.); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу, скоординировать усилия и сделать организационные выводы;

проинформировать коллектив о поисках в решении проблем, о новом опыте и возможностях его внедрения, убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики. Для решения этих задач предназначено разъяснительное собрание, или собрание- инструктаж;

найти коллективное решение проблемы, продуцировать, собрать идеи (проблемное совещание, или мозговой штурм);

отобрать и принять конструктивные решения. Это задача собрания, принимающего решения;

дать участникам необходимые знания, повысить их квалификацию. Этот тип называется «конференция, или учебное собрание».

Если руководитель заинтересован в постоянных контактах с коллективом, он организует регулярные совещания. По частоте проведения собрания могут быть также разовыми и периодическими.

Этапы подготовки и проведения собрания. Собрание — это групповое общение, которое управляется, организуется. В организации собрания есть три этапа: докоммуникативный, коммуникативный и посткоммуникативный.

Докоммуникативный этап: выяснение необходимости совещания; формулировка темы и цели; разработка повестки дня, проекта решений; определение и подготовка участников; назначение времени и места проведения.

Коммуникативный этап: вступительное слово председателя;

обсуждение проблемы (сообщения, беседа или дискуссия); принятие решений (факультативно, не всегда); итоговый монолог председателя.

Посткоммуникативный этап — анализ собрания.

Успех собрания на 90% зависит от подготовки, обдумывания структурных элементов коммуникативного этапа и последующей оценки и самооценки.

Подготовка совещания начинается с определения его необходимости. Совещание должно проводиться только тогда, когда оно действительно необходимо, когда иные пути решения проблемы являются наименее эффективными.

После решения организовать коллективный процесс обсуждения уточняют его тему и цель. Путем выделения и группировки проблем разрабатывается повестка дня. Наиболее трудные пункты, требующие расширенного обсуждения, проработки, лучше всего поместить во вторую треть собрания, когда физическая и умственная работоспособность группы достигает пика. Текущие или срочные вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а самые простые пункты или наиболее интересные оставить в конце.

В общих чертах надо подготовить, может быть созвав для этого комиссию, проект решения. Он нередко представляет собой вопросник, по каждому пункту которого участники в ходе собрания будут давать конкретные ответы.

Следующий шаг — определение количественного и качественного состава аудитории, подготовка участников.

Совсем не обязательно на каждое совещание приглашать руководителей всех подразделений. Привлекаются обычно те должностные лица, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме. По количеству участников собрания могут быть узкими (до пяти человек), расширенными (до 20 человек) и представительными (свыше 20 человек). Маленькие группы сплочены, высокопродуктивны, но в них трудно завязать разговор, есть риск принятия ненадежных решений. Большие, как правило, принимают выверенные решения на основе многих точек зрения, но в них трудно прийти к единому мнению. Идеальное количество участников для внутреннего делового заседания — от шести до девяти. Все сотрудники должны быть заблаговременно ознакомлены с темой, целью, повесткой дня и необходимыми материалами, документами.

Наилучшее время для проведения собрания согласно эргономическим исследованиям — это позднее утро (11 часов среды или четверга). Для регулярных совещаний отводят определенный день недели.

Местом проведения, как правило, является кабинет руководителя организации. Однако лучше созывать совещания в специально оборудованном помещении. Оно должно иметь хорошую акустику, звукоизоляцию, вентиляцию, нормальную температуру воздуха (+19 °С), удобную для работы мебель. Самое оптимальное расположение участников — на расстоянии вытянутой руки друг от друга за столом трапециевидной формы.

Целесообразная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей — 40—45 минут. Если обстоятельства дела требуют большего времени, то после 40 минут объявляют десятиминутный перерыв. Регламент устанавливается в самом начале совещания. Обычно вступительное и заключительное слово ведущего, а также все выступления планируются на 10 минут.

Во вступительном слове надо ясно и предельно конкретно, кратко изложить цель настоящего совещания, обсуждаемые проблемы, договориться о регламенте. Чтобы создать стимул для дискуссии, можно подчеркнуть практическую значимость вопросов, поставить перед слушателями ряд конкретных задач. Ведущему следует представить всем новых, неизвестных участников совещания, назначить ответственного за протокол.

