После заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу вносится соответствующая запись в трудовую книжку нового работника. Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ каждый работодатель, кроме физического лица, не являющегося индивидуальными предпринимателем, ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, который проработал у него в штате более 5 дней. Данное правило касается тех сотрудников, для которых данная работа является основной, но при желании сотрудника сведения о его работе по совместительству могут быть внесены в трудовую книжку по месту его основной работы на основании документа, который подтверждает работу по совместительству. Таким образом, после заключения трудового договора с работником и после того, как он отработал более 5 дней в штате, работодателю необходимо внести сведения о его новой работе в трудовую книжку, а если работник принят впервые на работу, то для начала следует её оформить, а затем вносить запись.

Ч. 1 ст. 66 ТК РФ определяет юридическое значение трудовой книжки как основного документа, который содержит сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Юридическое значение имеет только трудовая книжка определенного образца, форма которого устанавливается Правительством РФ. Так, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» были утверждены форма трудовой книжки, форма вкладышей в трудовую книжку, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Трудовые книжки старого образца остаются действительными, а их переоформление не требуется.

Согласно п. 8 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, оформление трудовой книжки работнику, принятому впервые, исполняется работодателем в присутствии работника, но не позднее одной недели со дня приема на работу. Таким образом после издания приказа работодателя о приеме на работу работника, и после того как он отработал более 5 дней в штате, но не позднее 7 дней, работодателю необходимо оформить трудовую книжку, а затем в нее внести запись о приеме на работу. При оформлении впервые трудовой книжки на основании документа, удостоверяющего личность, в неё вносится, а именно на титульный лист ФИО работника и дата его рождения, а на основании документов об образовании, квалификации (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний, подготовки) вносятся сведения об образовании, профессии, специальности. Важность правильного оформления в титульном листе ФИО работника и даты рождения состоит в том, что именно по этим данным и определяется принадлежность трудовой книжки тому или иному лицу, так как наличие фотографии в трудовой книжки не предусмотрено. Согласно Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 в раздел трудовой книжки «Сведения о работе» в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 полное наименование организации, сокращенное наименование организации при его наличии, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. С этой записью, вносимую в трудовую книжку, работодатель обязан ознакомить её владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Если при внесении записи в трудовую книжку были внесены неправильные сведения, то зачеркивание не допускается, а изменение записи производится путем признания её недействительной в трудовой книжке и внесения правильной записи.

Согласно п. 40 указанных Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Книга учета движения трудовых книжек часто исполняет роль письменного доказательства при рассмотрении гражданских дел в суде. Так, например, в судебном заседании Муезерского районного суда РК при рассмотрении дела № 2-259/2013 утверждение истца о том, что его трудовая книжка передана ответчику было опровергнуто актом проверки Государственной инспекции труда в Республике Карелия, согласно которой установлено, что в книге учета движения трудовых книжек запись о трудовой книжке истца отсутствует.

На работодателя возложена ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей. В свою очередь работодатель может назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. За нарушение установленного порядка работы с трудовыми книжками должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ, например, такая ответственность, предусмотрена Уголовным кодексом РФ. Согласно ст. 62 ТК РФ, а также примерно аналогичной норме п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку, либо выписку из трудовой книжки. Неправомерный отказ в выдаче трудовой книжки, или выписки из нее может повлечь уголовную ответственность по ст. 140 УК РФ об отказе в предоставлении гражданину информации. Если должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками, предложит работнику за денежную сумму внести в его трудовую книжку более нейтральную формулировку увольнения, нежели чем есть на самом деле, то такое действие может быть расценено как служебный подлог, преследуемый по ст. 292 УК РФ. В качестве уголовно наказуемой халатности по ст. 293 УК РФ может быть расценено недобросовестное отношение к службе должностным лицом, ответственным за обращение с трудовыми книжками, вследствие чего это повлекло массовую утерю трудовых книжек. Незаконное приобретение бланков трудовых книжек, либо их сбыт влечет ответственность по ст. 324 УК РФ. Уничтожение трудовой книжки из корыстной, либо личной заинтересованности влечет уголовную ответственность по ст. 325 УК РФ. В свою очередь работник, виновный в подделке своей трудовой книжки, может быть наказан по ст. 327 УК РФ.

На основании приказа о приеме на работу, заключенного трудового договора, и предоставленных работником обязательных, перечисленных в ст. 65 ТК РФ, документов составляется личная карточка работника. Как поясняет Ш.А. Янкович «личная карточка является основной формой, применяемой кадровой службой для анализа состава и учета персонала предприятий и организаций»[1]. Важность оформления личной карточки состоит не только в том, что в ней содержатся все необходимые работодателю сведения о работнике, но и то, как отмечалось ранее, в ней должны дублироваться многие записи, вносимые в трудовую книжку, что предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Форма личной карточки № Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Личная карточка работника состоит из 11 разделов, а именно общие сведения, сведения о воинском учете, прием на работу и переводы на другую работу, аттестация, повышение квалификации, профессиональная переподготовка, поощрение и награды, отпуск, социальные льготы, дополнительные сведения, основание увольнения. Для государственных и муниципальных служащих форма личной карточки несколько иная, и отличается не только названием, а именно № Т-2ГС (МС), но и дополнена разделом «присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания». Помимо личной карточки формы № Т-2 на научного, научно-педагогического работника ведется также учетная карточка формы №Т-4. В учетной карточке указываются не только общие сведения, такие как ФИО работника, дата его рождения, информация об образовании, но и информация о его научных трудах, изобретениях, информация о присуждении ученой степени, присвоении ученого звания и изменении научной специальности.

