Одной из особенностей документооборота учреждения здравоохранения является его видовой состав документов, (например, в любом отделе документационного обеспечения учреждения здравоохранения Города Екатеринбурга существует примерно одинаковый состав документов). В первую очередь он связан с медицинской деятельностью учреждения:

1. Распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций:

Приказы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

Приказы Министерства здравоохранения Свердловской области

Распоряжения Правительства свердловской области;

Распоряжения главы Города Екатеринбурга;

Постановления главы Города Екатеринбурга;

Приказы комитетов и управлений администрации Города Екатеринбурга (отдельно в дело для важности вынесены приказы комитета по здравоохранению при администрации Города Екатеринбурга);

Приказы главного врача учреждения здравоохранения по основной и административно-хозяйственной деятельности;

Должностные инструкции отдела документационного обеспечения.

2. Документы рекомендательного характера:

Решения расширенного заседания коллегии Министерства здравоохранения Свердловской области;

Решения думы Города Екатеринбурга, решения различных комиссий при администрации Города Екатеринбурга;

Выступления на врачебных планерках и планерках заместителей главного врача;

Протоколы аппаратных совещаний, различных комиссий (например, тарификационной комиссии);

Приглашения и т.д.

3. Письма:

Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

Министерства здравоохранения Свердловской области;

Учреждений и организаций Свердловской области по вопросам здравоохранения;

Учреждений и организаций Города Екатеринбурга по вопросам здравоохранения;

Администрации Города Екатеринбурга;

4. Письма-запросы о деятельности учреждения здравоохранения.

5. Письма-ответы:

на запросы органов внутренних дел, прокуратуры, федерального суда, мирового суда по поводу нахождения лиц на диспансерном или консультативном учете; на стационарном или амбулаторном лечении; а также статистические данные за какой-либо период по травмам криминального характера, дорожно-транспортным происшествиям, по освидетельствованию лиц, управляющих транспортными средствами;

на запросы предприятий по производственным травмам;

по обращениям и жалобам граждан личного характера.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

С учетом объема документопотоков и их цикличности организуется вся работа отдела документационного обеспечения: определен количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами оргтехники.

В учреждение часто приходит корреспонденция, которая не вскрывается: имеющая гриф «Лично», адресованная общественным организациям (например, профсоюзному комитету учреждения), а также должностным лицам, имеющим доступ к секретной информации или информации ограниченного пользования. К ним относятся врачи-специалисты (психиатры, наркологи, фтизиатры, дерматовенерологи, инфекционисты, онкологи), судебно-медицинские эксперты, главный бухгалтер, начальник материально-технического снабжения, начальник отдела по гражданской обороне и мобилизационной работе и специалист данного отдела по бронированию медицинских работников.

Практически в каждом структурном подразделении имеется доступ к секретной информации или информации ограниченного доступа, поэтому сотрудники данный подразделений при поступлении на работу в учреждение подписывают соглашение о неразглашении врачебной тайны.