Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации (учета) документов, а также контроль сроков их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме Единой государственной системы документационного обеспечения управления с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в таком «электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ – систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).

Рис. 1. Примерная схема электронного документооборота

В ближайшем будущем (ориентировочно в ближайшие полгода, основываясь на финансовое состояние учреждения) планируется введение внутренней электронной сети по больнице, полный переход на электронный документационный оборот в учреждении (электронная регистрация документов, передача корреспонденции по внутренней сети ответственным исполнителям).

Конечно, полностью перейти на электронную систему документооборота в данный момент не получиться, т.к. еще во многих учреждениях, на предприятиях существует бумажный способ ведения делопроизводства. Но с помощью развития современной техники есть уверенность, что эта проблема будет решаться.

Но с переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

В связи с этим в отделе документационного обеспечения документы в электронной виде создаются на компьютерах, которые могут быть получены по электронной почте. Кроме того, возможен способ перевода документа, поступающего в учреждение в бумажном виде, в электронную форму путем сканирования.

Созданные и полученные из вне документы систематизируются с помощью создания папок с документами. Систематизация может проходить несколькими способами:

основанная на номенклатуре дел учреждения;

по географическому признаку;

по должностному признаку;

по исполнительности документа определенным должностным лицом, отделом, отделением, учреждением (организацией).

В отделе документационного обеспечения чаще используется систематизация электронных документов путем создания папок по исполнителям документов: у каждого заместителя главного врача, начальника, отдела, заведующего отделением имеется отдельная папка; также имеются папки документов отделений учреждения здравоохранения. Отдельно имеется папка приказов по основной деятельности. По номенклатуре дел созданы папки организаций и учреждений, которым отправляются запросы, ответы на запросы, либо информационные письма.

По окончании календарного года создается архивная папка, куда заносятся вся документация за истекший год.

Одним из основных вопросов, определяющих использование компьютерных технологий в любом учреждении, является надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

устойчивого электропитания;

резервного копирования;

антивирусной защиты.

Решение первой задачи – это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров (источники бесперебойного питания (ИБП)).

Третье обеспечение сохранности документов в электронной форме – использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

В конечном счете, для обеспечения нормальной работы компьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимающих минимум времени:

все время должна работать в фоновом режиме антивирусная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами;

каждая дискета, диск или флеш-карта, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вирусов.

В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относят:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30–97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 года).

ГОСТ Р ИСО 15489–1–2008 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление делами.

Основные правила работы ведомственных архивов.

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный).

Централизованным бюро нормативов по труду разработано достаточное количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 года
№72);

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.09.1993 года №152);

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.06.1984 года №189/11–64);

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).