Главная задача руководителя совещания — регулировать ход обсуждения вопросов, внесенных в повестку дня.

Одно из важнейших требований к председателю совещания — не навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Должность придает словам руководителя особый вес, и те из работников, кто придерживается противоположных взглядов, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству. Руководителю надо постараться занять нейтральную позицию, изложить свое мнение от третьего лица или сформулировать в виде вопроса. Очень эффектно, если фраза, мысль, которой открывается совещание, будет использована и в его завершении.

Обращаясь, ведущий называет участников по имени и отчеству, по возможности подчеркивает их опыт и компетентность по соответствующему вопросу. Председатель должен быть крайне внимателен не только к сути выступлений, но и к тому, как каждое из них вписывается в общую конструкцию, как работает на достижение намеченной цели, не уводит ли в сторону. Организатор следит за регламентом, в ходе и после рассмотрения каждой проблемы кратко резюмирует выступления. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем идет речь, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс. Если оратор выходит за рамки вопроса, следует дипломатично остановить его. Критическую оценку предложений дают или немедленно после речи, или после высказывания всех идей. Важно втянуть в активный обмен мнениями всех присутствующих.

Следующий возможный этап совещания — принятие решений. Зачитывается заранее подготовленный проект решения, и участники совещания вносят свои коррективы, принимают его по результатам голосования. После принятия решений определяются лица, которые будут осуществлять исполнение решений и контроль.

Заканчивая собрание, руководителю следует обобщить все сказанное, сделать выводы, сформулировать принятое решение, назвать, кому, что и в какие сроки поручено выполнить. Поблагодарить всех за участие в совещании.

Анализ собрания можно провести более эффективно, если привлечь независимого эксперта. У него будет возможность беспристрастной оценки того, что идет хорошо, а что необходимо изменить.

Анализ совещания предполагает ответы на следующие вопросы:

Каков тип совещания в зависимости от цели?

Удачно ли сформулированы тема и подтемы (повестка дня)?

Когда запланировано рассмотрение наиболее сложных вопросов?

Уместны ли место, время проведения, количество и состав участников?

О чем говорит ведущий во вступительном слове?

Какой регламент принят?

Каковы организующие речевые действия ведущего в ходе диалога?

Все ли присутствующие принимают участие в обсуждении?

Какие решения приняты?

Как организатор закончил совещание?

Правильно ли оформлен протокол?

Поведение участников совещания. Эффективность любого совещания во многом зависит от соблюдения его участниками определенных поведенческих норм. Назовем основные из них:

на совещание нельзя опаздывать. Опоздавший человек проявляет неуважение к собравшимся, отвлекает внимание присутствующих, дезорганизует работу совещания. Рекомендуется приходить чуть раньше указанного времени;

следует удерживаться от замечаний и высказываний, не имеющих отношения к вопросам повестки дня;

необходимо своевременно представлять имеющуюся информацию. Она должна быть точной, объективной и уместной;

важно критически оценивать информацию, поступающую в ходе обсуждения; тщательно взвешивать приводимые доводы; отмечать плюсы и минусы выдвинутых положений;

желательно посмотреть на вопрос с позиции говорящего; уметь уловить то, что сказано «между строк»; понять отношение к проблеме других участников совещания;

нельзя увлекаться обсуждением какого-либо вопроса со своим соседом. Это создает шум в аудитории, мешает присутствующим участвовать в дискуссии;

нужно увязывать свои размышления и комментарии с развитием мысли группы, т. е. научиться осмысливать проблему совместно с группой;

целесообразно стимулировать высказывания коллег, позитивно поддерживать их предложения.

Протокол совещания. Это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от работников выполнения порученных им заданий. Секретарь фиксирует в протоколе наиболее важные моменты: основные положения, высказанные ораторами, достижение цели совещания, принятые решения, их исполнителей и сроки выполнения.

Выделяют следующие части этого документа:

наименование;

дата;

перечень присутствующих;

повестка дня;

слушали;

постановили;

подпись (председателя, секретаря).