Институт международных конференций необходимо изучать в неразрывной связи с такими институтами, как переговоры и международные организации, поскольку возникновение и развитие каждого из них связано со становлением института международных конференций: конференции развились из переговоров, а организации в свою очередь — из конференций

Международные конференции как институт международных отношений и международного права появились и стали одной из главных форм международного многостороннего общения сравнительно недавно, во второй половине XIX в.

Границы между такими институтами, как переговоры, международные конференции и международные организации, крайне подвижны, и точно провести их весьма трудно.

Соответственно определение международной конференции может быть сформулировано с учетом указанных и иных факторов.

Современная международная конференция — временный коллективный орган суверенных государств-участников, состоящий из официальных представителей по меньшей мере трех государств, каждое из которых обладает правом одного голоса, и нередко из наблюдателей от третьих государств, межправительственных и неправительственных организаций (не обладающих правом голоса) и имеющий согласованные его участниками цели, а также, как правило, закрепленную в правилах процедуры определенную организационную структуру

и компетенцию его подразделений. Цели и деятельность любой международной конференции должны соответствовать общепризнанным принципам международного права.

Различия в наименованиях конференций (съезд, конгресс конференция, совещание) юридического значения не имеют.

В зависимости от характера участников международные конференции обычно делятся на межправительственные и неправительственные.

По кругу участников международные конференции подразделяются на универсальные, в работе которых имеет право принять участие любое государство мира, и региональные, участниками которых являются государства, принадлежащие к определенному географическому региону, а также на те, которые состоят из заинтересованных или затрагиваемых участников.

В зависимости от уровня проведения конференции, который определяется важностью вопросов или степенью их готовности для обсуждения и урегулирования, делегации, направляемые на международные конференции, возглавляют: главы государств и правительств (совещания на высшем уровне), министры иностранных дел, другие официальные лица. Важно то, что в любом случае глава делегации уполномочен выступать от имени государства или правительства.

Международные конференции подразделяются на периодические и такие, которые созываются для решения конкретного вопроса (конференции ad hoc). Периодические международные конференции важно отличать не только от пленарных органов международных организаций (конференций, ассамблей), но и от их исполнительных органов (советов и т.д.), также работающих периодически.

Международные конференции ad hoc составляют подавляющее большинство. Они созываются либо международными организациями (в рамках последних или под их эгидой), либо государствами-инициаторами. Созыв конференции в рамках или под эгидой международной организации не изменяет ее характера как самостоятельного международного органа.

В зависимости от целей созыва международные конференции делятся на мирные, политические, экономические, дипломатические и специальные. Конференции созываются для целей подготовки и принятия международных договоров, в том числе уставов межправительственных организаций, обсуждения определенных международных проблем, обмена мнениями и информацией, а также выработки рекомендаций в форме деклараций, программ и планов действий.