Не обязательно, но рекомендуется вносить сведения о работнике в табель учета рабочего времени, для того, чтобы работодатель мог учесть, сколько фактически было отработано времени каждым сотрудником, на основании чего произвести расчет и начислить заработную плату. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены формы табеля учета использования рабочего времени, куда вносятся отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Так, работодатель может использовать либо форму № Т-12, либо форму № Т-13. Табель учета рабочего времени должен вестись каждый рабочий день в течение месяца, затем подписываться лицом, ответственным за ведение табеля, а также руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, либо самим работодателем.

Согласно ч. 2 ст. 225 ТК РФ для всех новых работников работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим, а согласно ч. 3 той же статьи для поступающих на работу с вредными или опасными условиями труда работодатель обязан обеспечить обучение безопасным методам и приемам выполнении работ со стажировкой на рабочем месте и сдачей экзаменов, а также обеспечить проведение периодического обучения по охране труда и проверки знаний этих требований в период работы. Если работники не прошли обязательное обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда то согласно ст. 212 ТК РФ работодатель не вправе допускать таких лиц к работе. Для того, чтобы работодателю доказать факт исполнения своих обязанностей по проведению инструктажа по охране труда для работников, необходимо зарегистрировать проведение такого инструктажа в соответствующих журналах проведения инструктажей с обязательным указанием подписи инструктируемого работника и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа, что предусмотрено в Постановлении Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. № 1/29. Многие работодатели пренебрегают этими обязанностями и напрасно, ведь, как отмечает Т. И. Лексина, «большинство несчастных случаев на производстве происходит из-за недостаточного обучения и инструктирования работников по охране труда»[2]. Таким образом, от знаний умений и опыта работника в области охране труда, а также способности продемонстрировать эти умения на практике зависит не только его здоровье и безопасность, но и здоровье, безопасность других работников организации.

После заполнения личной карточки, табеля учета времени и совершения иных необходимых действий, связанных с трудоустройством лица, работодателем или кадровым отделом работодателя формируется личное дело работника. В личное дело обычно включаются такие документы, как личное заявление работника о приеме на работу, копия паспорта, копия страхового пенсионного свидетельства, копия документов об образовании, копия приказа о приеме на работу работника, личная карточка работника и иные документы на усмотрение работодателя. Д.Е. Гусятникова отмечает то, что «прямой обязанности иметь указанную совокупность документов, касающихся работника, для работодателя не установлено, но исходя их практики кадрового учета, это является удобной формой хранения необходимых сведений о работнике»[3]. Так как все сведения о работнике содержатся и упорядочены в одном месте, то это способствует их более лучшей сохранности и предоставляет более быстрый и оперативный доступ к ним. При увольнении, либо переводе работника на другую работу личное дело не передается новому работодателю или работнику, на новом месте уже заводится новое дело, а имеющееся дело у работодателя передается в архив на дальнейшее хранение.

Необходимо учитывать, что содержащиеся в личном деле документы содержат сведения, относящиеся к персональным данным работника, следовательно, необходимо соблюдать требования, которые предусмотрены гл. 14 ТК РФ, а также иные федеральные законы, регулирующие защиту персональных данных.

Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, то по сложившейся практике обязательными в делопроизводстве являются такие локальные нормативные акты, как положение о защите персональных данных, перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным, обязательство о неразглашении персональных данных работников. С этими локальными актами должны быть ознакомлены под роспись сотрудники, которые в дальнейшем будут иметь доступ к персональным данным работников.

Сотрудник, отвечающий за обработку и защиту персональных данных, несет повышенную ответственность, нежели другие сотрудники, которые отвечают за исполнение совей работы по общему правилу только в рамках дисциплинарной ответственности. Так, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, могут привлекаться к:

1) дисциплинарной ответственности по ст. 192 ТК РФ, в зависимости от степени нарушения это может быть замечание, выговор, либо увольнение по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;

2) материальной ответственности по ст. 232 ТК РФ;

3) гражданско-правовой ответственности, куда включается компенсация морального вреда по ст. 24 ФЗ от 27.07.2006 г. №152— ФЗ и возмещение имущественного вреда по ст. 15 и ст. 1064 ГК РФ;

4) административной ответственности по ст. 5.39 КоАП РФ за неправомерный отказ в предоставлении информации, либо несвоевременное предоставление информации, либо предоставление заведомо недостоверной информации, по ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение установленного законом порядка обработки персональных данных, и по ст. 13.14 КоАП РФ за разглашение персональных данных;

5) уголовной ответственности по ст. 137 УК РФ за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации, по ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении собранных документов, либо предоставлении заведомо неполной или ложной информации, а также по ст. 272 УК РФ за неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации, если это повлекло её уничтожение, блокирование, модификацию, либо копирование.

Такой повышенный приоритет охраны персональных данных обусловлен тем, что персональные данные являются наиболее уязвимой составляющей конфиденциальной информации, которая имеется у работодателя. С учетом этого защита персональных данных должно быть одним из главных направлений работы кадровой службы в процедуре трудоустройства нового сотрудника.

[1] Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе. Москва, 2012. С. 65.

[2] Лексина Т. И. Организация и качество обучения по охране труда // Интеграция образования. Саранск, 2013. № 1 (70) С. 106.

[3] Гусятникова Д.Е. Кадровая служба без кадровика. Москва, 2009. С. 35.