С предложением (инициативой) о созыве конференции могут выступать одно или несколько государств или международная организация. Международные конференции нуждаются в тщательном планировании и подготовке, которая начинается с определения цели созыва конференции. Исходя из цели конференции формулируется повестка дня. Предварительное согласование мнений государств осуществляется вначале относительно заинтересованности в тех вопросах, которые будут включены в повестку дня конференции, а также их возможного правового урегулирования, а затем относительно ее созыва (состава, уровня представительства, времени и места проведения) и правил процедуры. Процесс согласования мнений государств относительно созыва международных конференций протекает либо по обычным дипломатическим каналам, либо в рамках специально проводимых консультаций.

Определяя круг и количество участников конференции, а также уровень представительства на ней, государства должны исходить из существа, цели и характера конференции. При этом необходимо неукоснительное соблюдение как принципа участия в конференции всех заинтересованных государств, так и принципа преемственности, обязательного в силу международно-правового обычая.

Факт непризнания той или иной стороны кем-либо из участников конференции не является препятствием для ее приглашения.

К вопросу о круге участников международной конференции тесно примыкает проблема допуска на конференцию наблюдателей. В настоящее время на многие конференции, особенно на те, которые созываются ООН, допускаются в качестве наблюдателей, не обладающих правом голоса, представители специализированных учреждений ООН и других заинтересованных межправительственных и неправительственных организаций, а также государств, не участвующих в конференции. Это положение обычно закрепляется в правилах процедуры конференции. Кроме того, на некоторые современные международные конференции в качестве наблюдателей были приглашены также представители национально-освободительных движений.

Присутствие наблюдателей, однако, не означает, что соответствующее государство становится официальным участником конференции. Наблюдатели имеют право выступать на заседаниях с согласия участников конференций.

В тех случаях, когда конференция созывается в рамках или под эгидой международной организации, время и, как правило, место ее созыва предварительно закрепляются в соответствующих резолюциях этих организаций. Когда конференция созывается международной организацией, она проводится либо в ее штаб-квартире, либо по приглашению какого-либо государства — члена организации на его территории. В случае созыва конференции по инициативе государства или группы государств вопрос о времени и месте созыва разрешается, как правило, на подготовительной встрече. Так, на консультациях в 1973 г. в Хельсинки были согласованы рекомендации относительно даты и места созыва СБСЕ.

Предварительное согласование порядка проведения конференции и ее будущих правил процедуры происходит, как правило, на подготовительной встрече или во время проведения подготовительных консультаций. Правила процедуры СБСЕ, например, были предварительно согласованы на многосторонних консультациях в Хельсинки и рекомендованы для принятия участниками.

В тех случаях, когда конференция созывается международной организацией, в резолюцию данной организации о созыве конференции, как правило, включается просьба к генеральному секретарю с помощью соответствующих экспертов и секретариата подготовить и представить рекомендации, касающиеся правил процедуры, или подготовить соответствующий проект правил процедуры. Вопрос о повестке дня конференции также может согласовываться на подготовительной встрече. Например, повестка дня СБСЕ была разработана на многосторонних консультациях в 1973 г. в Хельсинки.

Всю документацию, подготовленную в ходе такой встречи, следует отнести к документальной подготовке конференции. Не менее важное место занимает общая подготовка, включающая обеспечение различного рода помещений, вспомогательных служб и услуг. Окончательные решения по всем этим вопросам принимаются самой конференцией.

Уровень представительства на конференциях определяется характером и важностью рассматриваемых проблем. Он может изменяться в ходе переговоров. Так, первый этап общеевропейского совещания, определивший основные задания по подготовке заключительного документа, состоялся на уровне министров иностранных дел; второй, рабочий — на уровне заместителей министров, начальников департаментов МИД, третий, заключительный — на высшем уровне с участием глав государств, правительств. Проведение конференций на высшем уровне поднимает их политическую значимость, придает особую силу принимаемым решениям. Однако для их созыва необходима соответствующая конкретно-историческая обстановка, и они должны тщательно готовиться.