Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой реализуются задачи и функции, поставленные перед организацией, независимо от содержания и характера деятельности организации, а также ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов становится возможным совершенствование способов и средств осуществления основной деятельности организации, ее обеспечение всеми видами ресурсов, организационная структура, т.е. весь комплекс возникающих ситуаций и проблем.

К распорядительной документации относятся:

-постановления;

-приказы;

-решения;

-указания;

- распоряжения.

При помощи распорядительных документов совершенствуется организационная структура организации, а также основное содержание, методы, средства и способы осуществления основной деятельности организации, осуществляется обеспечение организации всеми видами ресурсов. Кроме того, распорядительные документы позволяют успешно и эффективно решать все возникающие проблемные ситуации.

Подготовка основных видов распорядительных документов представляет собой сложный процесс, который имеет различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат единоначалия (распоряжение, приказ) и коллегиальной деятельности (решения, постановления)[5, с. 49].

Выделяются следующие стадии подготовки распорядительного документа, представленные на рисунке 1.1:

Рисунок 1.1 - Стадии подготовки распорядительного документа

Для решений и постановлений добавляется стадия обсуждения и дальнейшего принятия данных документов на заседании коллегиального органа.

Процедура составления распорядительного документа подлежит описанию в инструкции по делопроизводству, в которой представлены последовательность работ над проектом будущего документа, а также требования, соблюдение которых гарантирует юридическую полноценность данного документа.

Процесс подготовки проекта распорядительного документа может быть поручен:

-отдельным должностным лицам;

-одному структурному подразделению;

-нескольким структурным подразделениям.

При разработке проектов объемных и сложных распорядительных документов могут быть сформированы специальные комиссии (рабочие группы), привлечены к сотрудничеству квалифицированные специалисты из практических работников или ученые.

Так, основным условием, обеспечивающим высокое качество документа выступает достаточная компетентность его готовящих лиц. В соответствии с этим, чем выше уровень создаваемого документа, тем выше предъявляемые к его составителям требования (глубина знания вопроса, профессионализм, грамотность, культурный уровень).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть:

-конкретное поручение вышестоящего органа;

-издание документа органами управления и власти;

-необходимость осуществления распорядительной и исполнительной деятельности в целях осуществления возложенных на организацию задач. [10, с. 61]

Организация или ее структурное подразделение может выступить с соответствующей инициативой разработки распорядительного документа по определенному вопросу. Начальная стадия разработки проекта распорядительного документа - изучение сущности вопроса представляет собой определение спектра вопросов, которые планируется отразить в данном документе.

В первую очередь, проводится изучение решений правительства, законодательных актов, ведомственных нормативных актов, архива распорядительных документов по данному и сходным вопросам.

Изучение решений правительства и законодательных актов обеспечивает кроме правовой основы распорядительного документа, государственную постановку и направленность проблемы.

Анализ ранее созданных распорядительных документов по данному вопросу позволяет при необходимости поставить вопрос об отмене отдельных пунктов, их замене и т.п.

Подготовка проекта распорядительного документа в обязательном порядке подразумевает сбор необходимой информации по сути поставленного вопроса. Изучив все собранные необходимые материалы и получив четкую определенность насчет предмета изучения, приступают к непосредственному составлению проекта, цель издания которого становится определенной.

Основное внимание необходимо концентрировать на составлении основных положений решения. Так, необходимо создание его чернового варианта с последующей обязательной редакцией и уточнением частей в порядке их согласования. [13, с. 104]

Согласование и подписание распорядительного документа является завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов. До своего подписания проект документа подлежит согласованию с структурными подразделениями, должностными лицами, заинтересованными учреждениями, с которыми он так или иначе связан.

Процедура согласования проводится путем проставления грифа согласования или визирования.

Проект распоряжения, решения, приказа подлежит визированию руководителем вносящего проект структурного подразделения, составителем проекта, а также всеми указанными исполнителями в проекте, юрисконсультом, ответственными за исполнение документа в целом должностными лицами.

Проекты распорядительных документов, для выполнение которых необходимо финансового обеспечения, подлежат обязательному согласованию с финансовыми службами или органами.

Виза юрисконсульта говорит о соответствии документа нормативным и законодательным актам, о соответствии формулировок требованиям некоторых органов (суда, здравоохранения, прокуратуры и т.п.)

В организации обязательно должен быть перечень визирующих проекты распорядительных документов должностных лиц.

Структурное подразделение или лицо, подготовившее проект распорядительного документа проводит процедуру согласования. Гриф согласования и визы обычно помещают на первый экземпляр проекта.

В случае наличия разногласий с проектом составляется мотивированное заключение. Также в том случае, если в проект внесены значительные поправки в процессе доработки, то документ в обязательном порядке подлежит согласованию повторно.

Проект распорядительного документа тщательно выверяется перед его подписанием. Особое внимание при этом следует обратить на комплексную проверку Ф.И.О. и цифровых данных.

Проекты принимаемых коллегиальными органами распорядительных документов, к которым относятся решения и постановления, подлежат обсуждению и дальнейшему принятию на заседаниях.

В ходе их обсуждения возможно внесение соответствующих дополнений и поправок. Готовые доработанные проекты подлежат вынесению на утверждение в течении следующего заседания.

Далее все подготовленные проекты распорядительных документов подлежат подписи руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся. [17, с. 82]

Распорядительные документы приобретают юридическую силу с момента их непосредственного подписания, а также доведения до сведения исполнителя. Сроки действия и вступления акта управления в силу в ряде случаев указываются в самом документе.

Решения, постановления, приказы, распоряжения тиражируются и распространяются в соответствии со подготовленным составителями проекта распорядительного документа списком.